Brukerveiledning for hovedbedrift

Versjon: September 2026

Målgruppe: Hovedentreprenører — administratorer, prosjektledere, anleggsledere, HMS-/KS-ledere, kvalitetsledere, kalkulatører, prosjektøkonomer, tilbudsansvarlige og prosjektdirektører

Lest tid: 60–90 minutter for komplett gjennomgang

1. Velkommen og kom i gang

Buildex er et komplett prosjektstyringssystem for norsk bygg og anlegg — fra kalkyle og tilbud via planlegging, HMS og byggeplass til fakturering, overlevering og FDV. Buildex er norskeid og driftes på egne servere i et ISO 27001-sertifisert datasenter (ServeTheWorld, Oslo). Alle data, også filer, tegninger og bilder, lagres i Norge under norsk jurisdiksjon.

Hva Buildex dekker

• •Kalkulasjon, kundetilbud, endringer etter NS 8405 / 8406 / 8407 og NS 8415 / 8416 / 8417, faktureringsplan, fakturering, prosjektøkonomi og interim
• •Tilbudsforespørsel til underentreprenører (UE-tilbud) med sammenligning og aksept rett inn i økonomien
• •Planlegging: fremdriftsplan (Gantt), taktplan, lappeplan, ukeplan og leveranseplan med ressursplanlegging
• •Oppgaver, møtereferat, dokumentsenter med redigering av Office-filer i nettleseren, tegningsregister med 2D-måling, 3D/BIM (IFC) og kart
• •HMS og kvalitet: RUH, observasjoner, avvik, risikovurdering, SJA, kontrollplan, sjekklister, fuktlogg, HMS-dokumenter, prosedyrer, påsekontroll og systematisk ferdigstillelse
• •Byggeplass: HMS-tavle, PSI, innsjekk og mannskapsliste med HMSREG, stoffkartotek, eksponeringsregister, utstyr, byggedagbok, fotoalbum og riggplan
• •Kundeportal for boligkjøpere med tilvalgsbutikk, reklamasjoner, protokoller og FDV
• •Verktøy- og maskinregister (Lager)
• •Timeregistrering med turnus, godkjenning og lønn til Tripletex, bemanning og intranett
• •Ledelsessystem etter SAK10 og rapporter
• •Innsikt på tvers av prosjekter, regnskapsintegrasjon og Outlook-tillegg
• •Mobilapp for byggeplassen — registrering i felt fungerer uten dekning

Lisenser

Buildex finnes som Buildex plattform (full lisens, alle moduler) og Buildex Byggeplass i tre nivåer: Lite (HMS/KS-kjernen og PSI Lite), Standard (pluss tegningsregister, dokumentsenter og FDV) og Max (pluss full PSI, HMS-tavle, innsjekk og mannskapsliste med HMSREG, stoffkartotek, eksponeringsregister, påsekontroll, samordningsplan og byggedagbok). Kapitlene under sier fra når en funksjon krever plattform eller et bestemt Byggeplass-nivå. Underentreprenører bruker Buildex gratis.

Første gangs oppsett — sjekkliste for admin

Steg 1 — Bedrift og profil

1. Logg inn på buildex.no med invitasjons-lenken du fikk på e-post
2. Gå til Innstillinger → Min profil → Oppdater profil og fyll inn navn, telefon og stilling
3. Gå til Innstillinger → Bedrift → Bedrifter og kontroller organisasjonsnummer, adresse og fakturainformasjon
4. Last opp logo under Innstillinger → Bedrift → Logo — den brukes på tilbud, rapporter, protokoller, riggplaner, planeksport og HMS-tavlemateriell
5. Anbefalt: Aktiver tofaktor under Innstillinger → Min profil → Sikkerhet

Steg 2 — Brukere og tilgangsnivåer

1. Innstillinger → Personal → Brukere → Inviter bruker
2. Velg tilgangsnivå (se kapittel 65)
3. Brukeren får invitasjons-e-post — lenken er gyldig i 24 timer. Er den utløpt, bruker vedkommende «Glemt passord?» på innloggingssiden, så aktiveres kontoen
4. Sett avdelinger og stillingstitler under Innstillinger → Bedrift → Avdelinger og Personal → Titler hvis dere er mer enn en håndfull ansatte

Steg 3 — Bedrifts-maler (gjør én gang)

Bedriftens maler kopieres til nye prosjekter ved opprettelse. Sett dem opp før første prosjekt:

• •Innstillinger → HMS / KS → HMS-maler — HMS-plan, internkontroll, lovkrav, beredskapsplan, varselplan og plan for samordning. «Sett inn standardmal» henter den rike standardteksten inn på nytt
• •Innstillinger → HMS / KS → Sjekklister, Kontrollplan og Risikovurdering — bedriftens biblioteker; prosjektene henter fra dem
• •Innstillinger → HMS / KS → PSI-maler — standardmalen finnes på norsk, engelsk, polsk, litauisk og rumensk
• •Innstillinger → Prosjektstyring → Oppgaveregler og Møtemaler
• •Innstillinger → Kundeportal → Protokoll-maler — 16 mastermaler (fire protokolltyper × fire familier)
• •Innstillinger → Import → Importer dokumenter — dra inn PDF-ene fra systemet dere forlater (HMS-dokumenter, prosedyrer, personalhåndbok)

Steg 4 — Biblioteker og ledelsessystem

• •Innstillinger → Bedrift → Fagliste — 11 standardfag er aktive. Legg til bedriftsspesifikke (f.eks. «Stillas», «Solenergi»)
• •Innstillinger → Prosjektstyring → Lag-maler — mal-lag som importeres til prosjekter (f.eks. «Betonglag standard»)
• •Innstillinger → Stoffkartotek — bedriftens sentrale kjemikalieliste
• •Innstillinger → Ledelsessystem → Faser og rutiner — bedriftens styringssystem etter SAK10 (kapittel 51)

Steg 5 — Økonomi og integrasjoner (kan vente)

• •Innstillinger → Økonomi → Kontohåndtering — koble regnskapskontoene til NS 3453 / NS 3451 før første synk fra regnskapet
• •Innstillinger → Økonomi → Kalkulasjon — prisbase og kalkylemaler
• •Innstillinger → Personal → Timeregistrering — turnus, lønnsarter, kostsatser og lønnsperiode
• •Innstillinger → Integrasjoner — Tripletex, HMSREG, Outlook (kapittel 60–62)

Steg 6 — Ditt første prosjekt

1. Klikk + Nytt prosjekt fra dashboardet eller prosjektlista
2. Fyll inn navn, nummer, klient, adresse, kontraktstype, budsjett og datoer
3. Inviter prosjektmedlemmer og tildel roller
4. Legg til underentreprenører og byggherre under Byggeplass i prosjektet (søk i Brønnøysundregistrene)
5. Kontroller at standardseksjonene kom med fra malene

Ved opprettelse opprettes mappestrukturen i dokumentsenteret, HMS-dokumentene kopieres fra malene, plan for samordning publiseres på HMS-tavla, og sjekklistemaler gjøres tilgjengelige etter bedriftens oppsett.

💡 Tips: Prosjektnavnet kan ikke endres etter opprettelse — det er knyttet til mappestrukturen i dokumentsenteret. Prosjektnummeret kan endres av administrator; mappene omdøpes da automatisk.

2. Hovedmenyen og navigasjon

Venstre sidefelt (sidebar)

Hvilke menypunkter som vises avhenger av bedriftens lisens og din rolle. Underentreprenører ser Dashboard, Prosjekter, Intranett (kun Feed og Meldinger) og Innstillinger.

Inne i et prosjekt

Når du åpner et prosjekt, vises prosjektets sider i et eget panel til venstre:

Prosjektoversikt · Økonomi · Planer · Oppgaver · Dokumenter · Møtereferat · Tegningsregister · HMS / KS · Byggeplass · Kunder · Innstillinger

FDV-fanen vises som egen side for underentreprenører og byggherre; hovedbedriften finner FDV under Kunder → FDV.

Hvilke sider som vises avhenger av: - Bedriftens lisens (plattform / Byggeplass Lite, Standard eller Max) - Din rolle på prosjektet (admin, prosjektleder, teamleder, fagarbeider, UE, byggherre)

3. Dashboard

Startskjermen for tverr-prosjekt-oversikt.

Funksjoner

• •KPI-kort — du velger selv hvilke kort som vises. 27 kort er tilgjengelige, f.eks. Aktive prosjekter, Forfalte oppgaver, Åpne avvik, Timer til godkjenning, Høy/kritisk risiko, Endringer til behandling, Aktive UE-er, Kundeforespørsler, Møter denne uka, Porteføljehelse, Faseoversikt, Kommende overtakelser, Maskinpark, Bemanning belegg og Porteføljeøkonomi
• •To lag med oppsett: administrator setter bedriftens standard under Innstillinger → Bedrift → Dashboard-standard; hver bruker overstyrer for seg selv under Innstillinger → Min profil → Dashboard. Begge har fanene Prosjekt-oversikt (kortene inne på prosjektet) og Bedrifts-dashboard
• •Nyheter og oppdateringer — produktnyheter fra Buildex-teamet øverst
• •Kundesaker-widget, oppgaveliste med filtre og aktivitetsfeed

Tips

• •Klikk et kort for å se lista bak tallet — nesten alle kort tar deg videre til saken eller modulen
• •Tallene gjelder prosjekter du er med i
• •Underentreprenører ser bare oppgaveliste og aktivitet, ingen KPI-er

4. Prosjekter (Alle / Mine / Avsluttede)

Alle prosjekter ligger på én side (Prosjekter) med en velger øverst:

Søkefeltet og filtrene for prosjektleder, fase og avdeling virker i alle tre visningene.

Prosjektkort

Hvert kort viser nummer, fase, klient, fremdrift og overtakelsesdato.

Fasemerking (farger)

• •Blå — Tilbud
• •Oransje — Planlegging
• •Grønn — Produksjon
• •Lilla — Avslutning
• •Grå — Avsluttet

Favoritter

Klikk stjernen på et kort eller inne i prosjektet for å feste det under «Favoritter» i sidefeltet. Festede prosjekter vises alltid øverst.

Plattform-admin

Buildex-ansatte med plattform-admin har egne paneler under `/admin` og `/platform/*` for bruker-administrasjon på tvers av bedrifter, integrasjonsnøkler og systemlogger.

5. Oppgavekalender (tvers prosjekter)

Siden heter Kalender og viser oppgaver, møter, milepæler og kontrollpunkter på tvers av alle prosjekter der du har en rolle.

Funksjoner

• •Samlet visning — henter fra alle prosjekter der du er prosjektleder, anleggsleder, HMS- eller KS-leder, tilbudsansvarlig eller prosjektdirektør
• •Månedsnavigasjon — Forrige / I dag / Neste
• •Filtrer per type — Alle / Oppgaver / Møter / Milepæler / Kontrollpunkter
• •Filtrer per prosjekt — begrens til ett eller flere prosjekter
• •Utvid dag — klikk «+N flere» når en dag har mange hendelser
• •Statusfarger følger oppgavestatus. Møter er blå, milepæler lilla

Tips

• •Sjekk kalenderen mandag morgen for ukens viktigste avtaler
• •Klikk en hendelse for å hoppe rett til den i sitt prosjekt

6. Kundesaker (tvers prosjekter)

Bedriftsoversikt som samler alle kundesaker på tvers av alle prosjekter med kundeportal aktivert.

Tre faner

• •Reklamasjoner: alle saker med status, kategori, alvorlighet, ansvarlig, UE og frist
• •Mangelpunkter: fra forhåndsbefaringer
• •Meldinger: alle kundemeldinger samlet i tråder

Funksjoner

• •Filtre: per prosjekt, status, kategori og alvorlighet
• •Bulk-utvalg: velg flere saker samtidig
• •CSV-eksport: last ned innhold per fane og periode
• •Sanntids ulest-merking: rød prikk på uleste meldinger

Tips

• •Bruk siden som morgenrutine for hele bedriften — alle åpne kundesaker på ett sted
• •Siden husker hvilken fane du sist hadde åpen

7. Innsikt (BI-dashboard)

Forretningsinnsikt på tvers av alle prosjekter. Krever Buildex plattform.

Fem faner

• •HMS — RUH, HMS-avvik, vernerunder, produksjonsavvik og avvik over frist, med «siste 7 dager»-linje, lukketid og trender per kategori og prosjekt
• •KS — observasjoner, KS-avvik, sjekklister og avvik over frist, med trend per fag og prosjekt
• •Kontroll & Risiko — kontrollplan og risikoregister: materialiserte risikoer, åpne tiltak, overskredne frister
• •Prosjektstatus — ledelsestabell med rundt 30 valgbare kolonner: fase, timer, kontraktssum, godkjente endringer, prognose inntekt og kostnad, påløpt, forpliktet, margin, fullføring, tapsvarsel, åpne avvik, høy risiko m.m. Avdelingsfilter og fasefilter; avsluttede prosjekter er skjult som standard. Kolonnevalget huskes
• •Fotoalbum — alle prosjektbilder samlet, med prosjektfilter

Produksjonsavvik

HMS-fanen viser produksjonsavvik fordelt på de åtte Lean-kategoriene (maskin/utstyr, materialer/leveranser, UE, bemanning, tegninger/prosjektering, vær/klima, logistikk/arbeidsområde, annet), per prosjekt og over tid.

Funksjoner

• •Periodefilter — 7 dager, 30 dager, 90 dager eller alt (HMS, KS og Kontroll & Risiko)
• •Dybdedrill — klikk et kort → visning → prosjekt eller kategori, med brødsmuler tilbake
• •Eksporter CSV — per fane og periode; Prosjektstatus har egen CSV-eksport

Tips

• •Egner seg som storskjerm i brakkeriggen
• •Klikk en rad i Prosjektstatus for å gå rett til prosjektoversikten

8. Prosjekt — Oversikt

Forsiden for et enkelt prosjekt: fasepil, KPI-kort, prosjektinformasjon, roller og siste aktivitet.

Fasepilen

Øverst ligger en rad med prosjektfasene fra bedriftens ledelsessystem, formet som piler. Den aktive fasen er markert. Klikk en fase for å se hva den inneholder, med rutinene som gjelder og status per underaktivitet. Aktiv delfase settes av prosjektledelsen (nivå 1–3) i «Sett aktiv fase».

KPI-kort

Kortene er konfigurerbare på samme måte som dashboardet (Innstillinger → Min profil → Dashboard → Prosjekt-oversikt). Klikk et kort for detaljene: avvik siste sju dager, kontrollpunkter, timer til godkjenning, møter denne uka, høy risiko, aktive UE-er, maskiner i bruk, kundeforespørsler, endringer til behandling, fremdrift mot plan og dager til overtakelse.

Underentreprenører og byggherre får en fast, rolleskjermet KPI-rad: dager til overtakelse, fremdrift mot plan, egne oppgaver, egne RUH og observasjoner (UE) eller egne endringer og åpne HMS/KS-avvik (byggherre), og møter denne uka.

Prosjektinformasjon og roller

• •Prosjektinformasjon: kontraktstype, budsjett, adresse, gnr/bnr, byggherre, beskrivelse
• •Roller: prosjektleder, anleggsleder, HMS-ansvarlig, kvalitetsleder, tilbudsansvarlig og prosjektdirektør — styrer varsler, kalender og hvem som vises på oversikten
• •Rapporter — knapp for rapportgeneratoren (kapittel 52)
• •Siste aktivitet: kommentarer, opplastede filer, fullførte sjekklister

Tips

• •Redigeringsmodus lar deg oppdatere prosjektinfo uten å forlate siden
• •Stjernen ved prosjektnavnet fester prosjektet i favoritter

9. Prosjekt — Økonomi (oversikt)

Økonomi-fanen samler hele økonomikjeden for prosjektet på én kodespine: NS 3453 (konto — hvilken type kostnad) og NS 3451 (bygningsdel — hvilken del av bygget). Kodingen du gjør i kalkylen følger med til budsjett, forpliktelser, påløpte kostnader, fakturering og interim.

Underfanene i Økonomi

Redigering i Faktureringsplan, Fakturering, Prosjektøkonomi og Interim krever nivå 1–2 (admin eller prosjektleder). Kalkulasjon, Kundetilbud og UE-tilbud kan redigeres fra nivå 3.

Slik beveger tallene seg

1. Kalkylen setter selvkost per NS-konto — det blir budsjettet i prosjektøkonomien når kalkylen låses som budsjett
2. Kontraktssummen og faktureringsplanen setter inntektssiden
3. Godkjente endringer justerer begge sider
4. Regnskapet (Tripletex) og timene leverer påløpte kostnader per konto
5. Prosjektøkonomien regner prognose og avvik
6. Interim tar prognosen inn i avregningen og fryser perioden

Tips

• •Du trenger ikke alle fanene. Mange prosjekter bruker bare Endringer. Hvert ledd fungerer alene, men gir mer når leddet før er på plass
• •Sett opp Innstillinger → Kontohåndtering (kobling fra regnskapskonto til NS 3453/NS 3451) før første synk fra regnskapet, ellers havner kostnadene i «ikke plassert»
• •UE og byggherre ser aldri kalkyle, prosjektøkonomi, forpliktelser eller interim

10. Kalkulasjon

Tilbudskalkylen ligger under Økonomi → Kalkulasjon. Det er her prosjektkoden fødes, og derfor ligger den inne i prosjektet og ikke i et regneark ved siden av.

