Kom i gang som underentreprenør

Versjon: September 2026

Målgruppe: Fagarbeidere, baser og administratorer hos underentreprenører som er invitert til et prosjekt — og firma som har fått en tilbudsforespørsel

Lest tid: ca. 20 minutter

Velkommen til Buildex

Buildex er prosjektstyringssystemet hovedentreprenøren bruker for å koordinere bygget. Som UE har du tilgang til de delene som angår ditt arbeid: tegninger, planer, oppgaver, møtereferater, dokumenter, HMS-registrering, timer og endringsmeldinger. Underentreprenører bruker Buildex gratis.

Du kan bruke Buildex både i nettleseren på buildex.no og som mobilapp. På byggeplassen er mobilappen enklest — registrering i felt fungerer uten dekning, og den er laget for raske registreringer med hansker på.

All data lagres i Norge, på Buildex' egne servere hos ServeTheWorld i Oslo (norskeid, ISO 27001-sertifisert datasenter). Det gjelder også filene dine: dokumenter, tegninger og bilder.

1. Slik fikk du tilgang

Det er to måter du kan ha fått tilgang på:

A) Hovedentreprenøren la deg til på prosjektet

Prosjektlederen eller anleggslederen har valgt deg fra bedriftens ansattliste, eller lagt inn e-postadressen din direkte. Du får en e-post fra `noreply@buildex.no` med lenke til å sette passord.

B) Din egen UE-admin inviterte deg

Bedriften din har en eller flere administratorer i Buildex. De kan invitere egne ansatte uten å gå via hovedentreprenøren. Du får samme type invitasjons-e-post.

⚠️ PSI gir ikke tilgang. Å signere sikkerhetsinstruksen på byggeplassen registrerer deg på mannskapslista og lar deg sjekke inn, men gir ingen brukerkonto. Tilgang til Buildex tildeles av hovedentreprenøren eller din egen UE-admin. Se kapittel 17.

Tilgang er per person og per prosjekt. Du ser bare de prosjektene du er lagt til på — ikke automatisk alle prosjekter bedriften din jobber på. Ser en kollega et prosjekt du ikke ser, er hen lagt til der og du er ikke det.

Fant du ikke e-posten?

• •Sjekk søppelpost-mappen. Emnet er «Velkommen til Buildex»
• •Lenken for passordoppsett er gyldig i 24 timer. Er den utløpt, klikk «Glemt passord?» på innloggingssiden — kontoen aktiveres automatisk
• •Får du fortsatt ikke tilgang, be hovedentreprenøren eller din UE-admin sende invitasjonen på nytt

2. Første innlogging, profil og tofaktor

1. Gå til https://buildex.no og klikk «Logg inn»
2. Skriv inn e-postadressen din og passordet du satte via invitasjonslenken
3. Du kommer til Dashboard med oppgavene dine og prosjektene du har tilgang til

Sett opp profilen din

Innstillinger → Min profil → Oppdater profil. Fyll inn: - Fornavn og etternavn (vises i mannskapslista og som signatur på sjekklister) - Telefonnummer (kontaktinfo ved HMS-hendelser) - Stilling (f.eks. «Tømrer», «Bas»)

Under Min profil finner du også «Sjekk inn på prosjekt» og en oversikt over aktive innsjekk (kapittel 18), og dine egne kompetansebevis.

Aktiver tofaktor-autentisering (anbefalt)

Innstillinger → Min profil → Sikkerhet. Aktiver tofaktor med Google Authenticator, 1Password, Bitwarden eller Authy. Det beskytter mot at andre logger inn på din konto med et stjålet passord. Passord byttes under Min profil → Bytt passord.

3. Last ned mobilappen

Mobilappen er der du sannsynligvis kommer til å bruke Buildex mest.

