51.Ledelsessystem (SAK10)

Ledelsessystemet er bedriftens styringssystem etter SAK10 — faser, støtteprosesser, rutiner og prosedyrer — koblet til prosjektene der arbeidet skjer. Settes opp under Innstillinger → Ledelsessystem → Faser og rutiner (bare bedriftsadministratorer har menyvalget og kan redigere). Krever Buildex plattform, og er bare synlig for hovedbedriften.

Fem faner

• •Faser — hovedprosessene med underaktiviteter, i samme rekkefølge som fasepilen på prosjektoversikten
• •Støtteprosesser — prosessene som går på tvers av fasene
• •Rutiner — kjernen: hva som skal sikres og hvem som har ansvaret
• •Prosedyrer — arbeidsinstruksene (kapittel 31)
• •Versjoner — låste versjoner med dato og hvem

Alle bedrifter starter med et nøytralt standardsett som tilpasses fritt. Standardsettet har tre hovedprosesser — Prosjektidentifisering (anbud og tilbud, kontrahering), Prosjektgjennomføring (prosjektering, produksjon, ferdigstillelse) og Aktiviteter etter overlevering (prøvedrift, reklamasjon) — og åtte støtteprosesser: HMS, Fremdrift, Innkjøp, Kvalitet / KS, Økonomi, Bærekraft, Myndighet og Kontroll.

Rutinene

Hver rutine har hovedprosess, underaktivitet, støtteprosess, SAK10-funksjon(er) (SØK, PRO, UTF, KTR — tom betyr at rutinen ikke vises på prosjekt), tittel, formål (hvorfor), beskrivelse (hva), ansvarlig rolle (hvem), utførende (bedriftens egen stillingstittel), fase og kategori. Ja/nei-porten «Inngår i SAK10 § 10-1» velger mellom SAK10-kategoriene og bedriftens øvrige styringssystem.

Levende koblinger

Det som skiller Buildex fra en perm i hylla: - Buildex-funksjoner — status- og statistikkleverandører fra systemet (kontrollplan, avvik, RUH, observasjoner, SJA, vernerunde, møter, risiko, fremdrift, endringer, timer, påsekontroll, FDV m.fl.). En rutine koblet til en funksjon henter status og tall automatisk fra alle prosjekter - Sjekkliste, kontrollpunkt og prosedyre fra bedriftsbibliotekene — koblinger satt på bedriftsnivå arves skrivebeskyttet til prosjektene, som kan legge til egne - På prosjektet kobles i tillegg konkrete instanser: en bestemt sjekkliste, et kontrollpunkt, en oppgave eller et dokument

Uten kobling spores ikke rutinen automatisk på prosjekt. Er statusprikken rød, mangler det bevis et sted, og du ser hvor.

Versjonslåsing

Lås versjon lager en godkjent versjon (mindre revisjon eller «Større revisjon (ny hovedversjon)»). Statuslinjen viser «Godkjent v X» eller «Endret etter v X → utkast v Y». Prosjektene viser alltid gjeldende rutiner. Den låste versjonen er arkivet, og rapportene stemples med «godkjent v X» og når systemet sist ble endret.

På prosjektet

Fasepilen på prosjektoversikten viser fasene; klikk en fase for rutinene som gjelder prosjektets SAK10-funksjoner, med tall og status per underaktivitet. Prosedyrer kopieres til prosjektet fra HMS / KS → Prosedyrer.

Rapporter

Hver rutine og prosedyre kan eksporteres som PDF. Rapporten «Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner» etter SAK10 § 10-1 og § 10-2 genereres per prosjekt (kapittel 52).

Tips

• •Ikke prøv å bli ferdig på én gang. Sett opp strukturen og de viktigste rutinene, og bygg videre etter hvert som rapportene viser hva som mangler
• •Gi rutinene funksjonskoblinger på bedriftsnivå. Da henter de status og tall fra alle prosjekter, uten at hver prosjektleder må koble manuelt. Et halvferdig ledelsessystem i bruk er mer verdt enn et komplett som ingen har koblet til noe
• •Lås en versjon når systemet er klart, og igjen etter større endringer — rapportene viser hvilken versjon som er godkjent, og om noe er endret siden