48.Timeregistrering — godkjenning, rapporter og oppsett

Bemanning → Timegodkjenning er lederens flate, med fanene Dashboard (admin), Godkjenning, Samlevisning og Rapporter (admin). Godkjenning gjøres på web; mobilappen brukes til føring.

Dashboard

KPI-kort: «Venter på godkjenning», «Mangler innsending uke N», «Godkjent denne måneden», «Aktive ansatte» og — når lønnssynk er slått på — «Timesynk til lønn». Lister over eldste ventende godkjenninger og hvem som mangler innsending.

Godkjenning

• •Per ansatt og uke: ansattvelger (prikk = venter), ukepiler og «Neste uattestert →»
• •«Godkjenn hele uka», eller hake per dag og prosjekt; kryss = «Send tilbake» med obligatorisk kommentar (vises i push-varselet til den ansatte)
• •Klikk timetallet for en dag for detaljene: lønnsart, timefordeling, underprosjekt, post, aktivitet, maskiner, kjøring, tillegg og kommentar. «Send tilbake» herfra fyller ut kommentaren med dag og prosjekt, så du bare skriver hva som må rettes. Turnusen vises som merke ved den ansatte
• •Timer på prosjekter du ikke har rolle på vises anonymisert som «Andre prosjekter». Hvor mye som vises, velges under Innstillinger → Timeregistrering → Innstillinger → Godkjenningsflyt: Minimum (kun timetall), Medium (+ prosjektnummer) eller Full (+ prosjektnavn, skrivebeskyttet)
• •Tonivås godkjenning: bedriften kan kreve to godkjenninger — først bas (status «Bas OK»), deretter prosjektleder/anleggsleder eller lønn
• •Celler som er sendt til lønn viser «Sendt til lønn», «Lønnssynk feilet» eller «Usikker – sjekk Tripletex»

Samlevisning

Alle ansatte × uke: prosjektfilter, «Vis alle» / «Skjul tomme», «Godkjenn alle N», «Etterspør N» (påminnelse til dem som ikke har sendt inn) og godkjenning per rad eller celle.

Rapporter

Timelisterapport som PDF: velg periode (følger lønnsperioden), prosjekt (alle eller ett) og hvem (egne ansatte, én person eller én UE-bedrift). Rapporten lastes ned. Det finnes ingen generell fileksport til lønn — timene går via API til Tripletex.

Prosjektnivå

Under prosjektet → Timeregistrering ser prosjektledelsen ukesmatrisen for prosjektet (ansatte × dager). Under Økonomi → Timer ligger den flate timelista med selvkost.

Oppsett (Innstillinger → Timeregistrering)

• •Turnus: 5-2, 4-3, 2-1, 3-1, 4-2, skift, deltid eller egen rotasjon (opptil 8 uker) med ankerdato (mandag i uke 1), standard start/slutt/pause. Turnusen gir måltimer per dag og styrer overtidssplitten. Ansatte knyttes til turnus i brukerens detaljmodal under Innstillinger → Brukere (også for UE-ansatte)
• •Lønnsarter: grupper for ordinær, overtid, fravær, tillegg og kjøregodtgjørelse, med kode, navn, prosent over eller sats, kobling til økonomisystemet (én-til-én mot Tripletex) og standardvalg. Overtid føres etter tilleggsmodellen: ordinær tid for alle timene pluss et tillegg for overtidstimene
• •Aktiviteter (admin): bedriftens aktiviteter for vanlige prosjekter, f.eks. tak, plating og maling. De føres i tillegg til posten (NS 3453), som fortsatt styrer prosjektøkonomien. «Hent fra lønnsartene» flytter navn du har lagt inn som lønnsarter. Slå på «Vis Aktivitet i timeføringen» under Innstillinger
• •Interne prosjekter (admin): prosjekter bare for timeføring — kontor, møter, kurs, lager. Nummer, navn, én eller flere godkjennere og egne aktiviteter (som erstatter posten). De vises ikke i prosjektlista og faktureres aldri. Kan kobles til et prosjekt i Tripletex, men trenger ikke
• •Kostsatser (admin): intern kostsats per ansatt med bedriftsstandard som fallback — brukes til påløpt lønn i prosjektøkonomien. Fastlønnede vises som «Fastlønn (årslønn)». «Vis: Kun aktive / Alle» skjuler eller viser ansatte som har sluttet eller er inaktive i Tripletex
• •Innstillinger: lønnsperiode (fra/til dag), hvor mange dager tilbake ansatte kan føre, hvor mange dager etter periodeslutt timene låses (gjelder føring, redigering og godkjenning), «Lås opp frister for ansatte (midlertidig)» for valgte ansatte i et antall timer med automatisk gjenlåsing, godkjenningsflyt (tonivå, anonymisering), påminnelser (ukentlig påminnelse til ansatte og daglig samlevarsel til godkjennere), push-bekreftelse i mobilappen et valgt antall minutter før vakta slutter (krever turnus med sluttid), hovedprosesser for timeføring (hvilke faser i ledelsessystemet det kan føres timer på — prosjekter i andre faser vises ikke i timeføringen, men timer som allerede er ført kan rettes og godkjennes) og regler (overtid uten godkjenning, eksplisitt pause, maskin på timeposten for maskinførere, kommentar/underprosjekt obligatorisk, én kjøring per dag). Post (NS 3453) og Aktivitet vises/skjules hver for seg, og hver av dem kan gjøres obligatorisk når den vises. Aktivitet på interne prosjekter er obligatorisk som standard

Til lønn

Godkjente timer sendes til Tripletex Lønn med lønnsart og satsen som ligger på den ansatte i Tripletex — Buildex lagrer aldri en sats selv. Tre ting må være på plass: lønnsartene i Buildex koblet til lønnsarter i Tripletex, den ansatte koblet til riktig ansatt i Tripletex, og timelønn på arbeidsforholdet i Tripletex. Fastlønnede (månedslønn/årslønn, ingen timelønn) sendes med sats 0 kr — timene synes i Tripletex uten å gi ekstra lønn. Prosjektkobling er valgfri; uten den kommer timene inn uten prosjekt. Sending skjer i nattjobben kl. 04.00 eller med «Synk timer nå» under Innstillinger → Integrasjoner. Synkmodus av / test / på, og per ansatt. Status per linje: venter, sendes, sendt, feil eller «usikker» (svaret fra Tripletex var tvetydig — reprøves aldri automatisk, for å unngå dobbeltføring; sjekk manuelt). PowerOffice Go og Visma Net er i beta.

Underentreprenører

En UE-bedrift kan føre timer på et prosjekt når dere har krysset av «Kan føre timer på prosjektet» under prosjektets underentreprenører. Timene lagres hos dere og godkjennes av dere — UE-admin godkjenner ikke egne ansattes timer i Buildex. I rapporten velger dere «Velg bedrift (UE)» for å få timelista per UE.

Tips

• •Avvisningskommentaren når den ansatte som push-varsel — skriv den slik at den kan rettes uten oppfølgingsspørsmål
• •«Usikker – sjekk Tripletex» betyr at Buildex ikke vet om linjen kom fram. Sjekk i Tripletex før du sender igjen
• •Sett kostsatser før første måned med timer, ellers står påløpt lønn som null i prosjektøkonomien