• •iOS (iPhone): Søk «Buildex» på App Store
• •Android: Søk «Buildex» på Google Play
• •Logg inn med samme e-post og passord som på buildex.no — passordet fra nettleseren tilbys automatisk

Hva mobilappen er bra for

• •Registrere RUH — bilde, kategori, kort beskrivelse, send. Under ti sekunder
• •Registrere observasjoner og produksjonsavvik
• •Fylle ut sjekklister, SJA og vernerunder med trafikklys, og signere med fingeren
• •Se tegninger med måling, og 3D-modellen
• •Registrere fuktlogg med bilder
• •Ta bilder til fotoalbumet, med merking
• •Sjekke deg inn og ut av prosjektet
• •Føre timer (når bedriften din kan føre timer på prosjektet)
• •Signere PSI, se stoffkartotek og HMS-tavle fra bunnmenyen

⚠️ Uten dekning: RUH, observasjoner, bilder, innsjekk og utsjekk, sjekklistepunkter og timeuka lagres på telefonen og sendes når nettet er tilbake. Tegninger må lastes ned mens du har nett. Innlogging, opprettelse av nye vernerunder, SJA og sjekklister, og 3D-modellen krever nett. En oransje synk-indikator i bunnen betyr at det ligger data som ikke er sendt ennå.

Språk

Appen kan settes til norsk eller engelsk. PSI-skjemaet finnes i tillegg på polsk, litauisk og rumensk.

4. Er du UE-admin eller UE-ansatt?

Alle brukere fra en underentreprenør ligger på samme tilgangsnivå i Buildex, men skilles i to roller. Hvilken du har, avgjør hva du ser.

Kontaktpersonen bedriften ble registrert med hos hovedentreprenøren blir admin hvis bedriften ikke hadde noen fra før. Ser du Økonomi inne i et prosjekt, er du admin. Er du admin, gjelder kapittel 22 deg i tillegg.

5. Hva ser jeg som UE?

Inne i et prosjekt har du tilgang til disse områdene i prosjektpanelet til venstre:

Du ser ikke Kunder, prosjektinnstillinger, Lager, Bemanning, Innsikt, Oppgavekalender eller Kundesaker — det er hovedentreprenørens flater. I intranettet ser du bare Feed og Meldinger for kanaler du er invitert til.

💡 Tips: Klikk stjernen ved prosjektnavnet for å feste prosjektet under Favoritter i sidemenyen.

6. Prosjektoversikt

Hjemmesiden for et prosjekt. Her ser du: - KPI-kort: dager til overtakelse, mine oppgaver, fremdrift mot plan, mine RUH, mine observasjoner og møter denne uka - Prosjektinformasjon: adresse, byggherre, kontraktstype, datoer - Roller: hvem som er prosjektleder, anleggsleder og HMS-ansvarlig - Fasepilen: hvilken fase prosjektet er i nå

7. Økonomi — endringsmeldinger (kun UE-admin)

Når det dukker opp tilleggsarbeid eller endringer fra opprinnelig kontrakt, registreres det som endringsmelding etter NS 8415, NS 8416 eller NS 8417 (underentreprisestandardene). Du ser kun endringene der din bedrift er motpart — aldri andre underentreprenørers saker.

Fire typer

Endringsordre, endringsanmodning, irregulær endring og varsel om endring.

Statusflyt

Utkast → Sendt → Under behandling → Godkjent / Delvis godkjent / Avvist / Revisjon forespurt / Omtvistet / Frafalt → Lukket.

Hva du kan gjøre

• •Kommentere i diskusjonstråden under hver endring (@omtale fungerer) og legge ved filer
• •Se kostnadsposter med beløp eks. mva, mva og inkl. mva
• •Laste ned signert PDF når saken er godkjent
• •Opprette egne endringsmeldinger hvis hovedentreprenøren har åpnet for det på prosjektet
• •Se Min kontrakt — kontraktssummen og godkjente endringer, når hovedentreprenøren har aktivert kontrakten

⚠️ Varslingsfrist: Oppdager du et forhold som utløser en endring, har du frist for å varsle «uten ugrunnet opphold». Fristen løper fra du oppdager forholdet, ikke fra du leverer endringen. Er du i tvil, varsle heller for tidlig og snakk med prosjektlederen.

8. Oppgaver

Du ser oppgavene som er tildelt deg eller ditt fag.

Fire visninger

Liste, Fremdriftsplan, Gantt og Kalender.

Slik gjør du

• •Klikk på en oppgave for å åpne den — fanene Oppgave, Sjekkliste, Dokumenter, Kommentarer og Aktivitet
• •Endre status direkte i lista ved å klikke statusmerket
• •Kommenter, last opp filer, fyll ut sjekklista på oppgaven
• •Sett deg selv som ansvarlig hvis det ikke allerede er gjort

Som UE kan du besvare og oppdatere oppgaver, men ikke opprette nye eller endre oppgavestrukturen. Trenger du en ny oppgave registrert, be prosjektlederen.