Oppbygging

• •Kalkyle → seksjoner (med NS 3453-konto) → poster (NS 3453-konto + NS 3451-bygningsdel) → delposter (elementer eller underposter)
• •Mengdeberegning («Mengde-takeoff») per post: lengde, bredde, høyde, tykkelse, antall. Timer avledes fra mengden og timer per enhet
• •Kolonner: Beskrivelse, 3453, 3451, Mengde, Enhet, t/enh, Timer, Enh.selvkost, Påslag, Selvkost, Salgssum, Type
• •Påslag på tre nivåer: standardpåslag på kalkylen, overstyring per seksjon, overstyring per post
• •Summeringsnivåer etter NS 3453 (01 Felleskostnader … 12 Usikkerhetsavsetning) og pivoten «hva bygges» etter NS 3451 slås av og på med «Vis summeringsnivåer» og «Vis «hva bygges»»

Prisgrunnlaget (Innstillinger → Kalkulasjon)

Fanene Maler, Element-katalog, Post-katalog, Timepriser, Prisfil og Rabattnøkkel. - Elementer er sammensatte komponenter med både materiale og arbeid (f.eks. «bindingsverksvegg 148 mm, isolert» per m²). Dette er der erfaringstallene deres bor - Poster er enkeltstående linjer uten sammensetning - Timepriser er bedriftens timesatser; en kalkyle kan overstyre dem - Prisfil — last opp leverandørens prisfil, kartlegg kolonnene og angi om prisene er brutto eller netto - Rabattnøkkel — rabatt per varegruppe mot NOBB bruttopris (netto = brutto × (1 − rabatt)). «Oppdater NOBB-priser» henter ferske priser; NOBB-priser synkes også inkrementelt om natten - Masterkatalog — Buildex' delte katalog med standard elementer og poster kopieres inn med «Importer fra masterkatalog» og prises med egne satser. Bruk den som startpunkt, ikke fasit

Prisene fryses når en linje hentes inn i en prosjektkalkyle. Oppdaterer dere prisbasen i mars, endrer det ikke tilbudet dere ga i februar.

Knapper

«Ny kalkyle», «Kopier», «Sett som budsjett», «Eksporter PDF» (Tilbudskalkyle.pdf), «Innstillinger», og i innholdet «Legg til seksjon», «Legg til post», «Legg til element», «Tom post».

Lås som budsjett

• •«Sett som budsjett» låser kalkylen: selvkost per NS-konto blir budsjettet i Prosjektøkonomi
• •Merkes tilbudet som vunnet, låses kalkylen også («Marker tilbudet som vunnet»)
• •Låst kalkyle viser banneret «Låst: dette er prosjektets budsjett» / «Låst: tilbudet er vunnet». «Revider budsjett» lager en redigerbar kopi «(revisjon)»; «Ikke vunnet likevel» setter status tilbake til tilbud sendt
• •Tilbud fra underentreprenører (UE-tilbud) legger seg rett på den koblede posten — se kapittel 17

Tips

• •Regnemotoren er nullsikker: mangler en pris, blir tallet stående som null i stedet for å ødelegge summeringen. Det betyr at en kalkyle kan se ferdig ut mens den mangler priser — kontroller totalen mot en grovkalkyle før du sender
• •NOBB-priser krever at bedriften har NOBB-abonnement. Uten det virker produktdataene, men ikke prisene
• •Kalkulasjon er merket beta i innstillingsmenyen: motoren er i produksjon hos kunder, men flatene endres fortsatt

11. Kundetilbud

Økonomi → Kundetilbud er tilbudene dere sender UT til kunden. Prisene som kommer INN fra underentreprenører ligger i UE-tilbud (kapittel 17).

Funksjoner

• •Liste med Nr, Tittel, Mottaker, Status, Gyldig til, Oppdatert. «Nytt tilbud» oppretter et utkast
• •Metadata: tittel, mottakers navn og e-post, vedståelsesfrist, kontraktsstandard, mva, koblet kalkyle, betalingsbetingelser
• •Tilbudsbrev skrives i en editor med «Sett inn standardmal» og versjonshistorikk. «Eksporter tilbudsbrev (PDF)»
• •Vedlegg: kalkyle, fremdriftsplan, riggplan, faktureringsplan og opplastede filer. «Last ned ZIP» samler alt
• •«Send tilbud» sammenstiller tilbudsbrev og valgte vedlegg til én ZIP og sender e-post med aksept-lenke. «Send på nytt» sender samme lenke igjen
• •Statuser: Utkast → Sendt → Sett → Akseptert / Avslått / Utløpt

Hva kunden ser

Lenken åpner en offentlig side (uten innlogging) med tilbudsnummer, avsender, prosjekt, kontraktsgrunnlag, priser eks. og inkl. mva, vedståelsesfrist og «Last ned tilbudsdokumenter (ZIP)». Kunden fyller inn navn og eventuell kommentar og trykker «Aksepter tilbud» eller «Avslå». Status settes til «Sett» først når kunden faktisk gjør noe på siden, ikke ved sidelast.

Tips

• •Underentreprenørenes firmanavn blir aldri med i tilbudet til kunden — de vises bare i deres egen kalkyle
• •Vinner dere jobben, marker kalkylen som vunnet. Da låses den som budsjett

12. Prosjekt — Endringer (NS 8405 / 8406 / 8407 og NS 8415 / 8416 / 8417)

Endringsmodulen ligger under Økonomi → Endringer og brukes både mot byggherre (NS 8405, 8406, 8407) og mot underentreprenør (NS 8415, 8416, 8417). Standarden velges på prosjektet og styrer varslingsfrister, endringsgrense og hjemlene i PDF-en.

Fire endringstyper

1. Endringsordre — byggherrens (eller deres) pålegg om endring
2. Endringsanmodning — forespørsel om endring før den er avgjort
3. Irregulær endring — arbeid pålagt uten formell ordre; varsles etter standarden
4. Varsel om endring — nøytralt varsel om at et forhold er oppdaget

Hver endring har retning (innkommende / utgående / intern) og motpart (byggherre / underentreprenør / intern).

Statusflyt

Utkast → Sendt → Under behandling → Godkjent / Delvis godkjent / Avvist / Revisjon forespurt / Omtvistet / Frafalt → Lukket. Godkjenningsmodalen har variantene «Godkjenn endring», «Aksepter endring» og «Forlik».

Funksjoner

• •Detaljmodal med fanene Detaljer, Poster, Dokumenter, Diskusjon, Aktivitet og Revisjoner
• •Kostnadsposter med NS 3453-konto, slik at godkjent endringskostnad fordeles riktig i prosjektøkonomien. Beløp vises eks. mva, mva for seg og inkl. mva
• •Frister: varslingsfrist «uten ugrunnet opphold» regnes i arbeidsdager fra oppdagelsesdatoen; motpartens svarfrist følges opp. Fristvarsler sendes automatisk
• •Endringsgrense — samlet endringsomfang overvåkes mot kontraktssummen (15 % / 20 % etter standard)
• •Opprett fra: avvik («Opprett endringsordre» i avviket — bildene følger med), oppgave (dokumentene følger med), møtesak («Fra møtesak»), hindring i byggedagboka, utstyrsbooking (utstyrskostnaden fylles ut) og element i 3D-modellen
• •Videreføring UE → byggherre — «Videresend» lager én byggherre-endring per UE-endring (back-to-back), og loggen viser koblingen
• •Diskusjonstråd med @omtale og vedlegg
• •PDF genereres ved sending; signert PDF arkiveres i prosjektmappen
• •Autolagring med statusmerke; nettleseren varsler hvis du navigerer bort før lagringen er fullført

Hvem ser hva

• •UE ser kun endringer der egen bedrift er motpart, og bare når brukeren er administrator i sin egen bedrift. UE-admin ser også «Min kontrakt» og kan opprette endringer hvis prosjektet har slått på det
• •Byggherren ser og vedtar sine egne endringer i Buildex
• •Godkjenning og avvisning krever nivå 3 eller høyere hos hovedbedriften

Tips

• •Preklusjonsfristen løper fra dere oppdaget forholdet, ikke fra dere leverer endringen. Feltet for oppdagelsesdato må stemme
• •Varsle heller for tidlig enn for sent — et nøytralt varsel koster ingenting, et prekludert krav er tapt
• •Registrer endringen både mot byggherren og mot underentreprenøren der begge deler gjelder, så beholder dere marginen synlig

13. Faktureringsplan

Økonomi → Faktureringsplan er inntektssiden mot byggherren: når dere fakturerer, hvor mye og hva som holdes tilbake.

Oppbygging

• •Planhode med kontraktsopplysninger, faktureringsmetode («Etter fremdrift» / «Etter avtalt betalingsplan») og betalingsbetingelser
• •Tre serier: avdrag (kontraktsarbeid, frigjøring innestående, sluttoppgjør), indeks (NS 3405, med indeksserie, basismåned og reguleringsgrunnlag) og endringer (godkjente byggherre-endringer speiles inn automatisk)
• •KPI-kort: kontraktssum, indeks, endringer, justert kontraktssum, opptjent, innestående og fakturert totalt
• •Linjestatus: Kladd → Klar → Fakturert → Betalt
• •Knapper: «Opprett faktureringsplan», «Rediger plan», «Ny avdragslinje», «Ny indekslinje», «Frigi innestående», «Eksporter PDF»

Innestående

Regnes etter kontraktsstandarden på prosjektet: - NS 8405, 8406, 8415, 8416: 10 % av hvert avdrag, inntil taket på 5 % av kontraktssummen er nådd - NS 8407, 8417: 7,5 % løpende, uten tak Innestående trekkes bare på kontraktsarbeid; sluttoppgjøret faktureres 100 %. Frigjøring legges inn som egen linje når vilkårene er oppfylt.

Tips

• •Endringsserien speiler bare endringer der byggherren er motpart. Er motparten en UE, hører endringen hjemme på kostnadssiden
• •Kontroller taket tidlig på NS 8405-kontrakter — bygger innestående seg fortsatt opp etter halvveis, er kontraktssummen i planhodet trolig feil
• •Finnes det en faktureringsplan, henter månedsrapporten justert kontraktssum, opptjent, innestående og fakturert derfra

14. Fakturering — fakturagrunnlag, ukesoppgave og sluttoppstilling

Økonomi → Fakturering lager grunnlaget for det som skal faktureres, låser det og sender det videre.

Grunnlagstyper

• •Avdrag (a konto) etter plan — henter avdraget fra faktureringsplanen
• •Avdrag (a konto) etter mengde — etter målebrev; låste mengder teller som «tidligere utført» neste gang
• •Regningsarbeid — timer, maskiner og leverandørfakturaer med påslag (av timer, av leverandørfakturaer, av begge eller av alle øvrige poster)
• •Endringer — godkjente endringer
• •Indeksregulering (NS 3405)

Linjetyper: timer, maskiner, leverandørfakturaer, egen post, egen post i prosent, endringer, avdrag, kontraktspost, justert mengde og indeksregulering. Statuser: Utkast → Låst → Fakturert → Betalt, samt Kreditert og Omtvistet.

Låsing og sending

• •«Lås og arkiver» genererer arkiv-PDF og sperrer kildene (timer, fakturaer, mengder) mot dobbeltfakturering. Grunnlaget må låses før det kan sendes
• •Byggherren kan attestere («Attestert av byggherre») eller registrere innsigelse i sin egen Fakturagrunnlag-fane — det logges, men endrer ikke status

Ukesoppgave for regningsarbeid

Etter NS 8405 pkt 31.4 / NS 8407 pkt 30.3.1: «Ny ukesoppgave» → «Send til byggherre» → byggherren har kontrollfrist på 14 dager → «Registrer svar fra byggherre». Statuser: Utkast, Sendt – under kontroll, Godkjent av byggherre, Innsigelse mottatt, Lagt til grunn (frist utløpt).

Sluttoppstilling

«Sluttoppstilling (PDF)» samler alt etter NS 8405 pkt 33.1 / NS 8407 pkt 39.1. Omtvistede krav listes veiledende på grunn av preklusjonsreglene.

Til økonomisystemet

Med Tripletex koblet: «Opprett utkast i økonomisystemet» lager fakturautkast, deretter «Fakturer i Tripletex». Fakturautkast støttes bare mot Tripletex — for PowerOffice Go og Visma lages grunnlaget som PDF.

Tips

• •Lås grunnlaget samme dag du sender fakturaen, så kan ikke timene faktureres to ganger
• •Ukesoppgaven er byggherrens kontrollvindu — sender dere den ikke, mister dere fristvernet i standarden

15. Prosjektøkonomi og forpliktelser

Økonomi → Prosjektøkonomi er den operative kostnadsstyringen. Den svarer på hvor prosjektet ender, ikke bare hvor det har vært.

Tabellen per NS 3453-konto

- Budsjett: kalkyle og endringer - Kostnader: forpliktet, gjenstående forpliktelse, prognose - Løpende: påløpt, gjenstående - Status: avvik, forbruk i prosent - Timer: budsjettert, brukt, prosent Radene kan åpnes ned til NS 3451-bygningsdel, kalkylepost og enkeltbilag (leverandørfaktura, timer per person).

KPI-kort

Kontraktssum, endringer, kostnader (leverandørfaktura / timer / totalt), akkumulert opptjent, fakturert, prognose sluttinntekt / sluttkostnad / sluttresultat, resultatdrift mot budsjett, produksjon mot forbruk (fullføringsgrad kan overstyres), forpliktet, gjenstående forpliktelse og timer. Styrer prosjektet mot negativt resultat, vises «Tapsvarsel».

Påløpt — hvor tallene kommer fra

• •Regnskapet: «Synk kostnader fra økonomisystemet» (Tripletex) henter påløpte kostnader per konto; nattjobben gjør det samme. Kostnadene fordeles til NS-postene via kontohåndteringen
• •Timer: godkjente timer ganger intern kostsats lander som påløpt lønn per konto der regnskapet ennå ikke har bokført
• •Leverandørfakturaer (undersiden Leverandørfaktura): filtrer på leverandør, UE og beløp, åpne bilaget som PDF, eksporter lista
• •Timer (undersiden Timer): flat timeliste med selvkost, filtre på person og status (kladd / godkjent / regnskap)

Forpliktelser

Panelet «Forpliktelser» (beta) holder UE-kontrakter, innkjøp og annet: - Statuser: Utkast → Aktiv → Avsluttet. Et utkast teller 0 i «forpliktet» — bare aktive kontrakter forplikter - Linjer fordeles per NS 3453-konto; kolonner for motpart, type, standard (NS 8415/8416/8417/annet), kontraktsum, godkjente endringer, forpliktet, påløpt, gjenstående og endringsprosent mot grensen - Aksepterte UE-tilbud lander her som utkast (kapittel 17). Underentreprenøren ser kontrakten sin først når prosjektleder aktiverer den

Tips

• •De to fullføringsgradene er sidens viktigste tall: er 70 % av budsjettet brukt mens 40 % av arbeidet er utført, er prosjektet i trøbbel nå — ikke ved sluttoppgjøret
• •Timer ganger sats er en fordelingsnøkkel, ikke fasit. Regnskapet er fasit
• •Kostnader i «ikke plassert» betyr at regnskapskontoen mangler kobling i Innstillinger → Kontohåndtering

16. Interim

Økonomi → Interim (beta) er controllerens flate. Den tar prosjektøkonomiens fullføringsgrad og prognose inn i formlene for løpende avregning og fryser resultatet per regnskapsperiode.

To metoder

- Løpende avregning — inntekt og resultat resultatføres etter fullføringsgrad gjennom prosjektperioden - Fullført kontraktmetode — resultatet føres først når prosjektet er fullført Metoden settes per bedrift (Innstillinger → Kontohåndtering) og kan overstyres per prosjekt.

Funksjoner

• •«Ny periode» fryser et øyeblikksbilde for måned, tertial eller år. Kilde kan være manuell, «Auto fra rapport» eller planlagt
• •Beregnes: opptjent inntekt og resultatført kostnad akkumulert, opptjent resultat, opptjent ikke fakturert / fakturert ikke opptjent (løpende avregning) eller varer i arbeid / forskudd (fullført kontrakt)
• •Tapsavsetning: viser prognosen negativt sluttresultat, beregnes hele det forventede tapet straks — for begge metoder
• •Lås: før perioden låses kan fullføringsgrad og estimater justeres i selve øyeblikksbildet. Låst periode er uforanderlig; korreksjoner gjøres i neste periode

Tips

• •Fanen har et fast banner: tallene er styrings- og dokumentasjonsgrunnlag, ikke ferdig bokført regnskap. Regnskapsfører eller revisor vurderer før de føres
• •Prognosen i prosjektøkonomien får regnskapsmessig virkning samme periode den blir negativ — hold den oppdatert

17. UE-tilbud — tilbudsforespørsel til underentreprenører

Økonomi → UE-tilbud (beta) lar dere be flere firma om pris per fag, uten at tilbyderne trenger bruker i Buildex. Fanen ved siden av, «Kundetilbud», er tilbudene dere sender UT til kunden; denne er prisene som kommer INN.

Slik går det til

1. Ny forespørsel. Velg fag og NS 3453-konto (kontoen bestemmer hvor prisen lander i økonomien), tittel, frist (settes til kl. 23.59), «Arbeidet utføres fra/til», melding til tilbyderne og om det skal purres automatisk (1, 2, 3, 5 eller 7 dager før frist — standard 3). Kryss av «La tilbyderne stille spørsmål» hvis dere vil ha spørsmål og svar. Fristen er myk: tilbud som kommer etterpå tas imot og merkes «levert etter frist»
2. Legg til firma. Lista «Firma dere kjenner» viser UE-er dere bruker og firma dere har spurt før, med historikk («6 forespørsler: 4 tilbud, 2 valgt, 1 avstod, 1 uten svar»). Nye firma slås opp i Brønnøysundregistrene på organisasjonsnummer — navnet hentes derfra. Er firmaet konkurs eller under avvikling, vises et merke; «ikke sjekket» betyr at registeret ikke svarte. Legg inn én eller flere kontaktpersoner per firma. Ingen e-post sendes før du trykker «Be om tilbud»
3. Be om tilbud. Hver kontaktperson får sin egen lenke på e-post (gyldig i 180 dager). «Send lenke på nytt» gir en ny lenke — den gamle slutter å virke
4. Underveis ser dere per firma: Ikke sendt / Sendt / Åpnet / Kommer med tilbud / Tilbud mottatt / Avstår, og når kontakten sist var inne. «Åpnet» settes først når mottakeren gjør noe på siden, ikke ved sidelast. «Send påminnelse» purrer manuelt; den automatiske purringen går kl. 08 til dem som ikke har svart, én gang per kontakt
5. Tilbudsunderlaget ligger i mappa «02 Ekstern UE/00 Tilbudsunderlag». Tilbyderne ser alltid siste versjon, med merkelapper for hva som er nytt, oppdatert, fjernet eller flyttet siden sist. «Varsle om endringer» sender én samlet e-post med fil-lista — det skjer aldri automatisk
6. Sammenlign. Fanen «Sammenligning» viser prisene side om side: mot budsjettet for faget (koblet, anslått eller ikke koblet), mot laveste pris, periode og leveringstidspunkt, alle forbehold i sin helhet, og hvem som ikke leverte — delt i «Avstod», «Lovet, men leverte ikke» og «Aldri svart». «Last ned som PDF» lager sammenligningen; den arkiveres bevisst ikke i prosjektmappene, siden arket har konkurrentenes priser side om side
7. Aksepter. «Aksepter tilbud» velger vinneren og stenger lenkene til de andre med én gang. Tre brytere styrer hvem som får e-post: «Vinneren» (AV som standard — mange forhandler eller signerer først), «Leverte, men ikke valgt» (på) og «Avstod eller svarte ikke» (på). «Svarte ikke» skilles fra «ikke valgt» i historikken

Spørsmål fra tilbyderne

Med spørsmål slått på ser dere hvem som spurte. Dere skriver om spørsmålet («Slik publiseres spørsmålet»), svarer, og velger «Lagre uten å publisere», «Publiser til alle» eller «Avvis». Alle får samme svar — en presisering gitt til ett firma er et fortrinn. Ingen e-post går ut før dere trykker «Varsle om nye svar». Hver tilbyder kan ha 5 åpne spørsmål og 25 totalt.

