54.Innstillinger — bedrift og personal

Innstillingsmenyen er delt i grupper. Hva du ser avhenger av rolle og lisens.

Min profil

Oppdater profil (navn, telefon, stilling, HMS-kortnummer, fødselsdato, pårørende, profilbilde, egne kompetansebevis, egne dokumenter, ditt eget eksponeringsregister når det finnes oppføringer, «Sjekk inn på prosjekt» og «Bytt bedrift»), Varsler (alle varsler Buildex kan sende, hva som utløser dem, og om du vil ha dem på e-post og push), Bytt passord, Dashboard (dine KPI-kort) og Sikkerhet (kapittel 55).

Bedrift (admin)

• •Bedrifter — bedriftsnavn, org.nummer, telefon og kontaktperson, og UE-bedriftene dere har invitert på prosjekter («Legg til underentreprenør»)
• •Logo — brukes på tilbud, rapporter, protokoller, riggplaner, planeksport og HMS-tavlemateriell
• •Mappestruktur — bedriftens standardstruktur for nye prosjekter
• •Dokumentsenter — bedriftens eget filområde, atskilt fra prosjektene, med ansattdokumenter og kompetansebevis i mapper per ansatt. Kun administratorer i hovedbedriften
• •Fagliste (kapittel 56)
• •Avdelinger — settes på brukere, prosjekter og sjekklistemaler; brukes som filter i bemanning, prosjektlista og Innsikt
• •Tilgangsnivåer — hvilket nivå rollegruppene prosjektleder, teamleder, fagarbeider og underentreprenør får, og bedriftens egne prosjektroller (kapittel 65)
• •Dashboard-standard — bedriftens standardoppsett av KPI-kort
• •Prosjekter — kobling mellom Buildex-prosjekter og prosjekter i økonomisystemet (Tripletex)

Personal (admin)

• •Brukere — inviter nye, gi eller fjern admin-tilgang, og sett avdeling og tittel. Tilgangsnivået på prosjektene følger prosjektrollene (kapittel 65). Detaljmodalen har fanene Profil, Kontaktinformasjon, Pårørende, Kompetansebevis, Onboarding, Offboarding og Eksponering, og seksjonen Bemanning (turnus, om personen inngår i bemanningsplanleggingen, kobling til ansattregisteret for lønn). Bedriftsfilteret viser også UE-bedriftenes brukere — skrivebeskyttet, men dere kan sette turnus og bemanning og føre kompetansebevis på dem
• •Kompetanseoversikt — alle ansatte mot alle bevistyper med utløpsmarkering; ansatt og admin varsles før et bevis utløper (standard 60 dager)
• •On-/offboarding — arbeidskontrakt og dokumenter ved ansettelse og avslutning
• •Personalhåndbok (kapittel 50)
• •Titler — bedriftens stillingstitler; brukes i «Utførende» på rutiner og prosedyrer
• •Timeregistrering (kapittel 48)

Prosjektstyring, Ledelsessystem, Import, HMS / KS, Systematisk Ferdigstillelse, Stoffkartotek, Kundeportal

Malene og bibliotekene — se kapittel 51 og 57–59. Under Stoffkartotek ligger også bedriftens eksponeringsregister (kapittel 38), og under Kundeportal tilvalgsbiblioteket, tilvalgsmalene, protokollmalene og FDV-malen.

Økonomi (admin, plattform)

• •Kalkulasjon — prisbase og kalkylemaler (kapittel 10)
• •Kontohåndtering — regnskapskonto → NS 3453 / NS 3451, med NS 4102 som utgangspunkt («Seed fra NS 4102», «Suppler fra NS 4102»), og valg av avregningsmetode. Kostnader på konti uten kobling havner i «ikke plassert»
• •UE-tilbud — dokumentkrav, e-postmaler og leverandørhistorikk (kapittel 17)

Integrasjoner

Tripletex, PowerOffice, Visma Net, HMSREG, Outlook, API-nøkler og Aktivitetslogg (kapittel 60–63).

Tips

• •Ha minst to bedriftsadministratorer
• •Prosjektledere kan invitere ansatte til egen bedrift fra prosjektflytene, men ikke gi administratorrettigheter
• •Bedriftsdokumentsenteret er for personalsaker som arbeidskontrakter og personopplysninger. Prosjektfiler hører hjemme i prosjektmappene, der tilgangsstyringen mot UE og byggherre virker
• •Alle personalblokkene (kompetansebevis, kontakt, onboarding) er valgfrie. Bruker dere et annet HR-system, kan de stå tomme uten at noe annet slutter å virke

Vedlikehold gjennom året

Buildex vedlikeholder seg ikke selv. Dette trenger et blikk med jevne mellomrom:

Legg punktene i intranettets årshjul med påminnelse (kapittel 50), så slipper du å huske dem.