9. Dokumenter

Dokumentsenteret er hovedentreprenørens dokumenthotell. Som UE ser du kun mappen «02 Ekstern UE» — filene hovedentreprenøren har valgt å dele med underentreprenørene. «01 Intern» er forbeholdt hovedbedriften, og «03 Ekstern Byggherre» er for byggherren.

Hva du kan gjøre

• •Laste ned enkeltfiler eller hele mapper, og flere filer som ZIP
• •Åpne og se Word, Excel og PowerPoint direkte i nettleseren
• •Forhåndsvise PDF, bilder, Excel-filer og e-poster (.eml)

Alt skjer i nettleseren — du trenger ikke installere noe. Filene du ser er alltid siste versjon hovedentreprenøren har lagt inn.

10. Planer — fremdriftsplan, taktplan, lappeplan og ukeplan

Hovedentreprenøren kan bruke flere planmodeller. Du ser dem som faner øverst på Planer-siden. Alle er skrivebeskyttet for deg, men de forteller deg når arbeidet ditt skal skje.

Fremdriftsplan (Gantt)

Hvilke aktiviteter som er knyttet til ditt fag, datoer, varighet og avhengigheter, hvilke aktiviteter som er forsinket, og milepælene for faget ditt.

Taktplan

Takter prosjektet, vises arbeidet som en matrise: soner nedover og takter bortover. Hver celle er et fag som jobber i én sone i én periode. Følg fargen til ditt fag gjennom sonene.

Ukeplan

Den viktigste for deg i det daglige: to uker om gangen, dag for dag. Her ser du hva som forventes ferdig denne uka og hva som kommer neste uke.

Lappeplan

Bruker hovedentreprenøren involverende planlegging, ser du lappeplanen der arbeidet er planlagt baklengs fra en milepæl, fargekodet per fag.

💡 Tips: Sjekk ukeplanen mandag morgen. Den er nærmere virkeligheten enn hovedplanen, og oppdateres oftere.

11. Møtereferat

Har du deltatt i et byggmøte, UE-møte, avklaringsmøte eller prosjekteringsmøte, ligger referatet her.

Du får e-post når et nytt referat sendes ut. Klikk lenken i e-posten for å bekrefte at du har lest det — bekreftelsen logges per deltaker og er en del av prosjektets dokumentasjon. Krever møtetypen signering, signerer du i referatet.

Referatene kan inneholde referansepaneler hovedentreprenøren har lagt inn: tegninger, planer, HMS-dokumenter, prosedyrer, sjekklister eller filer fra dokumentsenteret. De åpnes direkte fra referatet.

💡 Aksjonspunkter fra møtet vises i selve referatet og følger med til neste møte i serien — ikke som oppgaver i oppgavelista.

12. FDV

Forvaltning, drift og vedlikehold — sluttdokumentasjonen, organisert per enhet (leilighet, etasje, rom) og per fag.

Som UE laster du opp dokumentasjonen for ditt fag her: bruksanvisninger, datablad, serviceavtaler og FDV-kort. Hver fil får status «Venter» eller «Godkjent» av hovedentreprenøren.

13. Tegningsregister — se og måle

Tegningene er organisert i områder og nivåer. Bruk områdefilteret og grupperingen øverst i lista for å finne fram. Visningene er 3D · Tegninger · Kart.

2D-plantegninger

• •Klikk en tegning for å åpne den med uendelig zoom
• •Mål: to-punkts avstand
• •Areal: klikk inne i et rom for automatisk veggdeteksjon, eller tegn polygon manuelt. Viser m² og omkrets
• •Laser: beveg musen for sanntids vegg-til-vegg-måling
• •Sammenlign: legg to revisjoner oppå hverandre — grønt er nytt, rødt er gammelt
• •Snittmarkører: klikk en snittlinje på planen for å åpne snitt- eller detaljarket

Snarveier

Snap-fargene: grønn er hjørner, blå er midtpunkt, oransje er på linje, lilla er kryss.