Dokumentkrav

Under Innstillinger → UE-tilbud → Dokumentkrav setter dere opp hva dere krever: dokumenter med maksalder (f.eks. skatteattest 6 måneder, forsikringsbevis 12 måneder) og erklæringer som krysses av (HMS-egenerklæring, lønns- og arbeidsvilkår). Påkrevde erklæringer må bekreftes før tilbudet kan leveres; manglende dokumenter blokkerer ikke, men vises som «Dokumentasjon 2 av 3» på tilbudet. Kravene fryses på hver forespørsel når den sendes, så en endring i oppsettet rører aldri en konkurranse som pågår.

Koble til kalkylen

«Koble til kalkylen» velger postene forespørselen dekker. Da måles tilbudene mot det dere faktisk har budsjettert, ikke magefølelsen. Uten kobling anslås budsjettet fra UE/kjøp-linjene på samme NS-konto, merket «ANSLÅTT».

Så snart et firma har levert, dukker prisen opp på den koblede posten i Kalkulasjon — dere trenger ikke akseptere noe først. Det første tilbudet legges inn automatisk; kommer nummer to, byttes det ikke: en pris dere har valgt skal ikke endre seg fordi et firma svarte. Klikk merket på posten for å se alle tilbudene, hva de er mot deres eget anslag og om noen har sendt revisjon, og velg «Bruk denne» eller «Bruk mitt eget anslag». Tilbudssummen blir selvkost for posten, og påslaget legges på som ellers. Firmanavnet blir aldri med i tilbudet til byggherren.

Angre og avbryte

• •«Angre aksept» (nivå 1–2) virker så lenge kontrakten er et utkast uten firma koblet til og vinneren ikke er invitert inn. Da åpnes konkurransen igjen med samme lenker
• •«Avbryt» stenger forespørselen og sender beskjed til de inviterte (kan slås av). E-poster som alt er sendt, kan ingen kalle tilbake

Etter at dere har akseptert

Panelet «Videre i prosjektøkonomien» viser hvor dere er: 1. Kontrakten ligger som utkast i Forpliktelser. Den teller 0 i «forpliktet» før noen har bestemt at den er det 2. «Inviter som UE» tar vinneren inn på prosjektet: firmaet opprettes eller gjenbrukes, kontaktpersonen får invitasjon, bedriften får sin private mappe, og samordningsskjemaet oppdateres. Kontaktpersonen blir ansatt i sin egen bedrift, ikke administrator — med mindre bedriften er helt ny og ikke har noen administrator fra før 3. «Legg inn milepæler» legger «Oppstart {fag}» og «Ferdig {fag}» inn i fremdriftsplanen (skjer også automatisk ved invitasjon). De havner sist i planen; flytt dem dit de hører hjemme. Sletter dere dem, kommer de ikke tilbake 4. «Aktiver kontrakten». Først da teller summen i forpliktet, og først da ser underentreprenøren kontrakten sin i Buildex

Det aksepterte tilbudet med vedlegg kopieres automatisk til «01 Kontrakt/Akseptert tilbud – {firma}». Kontraktsgjennomgang opprettes som et vanlig møte koblet til forespørselen; referatet havner både i tilbudsmappa og i kontraktsmappa.

Leverandørhistorikk og e-postmaler

Innstillinger → UE-tilbud → Leverandørhistorikk: per firma — spurt, levert, vunnet, avstod, svarte ikke, snittavvik mot budsjett, levert etter frist, kontrahert og sist. E-postmaler: åtte maler (invitasjon, oppdatering, endret, spørsmål og svar, purring, vunnet, ikke valgt, avsluttet) med flettefelt; avsender er «{bedrift} via Buildex» med svar-til til den som sendte.

Tips

• •Fristvarsler til prosjektledelsen: når et fag starter innen 10 arbeidsdager og UE-en mangler kontrakt eller påseplikt-dokumentasjon, sendes et mykt varsel — ingen sperre
• •Tilbudsfiler kontrolleres på filtype (PDF, Office, ZIP, PNG, JPEG, DWG, DXF), maks 100 MB per fil og 20 filer per levering

18. Prosjekt — Planer (fremdriftsplan, taktplan, lappeplan, ukeplan, leveranse)

Siden Planer har fem planmodeller som velges øverst: Fremdriftsplan · Taktplan · Lappeplan · Ukeplan · Leveranse. De er ikke alternativer du velger mellom én gang for alle — de fleste prosjekter bruker to eller tre samtidig, på hvert sitt detaljnivå. Krever Buildex plattform.

Fremdriftsplan (Gantt)

Verktøylinja: Ny aktivitet (tast N; varighet 0 = milepæl), Ny gruppe (Shift+N), Angre (Ctrl+Z), Historikk, Verdi, Ny fremdriftsplan, Oppdater oppgaver, zoom, Filter (utkikk, fase, fag), Vis på planen og Eksporter PDF. Visningsbytte mellom Gantt og Ressurser. - Flytt aktivitet: dra stolpen horisontalt. Den slippes på nærmeste arbeidsdag, opprinnelig posisjon vises som grå skygge - Endre varighet: dra høyrekanten - Avhengigheter: klikk en stolpe, så neste. Klikk pilen for å velge type (FS, SS, FF, SF), legge inn lag-dager eller slette - Rekkefølge: dra rader opp eller ned i tabellen. Slipp midt på en gruppe for å flytte inn i den. Grupperader er oppsummeringer med varighet beregnet fra barna - Fremdriftsprosent: skriv tallet direkte, eller høyreklikk stolpen for glidebryter - Kritisk linje, baseline («Sett baseline nå», «Vis baseline på planen», «Kun avvik fra plan») og markørsynlighet ligger under Vis på planen - S-kurve og verdivekting ligger under Verdi (hovedbedrift, nivå 1–3) - Versjoner: «Bytt versjon» og historikk — lag en ny versjon før store grep, så har du alltid veien tilbake - Ny fremdriftsplan har fire faner: Ny tom plan · Generer med AI · Importer PDF · Kopier plan. Import fra PDF leser ut aktiviteter, datoer og avhengigheter — gå alltid gjennom resultatet etterpå - Oppdater oppgaver genererer og synkroniserer oppgaver fra planen; endres dato i planen, oppdateres oppgavens frist

Aktivitetsmodalen

Klikk informasjonsikonet på en rad. Fanene er Info, Ressurser, Kontroll & HMS, Oppgaver, Fra fasen, Verdi og Historikk. - Ressurser: «Tildel lag» (hele laget i én operasjon, konflikter samles i én dialog), «Bind ansatte» (navnet vises på aktiviteten og personen får timeforslag i timeregistreringen) og «Tildel maskin» fra maskinregisteret. Utstyrskonflikter varsles, men tillates med begrunnelse; prosjektlederne og lageransvarlig varsles - Kontroll & HMS: koble risikopunkter, kontrollpunkter, sjekklistemaler, prosedyrer og tegninger til aktiviteten — «berik fasen». Koblingene vises som markører i planen, følger med i PDF-eksporten og er tilgjengelige i mobilappen

Arbeidsdager og fridager

Varighet regnes i arbeidsdager. Kalenderen (skiftenøkkelikonet) har fanene Generelt · Arbeidsuke · Fridager · Tilgang — importer norske helligdager eller marker egne fridager.

Forsinkelsesvarsler

Prosjektledelsen varsles automatisk når en aktivitet flyttes forbi baseline, når en aktivitet har passert sluttdato, og med et ukessammendrag mot baseline på mandager.

Ressursvisning

Bytt til Ressurser for en Team Planner-lignende oversikt: maskiner og mannskap som rader, aktiviteter fargekodet per fag, konflikter med rød ramme og lagerbookinger som lys bakgrunn.

Taktplan

Soner nedover, takter bortover; hver celle er én vogn (ett fag i én sone i én periode). Sone-editor og takttid, flowline-visning, «Klar?»-fane for hindringer per celle, baseline ved publisering med registrering av faktiske datoer, markører på matrisen (tegninger, prosedyrer, sjekklister, risiko, kontrollpunkter, oppgaver, hindringer, avvik). Livssyklus utkast → publisert → aktiv → arkivert.

Lappeplan

Soner som rader og uker som kolonner. Legg inn milepælen, la fagene legge ut lapper baklengs, koble lapper i «koble»-modus og gå gjennom de sju forutsetningene på hver lapp (forutgående arbeid, informasjon og tegninger, materialer, mannskap, utstyr, arbeidsområde, ytre forhold). Lappeplanen kan eksporteres til fremdriftsplan eller taktplan når målplanen ikke finnes fra før.

Ukeplan

To uker i et dagsrutenett. Velg kilde (fremdriftsplan, taktplan eller lappeplan) — dagene fylles ut på forhånd, og aktiviteter utenfor vinduet hentes inn med plukkeren. Ved ukeslutt måles PPU (andel planlagt som ble gjort); årsakene velges fra produksjonskategoriene og går inn i statistikken. Kun prosjektleder og teamleder endrer kilden; alle andre, også underentreprenørene, ser resultatet skrivebeskyttet.

Eksport og publisering

Alle planene har samme eksportflyt med forhåndsvisning: papirstørrelse A4–A0, tidslinjezoom, kolonner og markører, «i dag»-linje, undertittel og logo. Ved siden av «Last ned PDF» ligger «Publiser til HMS-tavle»; forrige versjon arkiveres automatisk. Eksporten følger visningen — står du i ressursvisning, eksporteres ressursplanen.

Tips

• •Milepæler fra aksepterte UE-tilbud («Oppstart {fag}», «Ferdig {fag}») legges sist i planen — flytt dem dit de hører hjemme
• •Underentreprenører og byggherre ser planene, men kan ikke redigere. Leveranseplanen er bare for hovedbedriften

19. Prosjekt — Lag (mannskap)

Prosjektets lag er navngitte sammensetninger av personell og maskiner som tildeles aktiviteter i én operasjon. Siden ligger under prosjektet (`/projects/{id}/lag`).

Funksjoner

• •Opprett lag — navn, fargekode og slots
• •Slot-typer: personell (merkelapp som «Maskinfører», «Håndverker 1», med fagkompetanse) og maskin (peker på et bestemt utstyr fra maskinregisteret)
• •Bind ansatte — knytt faktiske ansatte til personell-slottene. Da vises navnet på aktiviteten, personen får automatiske timeforslag, og bemanningsmatrisen (kapittel 49) viser belastningen
• •Velg fra mal — importer fra bedriftens lag-bibliotek (Innstillinger → Prosjektstyring → Lag-maler). Kopien er uavhengig av malen
• •Lagre som mal — kopier prosjektlaget tilbake til biblioteket
• •Bruk i planen — «Tildel lag» i aktivitetsmodalen

Tips

• •Konflikter oppdages per lag og slot — samme slot kan ikke tildeles to aktiviteter samtidig
• •Lag-maler er øyeblikksbilder: endres malen senere, påvirker det ikke prosjektlaget

20. Prosjekt — Oppgaver

Oppgavelisten er kjernen i den daglige prosjektstyringen.

Fire visninger

• •Liste — tabell med fag, navn, ansvarlig, frist, status og prioritet
• •Fremdriftsplan — oppgavene lagt på planens aktiviteter
• •Gantt — visuell tidslinje per uke
• •Kalender — månedsoversikt etter forfallsdato

Funksjoner

• •Ny oppgave, filtre for fag, status, ansvarlig og prioritet (Høy / Medium / Lav), «Nullstill filter» og fasevelger (Forrige fase / Neste fase)
• •Tildeling til navngitt person eller til en rolle på prosjektet — tildeler du til rolle, følger oppgaven rollen hvis personen byttes ut
• •Oppgavemodalen har fanene Oppgave · Sjekkliste · Dokumenter · Kommentarer · Aktivitet med tellere. Fra oppgaven kan du opprette endringsordre — dokumentene følger med
• •Fagmerking basert på bedriftens fagliste (fargekodet)
• •Oppgaver fra planen — «Oppdater oppgaver» i Planer genererer oppgaver fra aktivitetene; datoer synkroniseres begge veier
• •Oppgaveregler — Innstillinger → Prosjektstyring → Oppgaveregler oppretter standardoppgaver automatisk når et fag legges til på et prosjekt
• •Fristvarsler — automatisk varsel ved frist og et daglig fristsammendrag

Tips

• •Bruk «Ny oppgave» for enkeltoppgaver, og oppgaveregler for standardoppgaver per fag
• •Underentreprenører ser og oppdaterer oppgaver som er tildelt dem eller deres fag, men oppretter ikke nye

21. Prosjekt — Dokumenter

Dokumentsenteret er prosjektets dokumenthotell (Nextcloud på Buildex' egen server i Oslo). Krever Byggeplass Standard eller høyere.

Mappestruktur

• •01 Intern — kun din bedrift: 01 Kalkulasjon, 02 Prosjektstyring, 03 UE leverandører (mappe per fag med Kontrakt, Korrespondanse UE, Tilbud og Referat), 04 HMS, 05 Kvalitetssikring, 06 Økonomi
• •02 Ekstern UE — synlig for underentreprenører: 00 Tilbudsunderlag (brukes av UE-tilbud) til 05 Møtereferater
• •03 Ekstern Byggherre — synlig for byggherren: 01 Kontrakt, 02 Månedsrapport, 03 Referat, 04 Myndigheter
• •04 System — filer modulene legger inn selv (oppgaver, HMS, KS, møtereferat, FDV, tegninger). Låst og omdøpes aldri

Tilgangen styres automatisk ut fra rolle. Bedriftens standardstruktur redigeres under Innstillinger → Bedrift → Mappestruktur; på prosjektet finnes «Rediger struktur» ved siden av «Filer».

Funksjoner

• •Dra og slipp for opplasting; Ny… oppretter mappe, tekstdokument, regneark eller presentasjon
• •Rediger Office-filer i nettleseren — Word, Excel og PowerPoint (doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx, odt/ods/odp) åpnes i redigering direkte. Flere som åpner samme fil samtidig redigerer i samme økt (sanntids-samredigering). Lesetilgang gir visning
• •Kopier, klipp ut, gi nytt navn, last ned, åpne i ny fane, kopier lenke, slett fra høyreklikkmenyen eller verktøylinja
• •Søk filtrerer live på filnavn i gjeldende mappe
• •ZIP-nedlasting — velg flere filer og last ned som ZIP
• •Forhåndsvisning av PDF, bilder, Excel og e-poster (.eml); versjonshistorikk for en fil ligger i forhåndsvisningen
• •Aktivitetslogg for mappa
• •E-post: .eml- og .msg-filer kan dras rett inn, og .eml vises direkte. Med Outlook-tillegget arkiveres e-post og vedlegg rett i prosjektmappa fra Outlook (kapittel 62)

Snarveier

Tips

• •Prosjektet slettes aldri — det arkiveres, og dokumentene bevares i 5 år og mer. Enkeltfiler kan slettes av dem med skrivetilgang, så vær varsom med sletteknappen
• •IFC-modeller lastes opp fra tegningsregisteret og legges i 04 System

22. Prosjekt — Møtereferat

Opprett, distribuer og signer møtereferater. Krever Buildex plattform.

Møtetyper

Møtetypene kommer fra bedriftens møtemaler (Innstillinger → Prosjektstyring → Møtemaler), seedet fra Buildex' systemmaler: byggmøte, byggherremøte, OU-/UE-møte (per fag), avklaringsmøte (tilbud) og prosjekteringsmøte, i tillegg til kundemøter i kundeportalen. Hver type har egen struktur, prefiks og løpenummer (f.eks. BM-7), og styrer hvem som ser serien (åpen for byggherre, åpen for UE per fag).

Serier og oppfølging

• •Møter av samme type (og fag) samles i en serie. «Nytt {type}» på det nyeste møtet oppretter neste med saker og deltakere videreført («Videreførte fra forrige møte»)
• •Når neste møte opprettes, låses forrige referat permanent — det sikrer innsigelsesfristen etter NS
• •En møtesak kan merkes som skriftlig varsel (NS 8405/8406/8407/8417); varslene samles i en egen boks øverst
• •Fra en møtesak kan du opprette endringsordre («Fra møtesak»)

Referansepaneler

Seksjonene henter innhold direkte fra modulene: «Åpne HMS-avvik», «Åpne KS-avvik», «Risikovurdering», «Vernerunder», «HMS-dokumenter», «Kontrollplan», «Åpne endringsmeldinger», «Hent fremdriftsplan (PDF)», «Planer», «Tegninger», «Prosedyrer», «Sjekklister» og «Dokumenter». Sidepanelet lar deg «Legg til i referat», «Opprett nytt risikopunkt» og «Opprett nytt kontrollpunkt». Hvilke paneler en seksjon har, settes i møtemalen.

Sending og signering

• •Vis PDF og Send referat til deltakere — PDF-en sendes på e-post og arkiveres i prosjektmappa (byggherremøter i 03 Ekstern Byggherre)
• •Deltakerne bekrefter via lenken i e-posten; bekreftelsen logges per person
• •Krever møtetypen signering, vises panelet Signering: «Send enheten rundt — hver deltaker signerer referatet», med status per deltaker

Viktig forskjell

• •Møtereferat dokumenterer møter mellom entreprenør og UE/byggherre — ligger her
• •Protokoll er signerte dokumenter mellom entreprenør og sluttkunde — ligger under Kunder

Tips

• •Aksjonspunkter er en del av møtestrukturen og følger serien, ikke oppgavelista
• •Kontraktsgjennomgang etter et akseptert UE-tilbud opprettes som et vanlig møte koblet til forespørselen

23. Prosjekt — FDV

Forvaltning, drift og vedlikehold — sluttdokumentasjonen. Hovedbedriften finner den under Kunder → FDV; underentreprenører og byggherre har en egen FDV-side. Krever Byggeplass Standard eller høyere.

