52.Rapporter og planlagt utsending

Rapportgeneratoren finnes under Prosjekt → Innstillinger → Rapporter og som «Rapporter»-knapp på prosjektoversikten. Krever Buildex plattform, hovedbedrift og nivå 1–3. Alle rapporter lagres som PDF i prosjektmappa.

Rapporttypene

• •Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner — etter SAK10 § 10-1 og § 10-2, gruppert på SAK10-kategori (a–d) eller fase/delfase, filtrert på tiltaksklasse 1/2/3 og foretakets funksjon. Hovedtallet er «Dokumenterte rutiner: X av Y» — en rutine teller som dokumentert når formål, ansvarlig, fase og minst ett bevis er på plass. Lista «Rutiner uten kobling» viser hva som mangler
• •Månedsrapport til byggherre — beløp inkl. mva, arkiveres i byggherremappa
• •Statusrapport til ledelsen — beløp eks. mva, pluss UE-kostnad, netto endringsmargin og kravrisiko. Krever nivå 1–2
• •Periodisk kvalitetsrapport — måned eller kvartal: åpningsbalanse, bevegelse og utgående balanse for kontrollplan, KS-avvik, observasjoner, KS-risiko, sjekklister og reklamasjoner, med trend mot forrige periode. Kontrollplanen vises som godkjent, utestående og «ikke utløst ennå», ikke som en naken fullføringsprosent
• •Periodisk HMS-rapport — RUH med frekvens og trend, HMS-avvik, observasjoner, vernerunder, SJA, HMS-risiko og påsekontroll (aggregert, uten sensitive vedlegg)
• •Porteføljerapport — merket «Kommer»

Månedsrapport og statusrapport har sammendrag med fremdrift, økonomi, HMS og KS, endringer og risiko. Finnes en faktureringsplan, hentes justert kontraktssum, opptjent, innestående og fakturert derfra.

Planlagt utsending

• •Ny plan — frekvens Månedlig, Hver 4. uke eller Ukentlig, med dag og klokkeslett (norsk tid). Perioden er alltid forrige hele måned
• •Mottakere — prosjektmedlemmer. For månedsrapporten til byggherre også «Byggherrens medlemmer på prosjektet» og eksterne e-postadresser
• •Innhold — seksjoner per rapporttype (fremdrift, økonomi, endringer mot byggherre, HMS/KS-sammendrag, risiko), «Vis lister (åpne/forfalte punkter)», «Legg ved PDF i e-posten» (ellers lenke; over 25 MB alltid lenke) og en fast kommentar
• •Status per utsending: Sendt / Feilet / Hoppet over / Ikke sendt ennå. Planer for intern statusrapport krever nivå 1–2
• •Handlinger per plan: «Send nå» (sender forrige måned med én gang), pause og aktiver, «Rediger» og «Slett». Rapporter som allerede er sendt, blir liggende i prosjektmappa
• •Snarvei: «Planlegg utsending…» i månedsrapporten og statusrapporten åpner planen ferdig utfylt
• •Hver 4. uke følger NS 8407 pkt. 21.3: første utsending på datoen du velger, deretter hver 28. dag

Tips

• •Trend vises ikke når det ikke finnes sammenligningsgrunnlag — første periode har ingen trend
• •Grafene kan leses i svart-hvitt, fordi form, etikett og tall bærer informasjonen i tillegg til fargen
• •De periodiske rapportene tar med gnr/bnr og kommunens saksnummer fra prosjektinnstillingene. Fyll dem inn tidlig
• •Timelisterapport ligger under Timeregistrering → Rapporter (kapittel 48), og Innsikt eksporterer CSV (kapittel 7)