Fire faner

• •Mapper — dokumentasjonen per enhet (leilighet, etasje, rom) og fag. UE laster opp for sitt fag: bruksanvisninger, datablad, serviceavtaler og FDV-kort
• •Statusoversikt — hvert dokument har status Venter eller Godkjent. «Sjekk dokumenter mot TEK17 § 4-1» gir en mangelrapport der du kan merke krav som «Ikke aktuelt»
• •Enheter — enhetsstrukturen og hva som mangler per enhet
• •Overlevering — overleveringspakken bygger ZIP med innholdsfortegnelse og TEK17-status og varsler byggherren. Pakken kan ikke endres etterpå

Funksjoner

• •Last ned ZIP per enhet
• •Boligmappa-eksport («Generer og send») for overlevering til boligkjøper
• •Kundeportal-synk — er portalen aktivert, ser sluttkunden FDV-dokumentene for sin egen enhet

Tips

• •Godkjenning av dokumenter kan slås av eller på per bedrift (Innstillinger → Kundeportal → FDV-mal)

24. Prosjekt — Tegningsregister og kart

Tegningsviseren har tre visninger i sidepanelet: 3D · Tegninger · Kart. Tegningsregisteret krever Byggeplass Standard; 3D og kart krever Buildex plattform.

Organisering

Tegninger organiseres i områder med nivåer under. Områdefilteret tar flervalg, og lista kan grupperes etter nivå, etter område eller vises flat. Hold musen over en rad for å redigere egenskaper uten å åpne tegningen. Valgene huskes per prosjekt. Tegningsliste under Innstillinger gir full tabell med bulk-operasjoner (sett nivå, sett beskrivelse, flytt område, slett) og CSV-eksport.

Opplasting og formater

• •Last opp tegninger tar flere filer samtidig: PDF, PNG, JPG, GIF, WebP, SVG, DXF og DWG. DWG og DXF konverteres automatisk på Buildex' egen server, og måling og kalibrering fungerer etterpå
• •IFC-modeller lastes opp samme sted og konverteres til 3D på egen server
• •Beskjær er ikke-destruktivt — originalen bevares

Kalibrering

Manuelt opplastede tegninger må kalibreres før måleverktøyet gir riktige tall: «Kalibrer», angi to punkter med kjent avstand og skriv inn avstanden. Plantegninger generert fra IFC er automatisk kalibrert. Badgen «Tegningen er kalibrert» viser status.

Verktøylinja

Rediger, Beskjær, revisjonsvelger + «Ny rev.», Planløsning, Eksporter PDF (med merknader, avvik og målinger), Original, Kalibrer, Mål, Areal, Laser, Opprett avvik, Merknad, Snitt, Kartlegg (til IFC) og 3D. - Mål — to-punkts avstand - Areal — tegn polygon manuelt, eller klikk inne i et rom for automatisk veggdeteksjon. Viser m² og omkrets - Laser — sanntids vegg-til-vegg mens du beveger musen - Opprett avvik — tegn markering (rektangel, sirkel, pil, sky) og lagre som KS-avvik eller oppgave; markeringen legges ved med posisjon - Snitt — tegn en snittlinje og koble den til snitt- eller detaljarket; klikk markøren for å hoppe dit - Kartlegg — to-punkts kartlegging kobler plantegningen til IFC-modellen, så du kan klikke i 2D og se samme punkt i 3D

Revisjoner og sammenligning

Tegninger oppdateres med revisjon (A → B → C). «Sammenlign» legger to revisjoner oppå hverandre: grønt er nytt, rødt er gammelt, brunt er uendret.

Kart-visning

• •Kartverket som bakgrunn (CC BY 4.0)
• •Matrikkel-overlegg — teiggrenser og gnr/bnr fra Kartverkets WMS; klikk gir punktsøk og høyde over havet
• •NVE-faresoner — skred, flom og kvikkleire, av og på
• •Adresse- og stedsnavnsøk
• •Markering og avvik på kartet — GPS-koordinatene lagres når et avvik opprettes fra kartet

Snarveier

Tips

• •Snap-fargekoder: grønn = hjørner, blå = midtpunkt, oransje = på linje, lilla = kryss
• •Tegninger hurtigbufres i nettleseren og oppdateres ved ny revisjon
• •Underentreprenører med tilgangen «Kan legge til og redigere tegninger» (prosjekterende, arkitekter) forvalter tegningsregisteret selv; markeringsverktøyet er forbeholdt hovedbedriften

25. Prosjekt — 3D / IFC Viewer

3D-visningen viser IFC-modellene som er konvertert på Buildex' egen server i Oslo — ikke hos en tredjepart. Krever Buildex plattform.

Funksjoner

• •Flere fag samtidig — modeller med ulikt fag (arkitekt, VVS, elektro) legges oppå hverandre med fagfilter
• •Element-inspeksjon — klikk for IFC-egenskaper (type, materiale, dimensjoner)
• •Skjul / Isoler / Vis alt — fokuser på det du trenger
• •Klippeplan — klikk en flate for å snitte modellen; scroll flytter planet. «Klipp her» fra kontekstmenyen
• •Måling i 3D — avstand mellom punkter
• •Sammenlign versjon — last opp ny IFC, velg gammel versjon: nye elementer grønt, fjernede grått, endrede gult
• •Kollisjonssjekk mellom fag (krever minst to modeller). Varsel «Ulikt nullpunkt» når modellene ikke deler origo
• •Fra modell til sak — kontekstknappene «Oppgave» og «Avvik / KS» oppretter sak med IFC-ID på elementet
• •Fra modell til 2D — «Legg til etasjer fra 3D-modell» leser ut byggets etasjer og genererer kalibrerte plantegninger

Konvertering

Store modeller klargjøres på serveren og viser status «Konverterer N modeller». Første lasting tar tid; deretter er modellen hurtigbufret.

Snarveier

Tips

• •3D-vieweren laster modellen fra buildex.no — den kan ikke åpnes uten nett, heller ikke i mobilappen

26. HMS / KS — Avvikssystem

HMS/KS-siden har undermenyen Avvikshåndtering · Sjekklister · Kontrollplan · Risikovurdering · Påsekontroll · Prosedyrer · HMS-dokumenter · Ferdigstillelse · Aktivitetslogg. Fagarbeidere og underentreprenører ser bare Avvikshåndtering og Sjekklister. HMS/KS-kjernen finnes i alle lisenser.

4 avvikstyper

Verktøylinja

Ny RUH, Ny observasjon, Nytt avvik, Nytt produksjonsavvik og Eksporter PDF. Filtre: type (Alle, RUH, Observasjoner, HMS-avvik, KS-avvik, VRP, Produksjonsavvik, FPP, Forfalt, Lukkede avvik), status (Åpen / Pågår / Løst / Lukket), kilde (Fra kontrollplan / Fra risikovurdering), «Opprettet av» og fritekstsøk. KPI-kort øverst.

RUH

Rapport om uønsket hendelse — lavterskelkanalen. Registreres med beskrivelse, bilder og kategori; i mobilappen tar det under ti sekunder. HMS-leder varsles automatisk, og en RUH kan eskaleres til HMS-avvik. RUH er skrivebeskyttet etter innsending, slik at statistikken er troverdig i ettertid.

Observasjoner

Positive eller negative. Kan eskaleres til HMS- eller KS-avvik (ikke til produksjonsavvik, som har egen kanal). Skrivebeskyttet etter innsending.

HMS- og KS-avvik

De formelle avvikene med ansvarlig, frist og alvorlighet. De kommer fra direkte registrering, eskalering fra RUH/observasjon, en markering på en tegning, et element i 3D-modellen, et avvikspunkt på en kvalitetssjekkliste eller et kontrollpunkt. Utløser et avvik merarbeid, bruk «Opprett endringsordre» i avviket — bildene følger med.

Produksjonsavvik (forenklet flyt)

• •Status kun åpen / lukket — ingen frist, ansvarlig eller alvorlighet
• •8 standardkategorier (Lean / Last Planner): Maskin/utstyr, Materialer/leveranser, UE, Bemanning, Tegninger/prosjektering, Vær/klima, Logistikk/arbeidsområde, Annet
• •Tittel, beskrivelse, kategori, lokasjon og opptil fem bilder. Underentreprenører kan registrere selv

Bilder og plassering

Bilder fra kamera, fil eller prosjektets fotoalbum (flere om gangen). I appen merkes bilder med penn, sky, firkant og tekst før sending — merkingen brennes inn. «Plasser på tegning» eller «Plasser på kart» markerer posisjonen; fra kart lagres GPS, fra 3D lagres IFC-ID.

Aktivitetslogg

Egen fane for hovedbedriftens ledelse med modulfilter og PDF-eksport.

Tips

• •Fagarbeidere (nivå 4) og UE (nivå 5) registrerer RUH, observasjoner og produksjonsavvik, men oppretter og lukker ikke HMS-/KS-avvik
• •Fordelingen av produksjonsavvik over tid i Innsikt viser hvor prosjektene faktisk taper fremdrift

27. Risikovurdering, SJA og kontrollplan

Risikovurdering

• •Tre risikotyper: HMS, KS og framdrift, med kategorier lagt inn på forhånd
• •Risikomatrise 5×5 — sannsynlighet × alvorlighet gir score; grønn til 4, gul til 9, oransje til 14, rød over. Restrisiko beregnes etter tiltak
• •Tiltak med ansvarlig og frist (før oppstart, underveis eller dato)
• •Status: åpen → overvåkes / materialisert / lukket. At en risiko kan settes til materialisert er poenget: da ser dere etterpå hvor treffsikre vurderingene var
• •Knapper: Nytt risikopunkt, Rediger tiltak, Lås versjon, Versjoner, Statistikk, Risikomatrise, Eksporter PDF, Hent fra bedriftsbibliotek
• •Hent fra bedriftsbibliotek synker på plass: malpunkter oppdateres, egne punkter, tiltak, status og koblinger bevares
• •Kobling til planen — risikopunkter kobles til aktiviteter i fremdriftsplanen og vogner i taktplanen, og vises som markører der

SJA

Sikker jobbanalyse fylles ut før en risikofylt arbeidsoperasjon. SJA opprettes fra risikopunktet (restrisiko må være satt), kan kobles til én eller flere aktiviteter i fremdriftsplanen, og ett risikopunkt kan ha flere SJA-er — samme risiko, som arbeid i høyden, opptrer i flere aktiviteter. SJA er en sjekkliste med egen trafikklys-type som ikke oppretter vernerundepunkter, fylles ut og signeres i appen. Det er dere som vurderer behovet; SJA opprettes ikke automatisk ved en tallgrense.

Kontrollplan

• •Fire kontrolltyper: visuell, måling, prøve, gjennomgang
• •Fase: før oppstart, underveis, etter ferdigstillelse — avgjør når punktet utløses (automatisk trigger og ukentlig påminnelse mandag morgen)
• •Output: oppgave, sjekkliste eller begge. Sjekklista er beviset, oppgaven sørger for at noen gjør det
• •Uavhengig kontroll: tiltaksklasse 2 og 3 flagges per punkt («TK2 · påkrevd»); dere må selv sørge for at kontrollen bestilles og dokumenteres
• •Knapper: Nytt kontrollpunkt, Hent fra bedriftsbibliotek (synk på plass — utført av, dato, ansvarlig og koblinger bevares), Lås versjon, Versjoner, Eksporter PDF, bulk statusendring
• •Kobling til ledelsessystemet — kontrollpunkter kobles til rutinene, så det utførte punktet blir bevis på at rutinen følges (kapittel 51)

Tips

• •Lås en versjon av kontrollplan og risikovurdering ved milepæler — låste versjoner kan gjenopprettes
• •Kontrollplan, risikovurdering og aktivitetslogg er skjult for fagarbeidere og UE

28. Sjekklister

Sjekklister for HMS og KS med trafikklys, bilder, signering og PDF. Finnes i alle lisenser.

Funksjoner

• •Maler fra bedriftsbiblioteket — ferdiglagde maler (vernerunde, SJA, daglig sikkerhetskontroll, kvalitetskontroll m.fl.) følger med og tilpasses under Innstillinger → HMS / KS → Sjekklister. Maler legges til på prosjektet fra «Innstillinger» på sjekklistefanen; der velger dere også hvilke maler som deles med underentreprenørene
• •Kopimodellen — malen kopieres inn på prosjektet. Er malen oppdatert, legger du den til på nytt og får siste versjon som ny kopi. Utfylte sjekklister beholder sin versjon
• •Elementtyper — avkryssing, fritekst, tall, dato, fuktnivå, trafikklys, bilde og posisjon på plantegning
• •Tre trafikklys-varianter: vernerunde-trafikklys oppretter VRP ved avvik; KS-trafikklys oppretter KS-avvik; SJA-trafikklys oppretter ingenting
• •Signering i felt — sidemannskontroll og godkjenning med fingeren i appen, også for UE. Godkjenning kan kreve flere roller
• •Fullførte sjekklister er skrivebeskyttet; en feilplassert liste kan rekategoriseres uten å låses opp
• •PDF — både maler (utfyllbare felt for papir) og utfylte lister med svar, bilder og signaturer
• •Registrering i felt fungerer uten dekning — punkter og bilder synkroniseres når nettet er tilbake; nye runder opprettes med nett

Vernerunde

Gjennomføres som sjekkliste med trafikklys per punkt (OK / gul / avvik / ikke aktuelt). Et avvikspunkt oppretter automatisk et VRP med egen nummerserie, ansvarlig og frist. Fullført vernerunde publiseres automatisk på HMS-tavla.

Tips

• •På kvalitetssjekklister skal punktene bruke KS-trafikklys — feil variant sender kvalitetsfunn inn i vernerundeserien
• •Ta underentreprenørene med på vernerunden: en runde der bare hovedbedriften går, er en runde med færre funn

29. Fuktlogg (FPP)

Fuktlogg med fuktprøvepunkter, oppfølging og målehistorikk.

Funksjoner

• •Per måling: fuktverdi med trafikklys mot grenseverdi (grønn under, gul advarsel, rød over), temperatur og luftfuktighet inne og ute, bilder, beskrivelse og lokasjon
• •Oppfølging — «Oppfølging»-knappen på en eksisterende fuktlogg lager ny måling koblet til originalen. Nummerering #8, #8.01, #8.02
• •PDF-rapport med komplett målehistorikk for punktet

Tips

• •Fuktlogger har egen nummerserie med oppfølgings-suffiks — ikke bland med VRP-nummereringen

30. HMS-dokumenter — HMS-plan, internkontroll, lovkrav, beredskap, varsling og samordning

Fanen HMS-dokumenter i HMS/KS har undermenyen HMS-plan · Varselplan · Beredskapsplan · Internkontroll · Plan for samordning · Lover og forskrifter. Alle bruker samme dokumenteditor med seksjoner, formatering, bilder og PDF. Finnes i alle lisenser (samordningsplan krever Byggeplass Max eller plattform).

Dokumentene

• •HMS-plan (prosjekt) — internkontrollforskriften § 5 nr. 4–5: organisering, risikovurdering, opplæring, varsling
• •Internkontroll (bedrift) — internkontrollforskriften § 5: virksomhetsbeskrivelse, HMS-mål, organisering, risikokartlegging, avviksrutiner. Revideres typisk årlig
• •Lover og forskrifter — internkontrollforskriften § 5 nr. 1 og SAK10, med lenke til Lovdata per punkt. Tiltaksklasse 2 og 3 viser ekstra krav om uavhengig kontroll
• •Beredskapsplan — arbeidsmiljøloven § 3-2 og § 5-2: ulykker, brann, kjemikaliesøl, evakuering, førstehjelp
• •Varselplan — matrise med interne (verneombud, AMU) og eksterne kontakter (Arbeidstilsynet, politi, brannvesen, kommunelege), og hvem som varsler hvem
• •Plan for samordning av HMS — arbeidsmiljøloven § 2-2. Publiseres på HMS-tavla ved prosjektopprettelse, og samordningsskjemaet republiseres automatisk hver gang en underentreprenør legges til

Funksjoner

• •Velg dokument, Hent fra bedriftsbibliotek (erstatter dokumentet med bedriftsmalen og republiserer til HMS-tavla — lokale tilpasninger går tapt), versjonshistorikk med gjenoppretting og Eksporter PDF
• •Publisering til HMS-tavla skjer fra dokumentet

Tips

• •Sjekk om prosjektet har lokale tilpasninger før du henter fra bedriftsbiblioteket
• •Heng varselplanen synlig sammen med HMS-tavla ved inngangen. Test beredskapsplanen minst én gang i året og dokumenter øvelsen i et møtereferat
• •Bedriftsmalene ligger under Innstillinger → HMS / KS → HMS-maler

31. Prosedyrer

Prosedyrene er arbeidsinstruksene som beskriver hvordan arbeidet utføres — rutinen i ledelsessystemet sier hva som skal sikres, prosedyren sier hvordan. Krever Buildex plattform.

Funksjoner

• •Prosedyrer lages på bedriftsnivå (Innstillinger → Ledelsessystem → Prosedyrer). På prosjektet kopierer du en bedriftsmaster og redigerer kopien — det finnes ingen blank prosjektprosedyre
• •Prosedyrer-fanen på prosjektet lister alle prosedyrer som gjelder: «Legg til prosedyre» (hent fra bedriftens maler eller via rutiner), «Rediger» for prosjektkopier og «Vis PDF»
• •Kobling til rutiner — en prosedyre kan kobles til flere rutiner. Koblingen er en referanse (dokumentasjon av framgangsmåte), ikke bevis på utførelse
• •Kobling til planen — prosedyrer kobles til faser og vogner, og vises i mobilappen

Tips

• •Fanen er skjult for fagarbeidere og underentreprenører

32. Påsekontroll (allmenngjøringsloven § 12)

Hovedentreprenøren har påseplikt: dere må kontrollere at underentreprenørene betaler sine ansatte etter allmenngjort tariff. Fanen Påsekontroll i HMS/KS dekker flyten fra plan til tilsynsrapport. Krever Byggeplass Max eller plattform.

Slik setter du opp kontrollen

1. Opprett en kontroll og velg underentreprenørene den gjelder
2. Angi dokumentasjonskrav — standard: arbeidsavtaler, lønnsslipper for siste periode og timelister (påkrevd), dokumentasjon på OTP/forsikring (valgfritt) — og frist
3. «Send» — UE-en varsles på e-post og får en egen side (Mine påsekontroller) der de laster opp dokumentasjonen
4. Gå gjennom: «Godkjenn» eller «Avvik». Ved avvik følges saken opp til «Lukket etter avvik». «Trekk» tar stikkprøve
5. Tilsynsrapport — PDF med hvilke kontroller som er gjennomført, når og med hvilket resultat. Det er dette dokumentet dere legger fram ved tilsyn

Statuser per kontroll: Utkast, Pågår, Gjennomført, Arkivert. Per UE: Ikke sendt, Venter på levering, Levert – til gjennomgang, Godkjent, Avvik, Lukket etter avvik.

Varsling

E-post til UE tre dager før frist, én dag før og på fristdagen; forfalte saker samles i et mandagssammendrag, og saken eskaleres én gang til kontrolleier og prosjektledelse. Varslene kan ikke slås av — dette er en lovpålagt plikt.

Personvern

Dokumentasjonen inneholder lønnsopplysninger. Bare de som har rolle i påsekontrollen ser den, all tilgang logges, og rapportene aggregerer uten at vedlegg følger med. Be aldri en UE legge lønnsdokumentasjon i det ordinære dokumentsenteret.

Tips

• •Et mykt varsel går til prosjektledelsen når et fag starter innen 10 arbeidsdager og UE-en mangler kontrakt eller påseplikt-dokumentasjon

33. Systematisk ferdigstillelse (BSF)

Fanen Ferdigstillelse i HMS/KS dekker sluttfasetesting av tekniske anlegg etter V-modellen. Krever Buildex plattform.

Fem faner

• •Dashboard — status for planen
• •Oppsett — systemhierarki med systemer og kontrollområder. Start fra bedriftens systemmaler (Innstillinger → Systematisk Ferdigstillelse → Systemmaler) med bygningstype, TFM-koder og fagdisiplin
• •Testmatrise — testnivåer med avhengigheter mellom systemer og akseptkriterier per test. Tester utføres med to signaturer der uavhengig kontroll kreves
• •Mangelliste — mangler registreres, følges opp og lukkes
• •Overtakelse — hvert system har en port som må passeres; et system godkjennes ikke før forutgående systemer er godkjent

Tips

• •Lagre systemhierarkiet som bedriftsmal, så neste prosjekt starter der forrige sluttet
• •Mobilappen har testliste, testutførelse med kriterier og to-signatur, og registrering av mangler med foto i felt
• •Fanen er skjult for fagarbeidere og underentreprenører

34. Byggeplass — HMS-tavle

Offentlig digital oppslagstavle for byggeplassen, tilgjengelig via QR-kode uten innlogging. Krever Byggeplass Max eller plattform. Byggeplass-siden har undermenyen HMS-tavle · Egne ansatte · Underentreprenører · Byggherre · PSI · Mannskap · Stoffkartotek · Utstyr · Fotoalbum · Dagbok.

Funksjoner

• •Dokumenter per kategori — HMS-plan, internkontrollsystem, beredskapsplan, varselplan, plan for samordning, samordningsskjema, riggplan, PSI, risikovurdering, kontrollplan, vernerundeprotokoll, SHA-plan, IG (igangsettelsesgodkjenning), forhåndsvarsel til Arbeidstilsynet, fremdriftsplan, taktplan, lappeplan, ukeplan, leveranseplan og egendefinerte dokumenter
• •Alt oppdateres fra tavla — planene publiseres fra eksportmodalen, riggplanen hentes fra riggplan-editoren, HMS-dokumentene fra HMS-dokumenter, eksterne dokumenter (SHA-plan, IG) lastes opp eller hentes fra dokumentsenteret
• •Automatisk publisering — fullført vernerunde og oppdatert samordningsskjema legges ut av seg selv
• •Aktive vs. arkiverte — nytt dokument i samme kategori deaktiverer forrige; historikken beholdes
• •Synlighet — øyeikonet styrer om et dokument vises på den offentlige tavla
• •QR-kode og plakat — offentlig lenke, PDF-plakat og «Generer ny lenke» hvis lenken skal byttes

Tips

• •Heng QR-plakaten på HMS-tavla ved inngangen
• •Lenken er unik per prosjekt og kan deles fritt

35. Byggeplass — PSI (personlig sikkerhetsinstruks)

Hver person som skal på byggeplassen signerer PSI før første arbeidsdag. Full PSI med signering krever Byggeplass Max eller plattform; Lite har en forenklet PSI med mannskapsliste, grønt kort og kompetansebevis uten digital signering.

Én QR-plakat for PSI og innsjekk

«Last ned PDF-plakat» lager en A4-plakat med QR-kode merket «INNSJEKK». Samme kode brukes til både PSI-registrering og daglig inn-/utsjekk. Plakaten lagres også i prosjektarkivet. «Generer ny lenke» bytter koden.

Slik ser QR-siden ut for den som skanner

• •Øverst: «Jeg er allerede registrert» — går rett til innsjekk
• •Deretter tre spor: «Jeg har HMS-kort» (taster kortnummeret), «Har bestilt HMS-kort» (nyansatt som venter på kort — merkes i lista, ikke et avvik) og «Besøkende» (byggherre, arkitekt, tilsyn — redusert skjema, aldri i invitasjonskøen)
• •Språkvelger: norsk, engelsk, polsk, litauisk og rumensk
• •Personen leser sikkerhetsinformasjonen, åpner og bekrefter dokumentene som er merket som påkrevd, fyller inn navn, e-post, bedrift og organisasjonsnummer (9 siffer — bedriftsnavnet slås opp fra det), og signerer med fingeren
• •Innloggede brukere signerer i appen med forhåndsutfylt skjema; e-posten er låst fra profilen så koblingen mot innsjekk aldri ryker

Maler og versjoner

• •PSI-maler kopieres fra bedriftsnivå (Innstillinger → HMS / KS → PSI-maler). Et prosjekt kan ha flere maler; du velger hvilken som er aktiv, og importerer en oppdatert mal som ny kopi ved siden av den gamle
• •Lås versjon lager en navngitt, uforanderlig versjon. Mannskapslista viser hvilken versjon hver person signerte
• •Påkrevde dokumenter fra HMS-tavla må åpnes og bekreftes før signering; systemet registrerer versjonen og skriver den inn i PSI-PDF-en
• •Eksporter PDF lagrer PSI-en i HMS-dokumenter og publiserer på tavla

Registrerte

Tabellen viser navn, arbeidsgiver, telefon, org.nr, HMS-kortnr, registrert dato, PSI-versjon, HMS-kort, kursbevis og PDF, med «Eksporter oversikt (PDF)».

PSI gir ikke systemtilgang

Signering registrerer personen på mannskapslista og gjør at vedkommende kan sjekke inn. Signerer en arbeider som mangler tilgang til prosjektet, får prosjektledelsen et push-varsel én gang, og personen inviteres fra Byggeplass → Underentreprenører (kapittel 43). Organisasjonsnummer er offentlig informasjon og kan ikke brukes som legitimasjon.

Tips

• •Endrer eller omdøper dere standardmalen, følger ikke språkversjonene automatisk med
• •PSI bør henge synlig sammen med HMS-tavla ved inngangen

36. Byggeplass — Mannskap (innsjekk og mannskapsliste)

Elektronisk mannskapsliste etter byggherreforskriften § 15 — hvem som er på plassen nå og hvem som var der en gitt dag. Krever Byggeplass Max eller plattform.

Slik sjekker folk inn

• •QR-plakaten (kapittel 35) — skann med telefonens kamera. Første gang tastes HMS-kortnummeret; telefonen husker det i 180 dager, så neste skanning går rett til innsjekk. «Ikke deg? Bytt HMS-kort» sørger for at en delt brakketelefon ikke sjekker inn feil person. Ingen app og ingen brukerkonto trengs
• •Tre spor på QR-siden: arbeider med HMS-kort, arbeider som venter på kort («Har bestilt HMS-kort» — vises med merke i lista) og besøkende (byggherre, arkitekt, tilsyn — trenger ikke kort)
• •Mobilappen — velg prosjekt og trykk «Sjekk inn». Fungerer uten dekning og sendes når nettet er tilbake
• •Web — Innstillinger → Min profil → «Sjekk inn på prosjekt», med oversikt over aktive innsjekk
• •Innsjekk-påminnelse — en valgfri push kl. 07 på hverdager til ansatte som ikke alt er sjekket inn, slås på av den enkelte i mobilappen

Mannskap-fanen (tre underfaner)

• •Live nå — «N personer på plassen nå» med navn, arbeidsgiver, fag, innsjekk-tidspunkt og HMS-kort, «Sjekk ut» per rad og «Eksporter PDF»
• •Alle registrerte — alle som har signert PSI: navn, arbeidsgiver, fag, telefon, HMS-kortnummer (eller merke for kortløse spor), status, utløpsdato og PSI-versjon. «Sjekk inn personell» sjekker inn flere PSI-signerte samtidig (når et helt lag kommer inn); «Legg til manuelt»
• •Historikk — datofilter, dato, navn, arbeidsgiver, inn, ut, varighet og HMS-kort, med «Eksporter til Excel»

Tilsynsvisning

«Offentlig mannskapsvisning» gir en lenke uten innlogging som viser hvem som er innlogget nå, med navn, arbeidsgiver, organisasjonsnummer, HMS-kort og fødselsdato, og «Oppdater» for nytt øyeblikksbilde. «Last ned PDF-plakat» lager plakaten «Mannskap på anlegg — scan QR-koden for å se mannskap på anlegg (f.eks. ved kontroll)». Lenken kan byttes.

Automatisk utsjekk

Åpne innsjekk lukkes automatisk kl. 19 norsk tid, med tidsstempel på den dagen personen sjekket inn og merket som automatisk. Prosjektledelsen kan også sjekke ut manuelt.

HMSREG

Er prosjektet koblet til byggherrens HMSREG-prosjekt (kapittel 61), sendes hver inn- og utpassering dit automatisk — ingen dobbeltregistrering. Registreringer uten HMS-kortnummer holdes tilbake, siden HMSREG krever kort.

Oppbevaring

Lista oppbevares i seks måneder etter at prosjektet er avsluttet (satt til fasen Avsluttet eller arkivert), slik forskriften krever, og slettes deretter automatisk. Pågående prosjekter røres ikke.

Tips

• •Heng mannskapsplakaten på anleggskontoret — ikke på HMS-tavla, siden lista inneholder personnavn
• •HMS-kortnummeret tastes — Buildex leser ikke kortet maskinelt, og gyldighetskontroll mot HMS-kortregisteret avventer godkjenning fra Arbeidstilsynet. Kortstatus i «Alle registrerte» oppdateres manuelt
• •Arbeidsgiveren er ansvarlig for at opplysningene om egne ansatte er riktige

37. Byggeplass — Stoffkartotek

Stoffkartotek med bedriftsbibliotek, NOBB-søk og AI-assistert henting av sikkerhetsdatablad. Krever Byggeplass Max eller plattform.

Funksjoner

• •Offentlig visning — alle SDS via QR-kode uten innlogging; «Generer ny lenke» bytter koden
• •Nytt produkt (søk NOBB/AI) — søket treffer NOBB først og faller over til AI-søk når NOBB er tomt. «Finn SDS» henter databladet (NOBB-PDF, deretter nett), «Hent og lagre SDS» lagrer det i prosjektarkivet; «Lagre uten SDS» for produkter uten datablad
• •Last opp manuelt — last opp SDS som PDF; klassifisering og felter leses ut
• •Importer fra bibliotek — velg fra bedriftens sentrale liste (Innstillinger → Stoffkartotek). Snapshot-modell: endringer i biblioteket påvirker ikke importerte produkter
• •Lagre i bedriftsbibliotek — admin kopierer et prosjektprodukt tilbake til biblioteket
• •GHS-klassifisering — helsefare, miljøfare og fysisk fare som piktogrammer
• •SDS-varsel — «N produkter har SDS eldre enn 2 år»
• •Risikovurdering per produkt — verneutstyr, ventilasjon, opplæring
• •NOBB-data oppdateres inkrementelt hver natt

Tips

• •Snapshot-modellen er bevisst — gamle prosjekter skal kunne dokumentere hvilken SDS-versjon som faktisk var i bruk
• •Gå gjennom SDS-varslene ved prosjektstart, ikke ved tilsyn

38. Eksponeringsregister

Register over arbeidstakere som er utsatt for kreftfremkallende, arvestoffskadelige eller forplantningsskadelige stoffer, bly, asbest og bergarbeid, etter forskrift om utførelse av arbeid kapittel 31. Ligger under Innstillinger → Stoffkartotek → Eksponeringsregister (bedriftsadmin i hovedbedrift). Krever Byggeplass Max eller plattform — registerplikten utløses av stoffene i stoffkartoteket.

Funksjoner

• •Registrer eksponering per arbeidstaker: stoff, periode, prosjekt og omfang. Korrigering lager ny versjon — registreringer kan korrigeres, aldri slettes
• •Kryptert lagring av fødselsnummer (AES-256-GCM) med nøkkel utenfor databasen. Nummeret valideres (også D- og H-nummer)
• •Eksport som PDF eller CSV — til bedriftshelsetjeneste, verneombud, tilsyn og overlevering ved opphør
• •Innsynslogg — all lesing og eksport logges; feiler loggingen, stoppes handlingen
• •Arbeidstakeren ser egne opplysninger under Min profil

Tips

• •Registeret oppbevares i 5–60 år etter at eksponeringen er avsluttet. Mister dere nøkkelen til fødselsnumrene, er de tapt — den forvaltes av Buildex på serveren
• •Mangler nøkkelen på serveren, sier siden fra og registreringer med fødselsnummer blokkeres

39. Byggeplass — Utstyr på prosjekt

Prosjektspesifikk fane fra maskinregisteret (Lager). Krever Buildex plattform.

Funksjoner

• •Aktive og kommende bookinger — utstyr, periode, status (aktiv, reservert, forfalt m.fl.) og dagspris
• •Foreslå booking — modal med prosjektet forhåndsutfylt; lageransvarlig godkjenner
• •Innleid utstyr — registrer utstyr fra utleiefirma direkte fra bookingmodalen. Innleid utstyr hopper over konfliktsjekken
• •Månedsrapport — velg måned og år → beregnet kostnad per utstyr med sum eks. mva, mva og inkl. mva
• •Generer PDF — arkiveres i dokumentsenteret og kan vedlegges fakturaer eller endringsmeldinger
• •Kobling til endring — en booking som knyttes til en endringsmelding fyller ut utstyrskostnaden i endringen

Tips

• •Klikk utstyrsnavnet for å gå til detaljsiden i Lager
• •Utstyr med forfalt retur, service eller sertifikat varsles automatisk

40. Byggeplass — Byggedagbok og hindringslogg

Byggedagboka dokumenterer dagen — delvis automatisk — og hindringsloggen dokumenterer plunder og heft slik at kravet er sporbart når det kommer. Krever Byggeplass Max eller plattform.

Dagsinnlegget

• •Én dag om gangen med automatiske kort: Bemanning på plassen (fra innsjekk), Vær (krever adresse eller koordinat på prosjektet), Aktiviteter som skulle pågå (fra planen), Lovet i ukeplanen, Hendelser registrert (RUH, avvik), Timer og bilder og Leveranser
• •Egen tekst og Interne notater
• •Fullfør dagen låser innlegget; «Lås opp» innenfor redigeringsvinduet
• •Del med byggherre / «Fjern deling» — byggherren ser bare delte innlegg
• •Nattjobben fryser faktaene natten etter dagen og låser teksten når redigeringsvinduet er ute

Hindringslogg (plunder og heft)

• •Ny hindring med tittel, beskrivelse, ansvarlig part (byggherre, sideentreprenør, leverandør, prosjekterende, intern, annet), start, slutt, frist, berørte fag, berørte aktiviteter i planen, produktivitet i prosent, estimerte tapte timer og dagers forsinkelse
• •Statuser: Åpen, Varslet, Løst, Eskalert. «Vis løste» viser historikken
• •Send varsel oppretter et varsel om endring som utkast, forhåndsutfylt fra hindringen (krever endringsmodulen). Da er varslingsfristen etter standarden ivaretatt
• •«Del denne hindringen med byggherre» styrer synlighet

Tips

• •Dagboka er en Max-funksjon fordi bemanningen kommer fra innsjekk. Kort som henter fra plattform-moduler (plan, timer, fotoalbum) faller stille bort på Byggeplass Max
• •Underentreprenører ser ikke dagboka; fagarbeidere leser

41. Byggeplass — Fotoalbum

Bildearkiv fra byggeplassen — fra app og web. Krever Buildex plattform.

Funksjoner

• •Tre visninger: Rutenett, Liste og Kart. Kartet plotter bilder med GPS-posisjon fra opptaket
• •Filtre på kilde, opplaster og dato (opptatt eller lastet opp)
• •Lightbox med bla, zoom og metadata (opplastet av, dato, koordinater) og nedlasting
• •Masseutvalg — «Last ned N» som ZIP og «Slett N»
• •Opplasting ved dra og slipp (JPG, PNG, WebP); i appen fra kameraikonet øverst på prosjektsiden, med merking (penn, sky, firkant, tekst) som brennes inn, og kø uten dekning
• •Aggregert visning for ledere — trekker inn bilder fra avvik, sjekklister og observasjoner i tillegg til albumet (skrivebeskyttet)
• •Aktivitetslogg («X lastet opp N bilder»)

Tips

• •Ledelsen (nivå 1–3) kan slette alle bilder; andre bare sine egne
• •Innsikt → Fotoalbum viser bildene på tvers av prosjekter

42. Riggplan-editor

Editor for å tegne anleggsplanen på tegning eller kart. Krever Buildex plattform.

Funksjoner

• •25 symboler — brakker, containere, gjerder, porter, ISO 7010-skilt (nødutgang, brann, påbud, advarsel, forbud), tårnkran med radius og hekk, mobilkran, betongpumpe, byggestrøm, nordpil, tekstboks
• •Dra og slipp fra paletten, dra for å flytte plasserte objekter
• •Angre / gjenta — 50 trinn (Ctrl+Z / Ctrl+Y)
• •Fem lag med synlighetsbryter
• •To underlag: tegning fra tegningsregisteret (med målestokk) eller Kartverket-kart med objekter festet til koordinater
• •Målestokkverktøy — klikk to punkter og angi avstand
• •Tittelfelt etter NS med autofyll fra prosjekt og bedrift
• •Tidsdimensjon — objekter kan få gyldighetsvindu (fra/til dato eller uke) med tidslinje i editoren; PDF-en stemples «Gjelder pr.»
• •PDF-eksport A4–A0 med forhåndsvisning, SHA-256-stemplet og lagret i prosjektmappa (01 Intern / 04 HMS)
• •Publiser til HMS-tavle fra samme modal; forrige versjon arkiveres

Tips

• •Sletting krever at du skriver inn riggplanens navn. Slettes underlaget, slettes riggplanen

43. Byggeplass — Underentreprenører og byggherre på prosjektet

Underentreprenører og byggherre administreres under Byggeplass → Underentreprenører og Byggeplass → Byggherre (flyttet fra prosjektinnstillingene i mai 2026). Åpent for prosjektledelsen (nivå 1–3) i hovedbedriften.

Legge til en UE

1. Søk i Brønnøysundregistrene på organisasjonsnummer eller bedriftsnavn — adresse og næringskode hentes automatisk
2. Velg fag (systemet foreslår ut fra bransjekoden), start- og sluttdato
3. Velg kontaktperson blant UE-ens eksisterende brukere, eller opprett en ny. Kontaktpersonen får e-postinvitasjon og blir administrator i sin egen bedrift hvis bedriften ikke har noen fra før
4. Sett tilganger under fanen Tilganger

Ved invitasjon får bedriften sin private mappe under 01 Intern / 03 UE leverandører, og samordningsskjemaet republiseres på HMS-tavla.

Sidepanelet per UE

Fanene Detaljer · Tilganger · Ansatte · Kontrakt. - Tilganger: «Kan føre timer på prosjektet» (UE-ens medlemmer fører timer som går til godkjenning hos dere) og «Kan legge til og redigere tegninger» (full forvaltning av tegningsregisteret — for prosjekterende og arkitekter; markeringsverktøyet forblir deres) - Ansatte: hvem fra bedriften som er på prosjektet, PSI-status, «Inviter flere medlemmer» og «Fjern fra prosjekt» - Kontrakt: forpliktelsen fra prosjektøkonomien (UE-kontrakt etter NS 8415/8416/8417)

Tilgang er per person, ikke per bedrift

Å knytte en UE-bedrift til prosjektet gir ikke alle bedriftens ansatte tilgang. Kontaktpersonen og bedriftens administratorer legges til automatisk; øvrige velger dere inn. Det hindrer at to hovedentreprenører som bruker samme UE deler hele UE-ens personkrets. Dere kan aldri slette en ansatt hos en underentreprenør — bare fjerne personen fra prosjektet.

Sub-UE

En underentreprenør kan invitere sine egne underentreprenører, ett ledd. De vises i lista med merket «UE av {bedrift}» og tas med i samordningsskjemaet.

Byggherre

Byggherren registreres etter samme mønster: velg bedrift eller opprett ny, legg inn kontaktpersoner med start- og sluttdato. Byggherrens brukere får tilgangsnivå 6 med rolleskjermet visning: 03 Ekstern Byggherre, møtereferater fra møtetyper som er åpne for byggherre, oversikt, planer, tegninger, FDV, endringer der de er motpart, faktureringsplan og fakturagrunnlag mot seg selv, og delte dagbokinnlegg. En byggherrerepresentant kan heves til intern prosjektleder på ett prosjekt («hevet byggherre») der byggherren har egen operativ prosjektledelse.

Egne ansatte

Fanen Egne ansatte viser hovedbedriftens medlemmer på prosjektet med rolle.

Tips

• •«Kan føre timer» må være på før UE-ansatte dukker opp i timeregistreringen
• •Signerer noen PSI uten å ha tilgang, får prosjektledelsen et varsel og inviterer personen herfra

44. Kundeportal — entreprenørens side

Kundeportalen ligger under Kunder i prosjektet, med undermenyen Oversikt · Tilvalg · Protokoller · Reklamasjoner · FDV · Meldinger · Nyheter · Kampanjer · Innstillinger. Krever Buildex plattform. Underentreprenører og fagarbeidere ser bare reklamasjonene som er tildelt dem.

Kundeliste per enhet (Oversikt)

Hver enhet (leilighet) viser registrerte kunder med navn, e-post, kundetype (forbruker / næring / sameie / annenhåndskjøper / gjest), rolle (primær / medeier / gjest) og primærkontakt-merking.

Inviter kunde

E-post, navn, type, rolle og primær-avkryssing. Invitasjonen er gyldig i 14 dager; kunden setter passord og logger inn på kunde.buildex.no. Kundetypen velger juridisk rammeverk automatisk: bustadoppføringslova for forbruker, NS 8407 for næring.

Eierskifte (buofl. § 37)

Selges boligen videre, dokumenterer du eierskiftet og overfører tilgangen til ny eier. Historikken bevares, og både gammel og ny eier varsles.

Tilvalg (tilvalgsbutikken)

Fanene Katalog (Produkter og Pakker), Showroom, Per bolig, Ordrer, Frister og Innstillinger. - Produktkatalogen kobles mot NOBB med hurtigsøk; bibliotek og showroom-maler per rom settes opp én gang under Innstillinger → Kundeportal → Tilvalg-bibliotek og Tilvalg-maler, og gjenbrukes på flere prosjekter - Pakker kombinerer produkter til ferdige valg; frister per fase styrer når kunden kan bestille - Kunden velger i handlekurven og bestiller selv; dere godkjenner ordren, og den følger med i prosjektøkonomien

Protokoller

Digitale protokoller med touch-signatur: forhåndsbefaring, overtakelse, ettårsbefaring og reklamasjonsbefaring. 16 mastermaler (fire typer × familiene bolig-leilighet, bolig-småhus, fellesarealer og næring) redigeres under Innstillinger → Kundeportal → Protokoll-maler. Begge parter kan signere på samme enhet på befaringen; signert PDF arkiveres i FDV. Punkter fra forhåndsbefaringen blir mangelpunkter som skal utbedres før overtakelse.

Reklamasjoner

Liste med nummer, tittel, kategori, alvorlighet, ansvarlig, UE og status: rapportert → bekreftet → under utbedring → utbedret → lukket, eller avvist og anket. Fristmotor etter bustadoppføringslova eller NS 8407.

Mangelpunkter

Punkter fra forhåndsbefaring med frist og kategori. Status åpen / lukket / arkivert. Kunden ser dem og kan kommentere, men ikke endre.

Meldinger, Nyheter og Kampanjer

• •Meldinger — alle kundehenvendelser i tråder med ulest-merking og trådtype (generell, reklamasjon, mangel, møte, endring)
• •Nyheter — publiser prosjektnyheter (forsinkelser, byggeplassinfo, milepæler); kunder kan kommentere
• •Kampanjer — samme melding til mange kunder, med utvalg per enhet, kundetype eller hele prosjektet, og lesestatus per mottaker

FDV og Boligmappa

FDV-fanen er beskrevet i kapittel 23. Boligmappa-eksport («Generer og send») leverer kundedata og dokumentasjon per enhet til boligkjøperen.

Viktig

• •Protokoll ≠ Møtereferat: protokoller er entreprenør ↔ sluttkunde med signering; møtereferat er entreprenør ↔ UE/byggherre
• •Kunder ser bare sine egne enheter
• •Reklamasjonsfristen er 5 år for boligkjøper (buofl. § 24) — systemet varsler ved 4,5 år og har egen utløpsflyt med pseudonymisering

45. Kundeportal — hva kunden ser

Kunden logger inn på kunde.buildex.no og ser en egen, forenklet portal.

Dashboard for kunden

• •Enheter med adresse, overtakelsesdato, rolle og prosjektfase
• •Fase-labels: Planlegging → Bygging → Innspurt → Etter overtakelse → Reklamasjonsperiode (5 år)
• •Antall åpne saker og reklamasjonsstatus
• •Banner når 5-årsfristen nærmer seg utløp

Tilvalg

Kunden velger tilvalg i showroomet for sin bolig, legger i handlekurv og bestiller innen fristen.

Mine saker og reklamasjoner

Kundens egne meldingstråder, og registrering av reklamasjon med tekster etter bustadoppføringslova eller NS 8407. Status og tidslinje er synlig.

Mangelpunkter, protokoller, dokumenter og FDV

Mangelpunkter fra forhåndsbefaring (lese og kommentere), protokoller som signeres fra mobil eller PC, dokumenter delt med kunden og FDV for kundens egen enhet.

Nyheter og meldinger

Prosjektnyheter fra entreprenøren og systemvarsler samlet på ett sted.

Tips

• •Når en kunde sier «jeg ser ikke X», sjekk om de er primær, medeier eller gjest — gjester ser mindre

46. Lager — verktøy- og maskinregister

Krever Buildex plattform og rolle admin eller lageransvarlig.

46.1 Dashboard (`/lager`)

Stats-kort: Aktive utlån, Ledig på lager, Service forfalt, Åpne feilrapporter. Lister: Forventet retur, Service forfaller, Åpne arbeidsordrer.

46.2 Register (`/lager/register`)

• •Hierarkisk kategoritre i venstre sidefelt
• •Statusfilter: tilgjengelig / reservert / på prosjekt / service / reparasjon / pensjonert / mistet / leid ut
• •Søk på navn, internnummer, serienummer eller modell
• •Internnummer: MAS- for maskiner, VKT- for verktøy
• •Personlig utstyr merkes «Personlig» med eiernavn
• •Legg til utstyr med kategori-tre, eller importer fra Excel eller SmartDok (sett opp kategoriene først)

46.3 Utstyrsdetalj — 7 faner

1. Detaljer — kategori, eier, kvittering, serviceintervaller
2. Dokumenter — CE-erklæring, brukermanual, sertifikater. Sertifikater varsles før utløp
3. Service — historikk og «Registrer service utført»
4. Bookings — historikk og kommende bookinger
5. Feilrapporter
6. Arbeidsordrer
7. Historikk — aktivitetslogg

46.4 Booking-kalender (`/lager/bookings`)

Liste (utstyr, periode, status, dagspris, sum, filter på status og kategori) eller kalender med maskiner som rader og fire zoomnivåer fra én uke til tre måneder. Fremdriftsplan-tildelinger vises som stripet overlegg under bookingen. Klikk en booking for å knytte til prosjekt eller endringsmelding, bytte status eller registrere retur. Konflikter varsles, men tillates med begrunnelse; innleid utstyr hopper over konfliktsjekken.

46.5 Service (`/lager/service`)

Forfalte og nært forfalte poster (Alle / Forfalt / Nær forfall) med fremdriftslinje, «Registrer utført» (dato, driftstimer/km, beskrivelse, kostnad) og «Opprett arbeidsordre». Beregnes mot faktiske driftstimer, kilometer eller kalenderdager.

46.6 Feilrapporter (`/lager/feilrapport`)

Innmeldinger fra felt med alvorlighet (lav / medium / høy / kritisk), bilder og status. Kritiske sendes som push til lageransvarlig umiddelbart. Rapporter slettes ikke — kun status oppdateres.

46.7 Arbeidsordrer (`/lager/arbeidsordrer`)

Liste eller kanban med kolonnene Åpen / I arbeid / Fullført / Kansellert. Dra mellom kolonner for å endre status. Prioritet: Urgent / High / Medium / Low.

46.8 Rapporter (`/lager/rapporter`)

Månedsrapporter per prosjekt eller per utstyr, valgt måned og år, med subtotaler og totaler (eks. mva, mva, inkl. mva). CSV-eksport og PDF (lagres i dokumentsenteret).

46.9 Innstillinger

• •Kategorier — hierarkisk tre; typen maskin/verktøy styrer prefiks. Masterkategorier er skrivebeskyttet
• •Egenskaper — egendefinerte felt på utstyr
• •Serviceintervaller — kategorimaler og utstyrsmaler, med utløsertype driftstimer, kilometer eller måneder og varslingsterskel (standard 90 %)

Tips

• •Sletting kalles arkivering — utstyret beholder historikk og kategori
• •Varsler om forfalt retur, service og utløpende sertifikater går automatisk
• •Månedsrapporten kjøres manuelt når du trenger den

47. Timeregistrering — for ansatte

Bemanning → Timeregistrering er den ansattes egen side: «Før dine egne timer og send uka til godkjenning.» Krever Buildex plattform (full lisens). Det samme finnes i mobilappen, der føring i felt fungerer uten dekning og sendes når nettet er tilbake.

Ukesmatrisen

• •Én uke om gangen: prosjektene som rader, dagene som kolonner, «+ Prosjekt» legger til en rad, sum per dag og per uke
• •Toppfeltet viser registrerte timer, turnusen din og ukas måltimer, samt «+X planlagt» (forslag fra planen) og «+X OT» (overtid)
• •Godkjent ferie og fravær vises som merke under datoen
• •Klikk en dag for å føre: prosjekt, underprosjekt, post (NS 3453), lønnsart (ordinær / overtid / fravær), fra–til med pause, timefordeling, kjøring, maskiner, tillegg og kommentar til godkjenner
• •Maskintimer velges fra bedriftens utstyrsregister, fakturerbar eller ikke
• •Kjøregodtgjørelse føres som lønnsart med kilometer (kr/km eller fast kr/dag). Automatisk kjørerute fra adresse til prosjekt finnes bare i mobilappen
• •Overtidssplitt: fører du flere timer enn turnusens mål for dagen, foreslår systemet automatisk å dele i ordinær tid og overtidstillegg («Del på poster / legg til overtid»). Du velger selv lønnsart og sats — Buildex velger ikke 50- eller 100 %-sats automatisk

Forslag fra planen

Er du bundet til en aktivitet i fremdriftsplanen (via lag og bemanning), foreslår systemet timer for dagene som har vært. Forslag vises stiplet og telles ikke før du trykker «Godkjenn dagens/tidligere timer».

Send inn uka

«Send uke N til godkjenning» sender hele uka til leder. Statuser per dag: Kladd, Forslag, Bekreftet, Sendt, Bas OK (første nivå), Godkjent, Avvist. Avviste timer går tilbake til deg med kommentaren i push-varselet; rett og send inn igjen.

Tips

• •Lønnsperioden låses noen dager etter periodeslutt (bedriften bestemmer hvor mange). Får du «Lønnsperioden for denne datoen er låst», må administrator låse opp for deg midlertidig
• •Bedriften kan også begrense hvor mange dager tilbake du kan føre
• •Jobber du for flere hovedbedrifter som har slått på timeføring for deg, velger du bedrift øverst

48. Timeregistrering — godkjenning, rapporter og oppsett

Bemanning → Timegodkjenning er lederens flate, med fanene Dashboard (admin), Godkjenning, Samlevisning og Rapporter (admin). Godkjenning gjøres på web; mobilappen brukes til føring.

Dashboard

KPI-kort: «Venter på godkjenning», «Mangler innsending uke N», «Godkjent denne måneden», «Aktive ansatte» og — når lønnssynk er slått på — «Timesynk til lønn». Lister over eldste ventende godkjenninger og hvem som mangler innsending.

Godkjenning

• •Per ansatt og uke: ansattvelger (prikk = venter), ukepiler og «Neste uattestert →»
• •«Godkjenn hele uka», eller hake per dag og prosjekt; kryss = «Send tilbake» med obligatorisk kommentar (vises i push-varselet til den ansatte)
• •Timer på prosjekter du ikke har rolle på vises anonymisert som «Andre prosjekter»
• •Tonivås godkjenning: bedriften kan kreve to godkjenninger — først bas (status «Bas OK»), deretter prosjektleder/anleggsleder eller lønn
• •Celler som er sendt til lønn viser «Sendt til lønn», «Lønnssynk feilet» eller «Usikker – sjekk Tripletex»

Samlevisning

Alle ansatte × uke: prosjektfilter, «Vis alle» / «Skjul tomme», «Godkjenn alle N», «Etterspør N» (påminnelse til dem som ikke har sendt inn) og godkjenning per rad eller celle.

Rapporter

Timelisterapport som PDF: velg periode (følger lønnsperioden), prosjekt (alle eller ett) og hvem (egne ansatte, én person eller én UE-bedrift). Rapporten lastes ned. Det finnes ingen generell fileksport til lønn — timene går via API til Tripletex.

Prosjektnivå

Under prosjektet → Timeregistrering ser prosjektledelsen ukesmatrisen for prosjektet (ansatte × dager). Under Økonomi → Timer ligger den flate timelista med selvkost.

Oppsett (Innstillinger → Timeregistrering)

• •Turnus: 5-2, 4-3, 2-1, 3-1, 4-2, skift, deltid eller egen rotasjon (opptil 8 uker) med ankerdato (mandag i uke 1), standard start/slutt/pause. Turnusen gir måltimer per dag og styrer overtidssplitten. Ansatte knyttes til turnus i brukerens detaljmodal under Innstillinger → Brukere (også for UE-ansatte)
• •Lønnsarter: grupper for ordinær, overtid, fravær, tillegg og kjøregodtgjørelse, med kode, navn, prosent over eller sats, kobling til økonomisystemet (én-til-én mot Tripletex) og standardvalg. Overtid føres etter tilleggsmodellen: ordinær tid for alle timene pluss et tillegg for overtidstimene
• •Kostsatser (admin): intern kostsats per ansatt med bedriftsstandard som fallback — brukes til påløpt lønn i prosjektøkonomien
• •Innstillinger: lønnsperiode (fra/til dag), hvor mange dager tilbake ansatte kan føre, hvor mange dager etter periodeslutt timene låses (gjelder føring, redigering og godkjenning), «Lås opp frister for ansatte (midlertidig)» for valgte ansatte i et antall timer med automatisk gjenlåsing, godkjenningsflyt (tonivå, anonymisering), påminnelser og regler (overtid uten godkjenning, eksplisitt pause, maskin obligatorisk for maskinførere, kommentar/NS-konto/underprosjekt obligatorisk, én kjøring per dag)

Til lønn

Godkjente timer sendes til Tripletex Lønn med lønnsart og satsen som ligger på den ansatte i Tripletex — Buildex lagrer aldri en sats selv. Sending skjer i nattjobben kl. 04.00 eller med «Synk timer nå» under Innstillinger → Integrasjoner. Synkmodus av / test / på, og per ansatt. Status per linje: venter, sendes, sendt, feil eller «usikker» (svaret fra Tripletex var tvetydig — reprøves aldri automatisk, for å unngå dobbeltføring; sjekk manuelt). PowerOffice Go og Visma Net/Business NXT er i beta.

Underentreprenører

En UE-bedrift kan føre timer på et prosjekt når dere har krysset av «Kan føre timer på prosjektet» under prosjektets underentreprenører. Timene lagres hos dere og godkjennes av dere — UE-admin godkjenner ikke egne ansattes timer i Buildex. I rapporten velger dere «Velg bedrift (UE)» for å få timelista per UE.

Tips

• •Avvisningskommentaren når den ansatte som push-varsel — skriv den slik at den kan rettes uten oppfølgingsspørsmål
• •«Usikker – sjekk Tripletex» betyr at Buildex ikke vet om linjen kom fram. Sjekk i Tripletex før du sender igjen
• •Sett kostsatser før første måned med timer, ellers står påløpt lønn som null i prosjektøkonomien

49. Bemanning

Bemanning i venstre sidefelt er ressursplanlegging på bedriftsnivå, på tvers av prosjekter. Krever Buildex plattform. Alle ser, administrator disponerer.

Ressursplanlegging

• •Matrise: ansatte som rader, uker (eller dager/måneder) som kolonner. Belastningen hentes fra lag-tildelingene i prosjektenes fremdriftsplaner
• •To lag oppå hverandre: ønsket belastning fra prosjektene (stiplet) og låst bemanning som administrator har disponert (heltrukket). Avviket mellom dem er poenget med visningen
• •«Disponer» låser all ønsket belastning i ett grep, låser manuelt med bekreftelse ved overbooking, eller låser opp igjen. Du kan også klikke direkte i en celle
• •Belegg mot turnus: deltid skaleres riktig; mangler noen turnus, står det «mangler turnus», ikke null
• •Ferie reduserer kapasiteten og vises i matrisen
• •«Faktisk» legger faktiske timer fra timeregistreringen oppå det planlagte — fremtidige uker vises som tomme
• •Hvem inngår: velg egne ansatte og UE-ansatte i «Innstillinger for ansatte»
• •Eksport: PDF med fargelagt beleggskart (A4 til A0) eller Excel med totaler. Eksporten følger visningen du har på skjermen

Ferie og fravær

Ansatte søker om ferie, avspasering, permisjon og annet fravær; administrator godkjenner eller avslår (Venter / Godkjent / Avslått). Godkjent fravær reduserer kapasiteten og vises i den ansattes ukesmatrise.

Behov og prognose

Kapasitet mot behov per måned, med pipeline-behov fra tilbudsprosjekter og scenarioet «hva om vi vinner».

Tips

• •Bind faktiske ansatte til rolle-slottene i laget (prosjekt → Lag). Da får personen navnet sitt på aktiviteten og automatiske timeforslag
• •Prosjektgruppert visning er laget for bemanningsmøtet: alle prosjekter under hverandre med sitt behov

50. Intranett og personalhåndbok

Intranettet er bedriftens interne kanal i samme app som alt annet. Krever Buildex plattform. Menyen har Feed · Meldinger · Ansatte · Årshjul · Personalhåndbok (+ Admin for intranett-administratorer). Underentreprenører og byggherre ser bare Feed og Meldinger.

Feed og kanaler

• •Kanaler grupperes på kategori. Målgruppe: hele bedriften, et prosjekt (valgfritt med underentreprenørene) eller et egendefinert utvalg. Bedrifts- og prosjektkanaler opprettes av administrator; egendefinerte kan alle lage. En kanal kan settes til «kun admin kan poste»
• •Innlegg med tekst og bilder, kommentarer og @-omtaler som varsler dem det gjelder
• •Rapportering — brukere kan rapportere innlegg; administrator behandler dem under Admin → Rapporterte innlegg («Avvis» / «Slett innhold»)

Meldinger

Direktemeldinger mellom ansatte, innenfor bedriften.

Ansatte

Ansattlista med bilde, navn og stilling, med direkte oppringing og e-post.

Årshjul

Hendelser gjennom året med kategori, tid, sted og gjentakelse, og påminnelser som sendes automatisk.

Personalhåndbok

Personalhåndboken og arbeidsreglementet importeres fra PDF (Innstillinger → Import → Importer dokumenter) eller skrives i Buildex under Innstillinger → Personal → Personalhåndbok. Ansatte søker i den i appen og på web («Søk i håndboken, f.eks. «overtid», «sykt barn», «verneutstyr»») med innholdsfortegnelse. Søket er fulltekstsøk, ingen AI.

Tips

• •Legg vedlikeholdsrutinene i årshjulet: kompetanseoversikt månedlig, SDS-gjennomgang, internkontroll-revisjon og beredskapsøvelse årlig

51. Ledelsessystem (SAK10)

Ledelsessystemet er bedriftens styringssystem etter SAK10 — faser, støtteprosesser, rutiner og prosedyrer — koblet til prosjektene der arbeidet skjer. Settes opp under Innstillinger → Ledelsessystem → Faser og rutiner (bedriftsadmin redigerer, andre leser). Krever Buildex plattform, og er bare synlig for hovedbedriften.

Fem faner

• •Faser — hovedprosessene med underaktiviteter, i samme rekkefølge som fasepilen på prosjektoversikten
• •Støtteprosesser — prosessene som går på tvers av fasene
• •Rutiner — kjernen: hva som skal sikres og hvem som har ansvaret
• •Prosedyrer — arbeidsinstruksene (kapittel 31)
• •Versjoner — låste versjoner med dato og hvem

Alle bedrifter starter med et nøytralt standardsett som tilpasses fritt.

Rutinene

Hver rutine har hovedprosess, underaktivitet, støtteprosess, SAK10-funksjon(er) (SØK, PRO, UTF, KTR — tom betyr at rutinen ikke vises på prosjekt), tittel, formål (hvorfor), beskrivelse (hva), ansvarlig rolle (hvem), utførende (bedriftens egen stillingstittel), fase og kategori. Ja/nei-porten «Inngår i SAK10 § 10-1» velger mellom SAK10-kategoriene og bedriftens øvrige styringssystem.

Levende koblinger

Det som skiller Buildex fra en perm i hylla: - Buildex-funksjoner — status- og statistikkleverandører fra systemet (kontrollplan, avvik, RUH, observasjoner, SJA, vernerunde, møter, risiko, fremdrift, endringer, timer, påsekontroll, FDV m.fl.). En rutine koblet til en funksjon henter status og tall automatisk fra alle prosjekter - Sjekkliste, kontrollpunkt og prosedyre fra bedriftsbibliotekene — koblinger satt på bedriftsnivå arves skrivebeskyttet til prosjektene, som kan legge til egne - På prosjektet kobles i tillegg konkrete instanser: en bestemt sjekkliste, et kontrollpunkt, en oppgave eller et dokument

Uten kobling spores ikke rutinen automatisk på prosjekt. Er statusprikken rød, mangler det bevis et sted, og du ser hvor.

Versjonslåsing

Lås versjon lager en godkjent versjon (mindre revisjon eller «Større revisjon (ny hovedversjon)»). Statuslinjen viser «Godkjent v X» eller «Endret etter v X → utkast v Y». Prosjektene forholder seg til den godkjente versjonen.

På prosjektet

Fasepilen på prosjektoversikten viser fasene; klikk en fase for rutinene som gjelder prosjektets SAK10-funksjoner, med tall og status per underaktivitet. Prosedyrer kopieres til prosjektet fra HMS / KS → Prosedyrer.

Rapporter

Hver rutine og prosedyre kan eksporteres som PDF. Rapporten «Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner» etter SAK10 § 10-1 og § 10-2 genereres per prosjekt (kapittel 52).

Tips

• •Ikke prøv å bli ferdig på én gang. Sett opp strukturen og de viktigste rutinene, og bygg videre etter hvert som rapportene viser hva som mangler
• •Lås en versjon når systemet er klart — prosjektene forholder seg til den godkjente versjonen, ikke utkastet

52. Rapporter og planlagt utsending

Rapportgeneratoren finnes under Prosjekt → Innstillinger → Rapporter og som «Rapporter»-knapp på prosjektoversikten. Krever Buildex plattform, hovedbedrift og nivå 1–3. Alle rapporter lagres som PDF i prosjektmappa.

Rapporttypene

• •Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner — etter SAK10 § 10-1 og § 10-2, gruppert på SAK10-kategori (a–d) eller fase/delfase, filtrert på tiltaksklasse 1/2/3 og foretakets funksjon. Hovedtallet er «Dokumenterte rutiner: X av Y» — en rutine teller som dokumentert når formål, ansvarlig, fase og minst ett bevis er på plass. Lista «Rutiner uten kobling» viser hva som mangler
• •Månedsrapport til byggherre — beløp inkl. mva, arkiveres i byggherremappa
• •Statusrapport til ledelsen — beløp eks. mva, pluss UE-kostnad, netto endringsmargin og kravrisiko. Krever nivå 1–2
• •Periodisk kvalitetsrapport — måned eller kvartal: åpningsbalanse, bevegelse og utgående balanse for kontrollplan, KS-avvik, observasjoner, KS-risiko, sjekklister og reklamasjoner, med trend mot forrige periode
• •Periodisk HMS-rapport — RUH med frekvens og trend, HMS-avvik, observasjoner, vernerunder, SJA, HMS-risiko og påsekontroll (aggregert, uten sensitive vedlegg)
• •Byggedagbok — periodeutdrag (se kapittel 40)
• •Porteføljerapport — merket «Kommer»

Månedsrapport og statusrapport har sammendrag med fremdrift, økonomi, HMS og KS, endringer og risiko. Finnes en faktureringsplan, hentes justert kontraktssum, opptjent, innestående og fakturert derfra.

Planlagt utsending

• •Ny plan — frekvens Månedlig, Hver 4. uke eller Ukentlig, med dag og klokkeslett (norsk tid). Perioden er alltid forrige hele måned
• •Mottakere — prosjektmedlemmer, «Byggherrens medlemmer på prosjektet» og eksterne e-postadresser
• •Innhold — seksjoner per rapporttype (fremdrift, økonomi, endringer mot byggherre, HMS/KS-sammendrag, risiko), «Vis lister (åpne/forfalte punkter)», «Legg ved PDF i e-posten» (ellers lenke; over 25 MB alltid lenke) og en fast kommentar
• •Status per utsending: Sendt / Feilet / Hoppet over / Ikke sendt ennå. Planer for intern statusrapport krever nivå 1–2

Tips

• •Trend vises ikke når det ikke finnes sammenligningsgrunnlag — første periode har ingen trend
• •Timelisterapport ligger under Timeregistrering → Rapporter (kapittel 48), og Innsikt eksporterer CSV (kapittel 7)

53. Innstillinger — prosjekt

Prosjektets Innstillinger har fanene Generelt · Medlemmer · Malbibliotek · Rapporter.

Funksjoner

• •Generelt — prosjektnummer, adresse, gnr/bnr, byggherre, kontraktstype, budsjett, datoer, tiltaksklasse, kontraktsstandard (styrer frister og innestående). Prosjektnavnet er skrivebeskyttet
• •Medlemmer — legg til og fjern hovedbedriftens medlemmer og tildel prosjektroller (prosjektleder, anleggsleder, HMS-ansvarlig, kvalitetsleder, tilbudsansvarlig, prosjektdirektør). Rolleeditoren viser tilgangsklassene K2 Prosjektleder, K3 Teamleder og K4 Fagarbeider
• •Malbibliotek — hvilke sjekklistemaler som er tilgjengelige på prosjektet, og hvilke som deles med underentreprenørene
• •Rapporter — rapportgeneratoren og planlagt utsending (kapittel 52)
• •Arkiver prosjekt — prosjekter slettes ikke, de arkiveres

Underentreprenører og byggherre administreres under Byggeplass (kapittel 43). Plantegninger for «Plasser på tegning» tildeles automatisk fra tegningsregisteret.

Tips

• •Prosjektnavn kan ikke endres etter opprettelse (mappestrukturen). Prosjektnummer kan endres av administrator; mappene omdøpes

54. Innstillinger — bedrift og personal

Innstillingsmenyen er delt i grupper. Hva du ser avhenger av rolle og lisens.

Min profil

Oppdater profil (navn, telefon, stilling, profilbilde, egne kompetansebevis, «Sjekk inn på prosjekt»), Varsler (hvilke varsler du får på e-post og push), Bytt passord, Dashboard (dine KPI-kort) og Sikkerhet (kapittel 55).

Bedrift (admin)

• •Bedrifter — organisasjonsnummer, adresse, fakturainformasjon og tilknyttede UE-bedrifter
• •Logo — brukes på tilbud, rapporter, protokoller, riggplaner, planeksport og HMS-tavlemateriell
• •Mappestruktur — bedriftens standardstruktur for nye prosjekter
• •Dokumentsenter — bedriftens eget filområde, atskilt fra prosjektene, med ansattdokumenter og kompetansebevis i mapper per ansatt. Kun administratorer i hovedbedriften
• •Fagliste (kapittel 56)
• •Avdelinger — settes på brukere, prosjekter og sjekklistemaler; brukes som filter i bemanning, prosjektlista og Innsikt
• •Tilgangsnivåer — hva rollegruppene prosjektleder, teamleder, fagarbeider og underentreprenør kan (kapittel 65)
• •Dashboard-standard — bedriftens standardoppsett av KPI-kort
• •Prosjekter — kobling mellom Buildex-prosjekter og prosjekter i økonomisystemet (Tripletex)

Personal (admin)

• •Brukere — inviter nye, sett tilgangsnivå, avdeling og tittel. Detaljmodalen har fanene profil, kompetansebevis, kontakt (pårørende) og onboarding (arbeidskontrakt og dokumenter), og seksjonen Bemanning (turnus, om personen inngår i bemanningsplanleggingen, kobling til ansattregisteret for lønn). Bedriftsfilteret viser også UE-bedriftenes brukere — skrivebeskyttet, men dere kan sette turnus og bemanning og føre kompetansebevis på dem
• •Kompetanseoversikt — alle ansatte mot alle bevistyper med utløpsmarkering; ansatt og admin varsles før et bevis utløper (standard 60 dager)
• •On-/offboarding — arbeidskontrakt og dokumenter ved ansettelse og avslutning
• •Personalhåndbok (kapittel 50)
• •Titler — bedriftens stillingstitler; brukes i «Utførende» på rutiner og prosedyrer
• •Timeregistrering (kapittel 48)

Prosjektstyring, HMS / KS, Import, Ferdigstillelse, Stoffkartotek, Kundeportal

Malene og bibliotekene — se kapittel 57–59.

Økonomi (admin, plattform)

• •Kalkulasjon — prisbase og kalkylemaler (kapittel 10)
• •Kontohåndtering — regnskapskonto → NS 3453 / NS 3451, med NS 4102 som utgangspunkt («Seed fra NS 4102», «Suppler fra NS 4102»), og valg av avregningsmetode. Kostnader på konti uten kobling havner i «ikke plassert»
• •UE-tilbud — dokumentkrav, e-postmaler og leverandørhistorikk (kapittel 17)

Integrasjoner

Tripletex, PowerOffice, Visma Net, HMSREG, Outlook, API-nøkler og Aktivitetslogg (kapittel 60–63).

Tips

• •Ha minst to bedriftsadministratorer
• •Prosjektledere kan invitere ansatte til egen bedrift fra prosjektflytene, men ikke gi administratorrettigheter

55. Innstillinger — sikkerhet (2FA)

Under Innstillinger → Min profil → Sikkerhet aktiverer du tofaktor (MFA) med autentikatorapp — Google Authenticator, 1Password, Bitwarden og Authy fungerer alle. Kontoer med tofaktor må oppgi engangskode ved innlogging; plattformens administratorkontoer må bruke tofaktor. Passord byttes under Min profil → Bytt passord.

Anbefaling

Aktiver tofaktor før dere inviterer andre. Som administrator har du tilgang til lønnsdokumentasjon, økonomital og personopplysninger.

56. Innstillinger — fag

Tilpasningsbar fagliste under Innstillinger → Bedrift → Fagliste.

Funksjoner

• •11 standardfag — Tømrer, Mur, Betong, Elektro, Rør, Ventilasjon, Maler, Gulvlegger, Taktekker, Riving, Anleggsgartner
• •Egne fag — bedriftsspesifikke (Stillas, Solenergi, Geoteknikk) får automatisk fargekode
• •Aktivere / skjule — påvirker bare nye nedtrekkslister, ikke eksisterende registreringer
• •Slette — kun egne fag; standardfagene er permanente, men kan skjules
• •Brukes i hele systemet — oppgaver, UE, vernerunde, KS-avvik, planer, lag-slots, UE-tilbud og timeregistrering

Tips

• •Mobilappen synkroniserer faglisten automatisk
• •Fagfargene brukes konsekvent i Gantt, ressursvisning og avvikslister

57. Innstillinger — lag-maler

Bedriftens lag-bibliotek under Innstillinger → Prosjektstyring → Lag-maler.

Funksjoner

• •Opprett mal — navn, farge, slots (personell med fag eller maskin med utstyr)
• •Rediger / slett — påvirker ikke eksisterende prosjektlag (kopi ved import)
• •Importer til prosjekt — Prosjekt → Lag → «Velg fra mal»

Tips

• •Slot-typene er låste — personell kan ikke peke på maskin og omvendt

58. Innstillinger — stoffkartotek-bibliotek

Bedriftens sentrale kjemikaliebibliotek under Innstillinger → Stoffkartotek. Krever Byggeplass Max eller plattform.

Funksjoner

• •Alle leser, kun admin skriver
• •SDS-versjonering — last opp PDF eller hent via NOBB/AI. Varsel når SDS er eldre enn 2 år
• •GHS-klassifisering som piktogrammer
• •Bruk i prosjekt — «Importer fra bibliotek» lager øyeblikksbilder på prosjektet. Endringer i biblioteket påvirker ikke importerte produkter
• •Lagre tilbake — admin kopierer et prosjektprodukt til biblioteket

Tips

• •Gå gjennom SDS eldre enn to år månedlig

59. Innstillinger — maler og import

Prosjektstyring

• •Oppgaveregler — regler som oppretter standardoppgaver når et fag legges til på et prosjekt. Den mest undervurderte funksjonen i oppsettet
• •Møtemaler — møtetyper med seksjoner og referansepaneler, nummerering, hvem som ser serien (byggherre, UE per fag) og om referatet krever signering
• •Lag-maler (kapittel 57)

HMS / KS

• •HMS-maler — HMS-plan, internkontroll, lovkrav, beredskapsplan, varselplan og plan for samordning. Nye bedrifter seedes med en rik standardmal; «Sett inn standardmal» henter den inn på nytt
• •Sjekklister — bedriftens sjekklistemaler med malbygger (elementtyper og trafikklysvarianter)
• •PSI-maler — standardmalen «Standard PSI, Bygg og rehabilitering» på fem språk
• •Kontrollplan og Risikovurdering — bedriftsbibliotekene prosjektene henter fra («Hent fra bedriftsbibliotek» synker på plass uten å ødelegge prosjektets arbeid)
• •Dokumentmaler — øvrige dokumentmaler

Import

Importer dokumenter — dra inn mange PDF-er fra systemet dere forlater: HMS-dokumenter, prosedyrer og personalhåndbok blir redigerbare dokumenter i Buildex.

Systematisk Ferdigstillelse

Systemmaler — systemhierarkier per bygningstype med TFM-koder og fagdisiplin (kapittel 33).

Kundeportal

• •Tilvalg-bibliotek og Tilvalg-maler — produkter (NOBB-import), pakker og showroom-maler per rom
• •Protokoll-maler — 16 mastermaler: forhåndsbefaring, overtakelse, ettårsbefaring og reklamasjonsbefaring × bolig-leilighet, bolig-småhus, fellesarealer og næring
• •FDV-mal — FDV-struktur etter NS 3451 og om godkjenning av dokumenter er på

Slik virker «hent fra bedriftsbibliotek» på et pågående prosjekt

Tips

• •Bruk en dag på malene før første prosjekt — alternativet er en runde per prosjekt hver gang noe endres

60. Regnskapsintegrasjon — Tripletex, PowerOffice Go og Visma

Under Innstillinger → Integrasjoner (bedriftsadmin). Krever Buildex plattform. Ett økonomisystem om gangen.

Tripletex (i drift)

1. I Tripletex: generer en API-nøkkel under Selskap → API-nøkler
2. I Buildex: Integrasjoner → Tripletex — lim inn nøkkelen, velg miljø (produksjon eller sandbox), Test tilkobling og Koble til. Nøkkelen krypteres i databasen
3. Koble bedriftens prosjekter mot Tripletex-prosjektene under Bedrift → Prosjekter (underprosjekter importeres)
4. Synk nå kjører manuelt; nattjobben går kl. 04.00

Inn hver natt: ansatte (uten gateadresse), lønnsarter, prosjekter og underprosjekter, og påløpte kostnader per prosjekt — vises i prosjektøkonomien som påløpt per NS 3453-konto via kontohåndteringen. Leverandørfakturaer åpnes med bilag fra Buildex. Buildex-egne felt (turnus, kostsats) røres ikke.

Ut: godkjente timer til Tripletex Lønn som lønnstransaksjoner, med lønnsart koblet én-til-én og satsen fra den ansattes timelønn i Tripletex. Styres med AV / TEST / PÅ («TEST — synker kun valgte ansatte») og «Synk timer nå». Feiler en overføring på en måte der utfallet er usikkert, stopper den og merkes «usikker» for manuell kontroll — aldri automatisk reprøving. Fakturagrunnlag sendes som fakturautkast eller faktura (kapittel 14).

Aktivitetslogg viser synk-kjøringene, nattlige og manuelle, med OK/feil per steg og antall lest og lagret.

PowerOffice Go og Visma Net / Business NXT (beta)

Samme kjerne — prosjekter og kostnader inn, timer til lønn ut — med egne sider under Integrasjoner. Visma har egen prosjektkobling under Visma-prosjekter, og nattlig synk. Fakturautkast går foreløpig bare til Tripletex. Ta kontakt før dere setter en hel bedrift på PowerOffice eller Visma.

Tips

• •Sett opp Kontohåndtering før første synk, ellers havner kostnadene i «ikke plassert»
• •Nye synkfeil varsles til prosjektleder på prosjektet og administratorer som har slått på varselet

61. HMSREG

Under Innstillinger → Integrasjoner → HMSREG (bedriftsadmin i hovedbedrift). Krever Byggeplass Max eller plattform.

Slik virker det

1. Få HMSREG-prosjektnummeret fra byggherren
2. Koble nytt prosjekt — velg Buildex-prosjektet og legg inn nummeret
3. Deretter sendes hver inn- og utpassering fra QR-plakaten, appen og web automatisk til byggherrens HMSREG-prosjekt, med navn, fødselsdato, arbeidsgiver med organisasjonsnummer, HMS-kortnummer og tidspunkt. Køen tømmes hvert femte minutt
4. Registreringer uten HMS-kortnummer (venter på kort, besøkende) overføres ikke, siden HMSREG krever kort
5. «Koble prosjektet fra HMSREG» stopper overføringen

Selve API-tilgangen mot HMSREG forvaltes av Buildex; dere legger bare inn prosjektnummeret.

Tips

• •Siden er merket «Live — under testing»: nummeret verifiseres ikke automatisk mot HMSREG, så kontroller at koblingen vises riktig hos byggherren første dag
• •HMSREG-koblingen erstatter dobbeltregistrering — arbeiderne registrerer seg bare i Buildex

62. Outlook-tillegget

Tillegget «Send til Buildex» arkiverer en åpen e-post rett i valgt prosjekt- eller bedriftsmappe fra Outlook. Tilgjengelig for alle innloggede med dokumentsenter, under Innstillinger → Integrasjoner → Outlook.

Hva det gjør

• •Velg prosjekt og mappe, med favorittmapper (stjerne)
• •Lagre e-posten som .eml, e-post + vedlegg som egne filer, eller kun vedleggene (vedlegg kan gå til en annen mappe)
• •E-posten får en grønn Outlook-kategori «Buildex · prosjektnummer navn», så du ser hva som er arkivert
• •Filene lagres i Norge (dokumentsenteret)

Installasjon

• •Selv: «Last ned manifest-fil», så i Outlook på web: Hent tillegg → Mine tillegg → Egendefinerte tillegg → Legg til fra fil
• •For hele bedriften: Microsoft 365 Admin Center → Innstillinger → Integrerte apper → Last opp egendefinerte apper
• •Ved ny versjon av tillegget må manifestet lastes opp på nytt

Tips

• •Å dra en e-post direkte fra Outlook inn i nettleseren er ikke teknisk mulig — det er en begrensning i Outlook. Lagre som .eml/.msg først, eller bruk tillegget

63. API-nøkler

Under Innstillinger → Integrasjoner → API-nøkler (bedriftsadmin, plattform) kan bedriften lage nøkler til Buildex' API for egne integrasjoner. API-et er i dag tilgjengelig for design-partnere, uten SLA — ikke et offentlig API.

Funksjoner

• •Ny nøkkel med navn, rettigheter (scopes) og utløp; hemmeligheten vises én gang. Nøkler kan roteres og trekkes tilbake, og utløpte nøkler ryddes automatisk
• •Lesetilgang til prosjekter, økonomi, oppgaver, timer (aggregert eller detaljert), planer, HMS (aggregert og avvik), endringer, dagbok, dokumenter og Tripletex-kobling
• •Begrenset skrivetilgang til navngitte kommandoer (oppgaver, dokumenter, dagbok, Tripletex-prosjektkobling) — aldri sletting, godkjenning eller sending
• •Hvert scope har et minste tilgangsnivå, og nøkkelen gir aldri mer enn personen som laget den
• •OpenAPI-beskrivelse hentes med nøkkelen

Tips

• •Gi nøkkelen bare de rettighetene integrasjonen trenger, og sett utløp

64. Mobilapp

Buildex-appen for iOS og Android er bygd for felt. Logg inn med samme e-post og passord som på web; passordet fra nettleseren tilbys automatisk.

Native skjermer

• •RUH, observasjoner og avvik — bilde, kategori, kort beskrivelse, send. Under ti sekunder
• •Sjekklister, vernerunde, SJA og fuktlogg — trafikklys per punkt, bilder med merking (penn, sky, firkant, tekst — brennes inn), signering med fingeren
• •Kontrollplan, risikovurdering, HMS-plan og lovkrav — lesing fra lokal kopi
• •Tegninger med måling, areal og markering, og 3D-modell
• •Timer — ukesmatrise med turnusforslag og innsending (godkjenning gjøres på web)
• •Innsjekk og utsjekk, PSI, stoffkartotek og HMS-tavle i bunnmenyen
• •Oppgaver, møtereferat, riggplan, utstyr, protokoller, ferdigstillelse, fotoalbum (kameraikonet øverst på prosjektsiden) og intranett
• •Push-varsler for tildelinger, frister og møter

Økonomi, planer, dokumenter, byggeplassoversikten og kunder åpnes som innebygde websider i appen — samme data, samme innlogging.

Uten dekning

RUH, observasjoner, bilder, mangelpunkter, innsjekk og utsjekk, sjekklistepunkter med bilder og timeuka lagres på telefonen og sendes når nettet er tilbake. Kontrollplan, risikovurdering, HMS-plan og lovkrav vises fra lokal kopi; tegninger lastes ned på forhånd. Innlogging, opprettelse av nye vernerunder, SJA og sjekklister, og 3D-modellen krever nett.

Tips

• •Oransje synk-indikator i bunnen betyr data som venter på å bli sendt — sjekk den før du forlater plassen, særlig etter en vernerunde
• •Innsjekk-påminnelsen slås på under Innstillinger i appen
• •Appen kan settes til norsk eller engelsk; PSI finnes i tillegg på polsk, litauisk og rumensk

Distribusjon

• •iOS: App Store (søk «Buildex»)
• •Android: Google Play (søk «Buildex»)

65. Tilgangsnivåer og roller

Systemet bruker seks tilgangsnivåer som styrer hvilke sider, faner og knapper som er synlige:

Hva gruppene prosjektleder, teamleder, fagarbeider og underentreprenør kan, justeres under Innstillinger → Bedrift → Tilgangsnivåer. Byggherrenivået er fast. Rolle og lisens er uavhengige: en funksjon vises når både nivået og lisensen tillater det.

Spesielle roller

• •Lageransvarlig — administrerer Lager uten å være admin
• •Hevet byggherre — byggherrerepresentant som er hevet til intern prosjektleder på ett prosjekt
• •Plattform-admin — Buildex-ansatte med systemadministrasjon på tvers av bedrifter

Hva UE og byggherre IKKE ser

• •Kalkulasjon, kundetilbud, prosjektøkonomi, forpliktelser, interim og UE-tilbud
• •Kontrollplan, risikovurdering, påsekontroll (annet enn egne leveranser), prosedyrer, HMS-dokumenter, ferdigstillelse og aktivitetslogg
• •Byggeplass-fanene PSI, Mannskap, Stoffkartotek, Utstyr og administrasjon av UE/byggherre (UE ser HMS-tavle og fotoalbum; byggherre ser HMS-tavle og delte dagbokinnlegg)
• •Kunder, prosjektinnstillinger, Lager, Bemanning, Innsikt, Oppgavekalender og Kundesaker

Tips

• •Vær tilbakeholden med nivå 2: en prosjektleder ser alle prosjekter i porteføljen, inkludert økonomien. Er det ikke ønskelig, er nivå 3 riktigere
• •Ha minst to bedriftsadministratorer

66. Vanlige spørsmål

Kan jeg endre prosjektnavn etter opprettelse? Nei. Prosjektnavnet er knyttet til mappestrukturen i dokumentsenteret. Prosjektnummeret kan endres av administrator — mappene omdøpes automatisk.

Hva skjer hvis jeg sletter et prosjekt? Prosjekter slettes ikke — de arkiveres. Dataene bevares i 5 år og mer etter norske krav.

Kan UE se 01 Intern-mappen? Nei. UE ser kun 02 Ekstern UE, og bare de underentreprenørmappene og filene som er delt.

En UE-ansatt ser ikke prosjektet. Hvorfor? Tilgang er per person. Å knytte UE-bedriften til prosjektet gir bare kontaktpersonen og bedriftens administratorer tilgang. Legg personen til under Byggeplass → Underentreprenører → Ansatte.

Får UE se hva vi tjener på prosjektet? Nei. UE-admin ser bare endringsmeldinger og kontrakt der egen bedrift er motpart. Kalkyle, faktureringsplan, prosjektøkonomi, interim og UE-tilbud er utilgjengelige.

Hva er forskjellen mellom protokoll og møtereferat? Møtereferat dokumenterer møter mellom entreprenør og UE/byggherre og ligger under Møtereferat. Protokoll er signerte dokumenter mellom entreprenør og sluttkunde og ligger under Kunder → Protokoller.

Jeg endret en mal. Slår det gjennom på pågående prosjekter? Ikke av seg selv. Kontrollplan og risikovurdering hentes fra bedriftsbiblioteket på plass uten at arbeidet går tapt. HMS-dokumentene overskrives helt. PSI, sjekklister og møtemaler importeres på nytt som ny kopi. Se kapittel 59.

Hvorfor stemmer ikke budsjettet med kalkylen? Budsjettet er kalkylens selvkost, ikke salgsprisen. Påslag og dekningsbidrag ligger på inntektssiden. Sjekk også om godkjente endringer er kommet inn i budsjettet.

Hvorfor havnet kostnader i «ikke plassert»? Regnskapskontoen mangler kobling til en NS 3453-konto i Innstillinger → Økonomi → Kontohåndtering. Legg inn koblingen, så fordeles kostnaden ved neste synk.

Overføres timene til lønn? Godkjente timer sendes til Tripletex Lønn med lønnsart og sats fra Tripletex, i nattjobben eller med «Synk timer nå». PowerOffice Go og Visma Net/Business NXT er i beta. Det finnes ingen generell fileksport til andre lønnssystemer.

Regner Buildex ut overtid automatisk? Timer over turnusens måltimer foreslås som overtidstillegg på egen lønnsart. Hvilken sats (50 eller 100 %) og hvilke tillegg som gjelder, velges av den som fører.

Må arbeiderne ha app eller bruker for å sjekke inn? Nei. QR-plakaten åpner en nettside der arbeideren taster HMS-kortnummeret; telefonen husker det. Ansatte med appen sjekker inn der, også uten dekning.

Hva om noen glemmer å sjekke ut? Åpne innsjekk lukkes automatisk kl. 19 norsk tid, med tidsstempel på den dagen personen sjekket inn.

Jeg signerte PSI, men fikk ingen invitasjon. Hvorfor? PSI gir ikke systemtilgang. Signering registrerer personen på mannskapslista og gjør at vedkommende kan sjekke inn. Tilgang til Buildex gis av prosjektledelsen eller UE-ens egen administrator.

Hvorfor havnet et kvalitetsfunn i vernerundeserien? Sjekklista bruker vernerunde-trafikklys i stedet for KS-trafikklys. Bytt elementtype i malen.

Kan jeg redigere en RUH i etterkant? Nei. RUH og observasjoner er skrivebeskyttet etter innsending og kan bare arkiveres.

Hvordan endrer jeg bedriftens fagliste? Innstillinger → Bedrift → Fagliste. Du kan skjule standardfag og legge til egne. Endringer påvirker kun nye nedtrekkslister.

Kan jeg integrere Buildex med andre systemer? Tripletex (i drift), PowerOffice Go og Visma Net/Business NXT (beta), HMSREG, Outlook-tillegget og Boligmappa-eksport er innebygd. Design-partnere kan bruke API-et med egne nøkler. For annet, kontakt support@buildex.no.

Kan flere brukere redigere samme oppgave samtidig? Ja, men siste lagring vinner. Office-filer i dokumentsenteret redigeres derimot i samme økt i sanntid.

Hva skjer hvis jeg arkiverer en UE-bedrift? Eksisterende oppgaver og dokumentasjon bevares. UE-medlemmer mister tilgangen til prosjektet.

Hvordan får jeg tilgang til Lager-modulen? Lager krever Buildex plattform og rolle admin eller lageransvarlig. Kontakt din administrator.

Hvor lagres dataene mine? På Buildex' egne servere hos ServeTheWorld i Oslo — et norskeid, ISO 27001-sertifisert datasenter. Ingen data forlater Norge; det gjelder også filer, tegninger og bilder. Sikkerhetskopi tas hver time til egen backupserver i Oslo, med daglig kryptert kopi av hele maskinen og ukentlig frakoblet kopi.

Kan vi eksportere dataene våre? Ja. Rapporter og lister eksporteres som PDF, CSV og Excel fra modulene, filer lastes ned som ZIP fra dokumentsenteret, og eksponeringsregisteret eksporteres som PDF/CSV. Trenger dere et fullstendig uttrekk, ta kontakt.

Hvordan oppdaterer jeg ved nye Buildex-versjoner? Webversjonen oppdateres automatisk ved neste sidelasting. Mobilappen oppdateres via App Store / Google Play. Nye funksjoner annonseres i nyhetsfeeden øverst på dashboardet og på buildex.no/nyheter.

67. Kontakt og support

• •E-post: support@buildex.no
• •Telefon: se buildex.no/kontakt
• •Hjelp i appen: «Hjelp» nederst i venstre meny — innholdet er tilpasset siden du står på, med lenker til veiledningene
• •Rapporter problem: «Rapporter problem» nederst i sidefeltet går rett til utviklerne
• •Driftsstatus: status.buildex.no, overvåket fra utsiden av vårt eget datasenter — svarer også når Buildex er nede

Buildex-fakta

• •Drift: egne servere hos ServeTheWorld Oslo (norskeid, ISO 27001-sertifisert datasenter); konvertering av IFC og DWG, dokumentredigering og overvåking på egen driftsserver i Oslo
• •Domener: buildex.no (entreprenør), kunde.buildex.no (kundeportal), status.buildex.no (driftsstatus)
• •Mobilapp: iOS App Store og Google Play
• •Lisens: Buildex plattform eller Buildex Byggeplass (Lite / Standard / Max). Underentreprenører bruker Buildex gratis

*Buildex — prosjektstyring for norsk bygg og anlegg. Bygget i Norge, for Norge.*