3D-modell (IFC)

• •Roter med venstre mus, panorer med høyre, zoom med scrollhjulet
• •Klikk et element for IFC-egenskaper: type, materiale, dimensjoner
• •Bruk Skjul, Isoler og klippeplan for å fokusere på deler av modellen
• •Slå fag av og på (arkitekt, VVS, elektro)
• •3D-modellen lastes fra buildex.no og krever nett

Kart

• •Prosjektets plassering med kartlag fra Kartverket
• •Matrikkeloverlegg viser teiggrenser og gnr/bnr
• •NVE-faresoner for skred, flom og kvikkleire kan slås på

⚠️ Markeringsverktøyet («Opprett avvik» fra en markering) er forbeholdt hovedbedriften. Ser du en feil på en tegning, meld den som RUH eller observasjon, eller ta det opp i byggmøtet.

Er bedriften din prosjekterende eller arkitekt, kan hovedentreprenøren ha gitt dere tilgangen «Kan legge til og redigere tegninger». Da ser du opplastings- og redigeringsknappene: laste opp tegninger (PDF, DWG, DXF, bilder — flere om gangen), IFC-modeller, opprette områder og nivåer, redigere egenskaper, legge inn revisjoner, kalibrere («Kalibrer», to punkter med kjent avstand) og generere plantegninger fra IFC.

14. HMS/KS — RUH, observasjoner og produksjonsavvik

Den viktigste modulen for deg på byggeplassen. HMS/KS-siden viser fanene Avvikshåndtering og Sjekklister.

Slik registrerer du RUH

1. Åpne mobilappen, eller HMS/KS-fanen på web
2. Trykk «Ny RUH»
3. Ta bilde, skriv kort beskrivelse, velg kategori
4. Send

HMS-lederen hos hovedentreprenøren varsles umiddelbart og kan eskalere til HMS-avvik. RUH og observasjoner er skrivebeskyttet etter innsending.

⚠️ Lavterskelprinsipp: Bedre å registrere én RUH for mye enn én for lite. RUH-er telles ikke som feil — de er læringsmuligheter.

Produksjonsavvik

Fremdriftshendelser — ting som stopper eller forsinker arbeidet. Flyten er enkel: bare åpen eller lukket, ingen frist, ansvarlig eller alvorlighetsgrad. Åtte kategorier: maskin og utstyr, materialer og leveranser, underentreprenør, bemanning, tegninger og prosjektering, vær og klima, logistikk og arbeidsområde, annet. Tittel, beskrivelse, kategori, lokasjon og opptil fem bilder.

Forskjellen på RUH og avvik

Bilder

I appen merker du bilder før du sender: penn, sky, firkant og tekst. Merkingen brennes inn i bildet. Du kan også hente bilder fra prosjektets fotoalbum.

15. Sjekklister, SJA, vernerunde og fuktlogg

Du ser sjekklistemalene hovedentreprenøren har delt med underentreprenørene. Mangler en mal du forventer, be prosjektlederen dele den.

Utfylling

En sjekkliste kan ha avkryssing, fritekst, tall, dato, fuktnivå, trafikklys, bilder og posisjon på plantegning. Trafikklys settes per punkt: OK, gul, avvik eller ikke aktuelt. På en vernerunde oppretter et avvikspunkt automatisk et vernerundepunkt; på en kvalitetssjekkliste oppretter det et KS-avvik.

Signering

Du signerer med fingeren i appen — både sidemannskontroll og godkjenning. En fullført sjekkliste blir skrivebeskyttet. Fullførte lister kan eksporteres som PDF med alle svar, bilder og signaturer.

Uten dekning

Punkter og bilder lagres på telefonen og sendes når nettet er tilbake. Nye runder og lister opprettes med nett.

Fuktlogg

Fuktprøvepunkter med temperatur og luftfuktighet inne og ute, trafikklys per punkt og bilder per måling. «Oppfølging» på en eksisterende fuktlogg lager ny måling koblet til originalen (#8, #8.01, #8.02) med hele historikken i én PDF.

16. Påsekontroll — din dokumentasjonsplikt

Hovedentreprenøren har påseplikt etter allmenngjøringsloven § 12 og må kontrollere at du som underentreprenør betaler dine ansatte etter allmenngjort tariff.

Slik fungerer det for deg

1. Hovedentreprenøren oppretter en kontroll og velger din bedrift
2. Du får e-post med lenke. E-postvarselet er obligatorisk og kan ikke slås av
3. Lenken tar deg til Mine påsekontroller på prosjektet — en sikker opplastingsside
4. Last opp det som etterspørres: arbeidsavtaler, lønnsslipper, timelister, eventuelt dokumentasjon på OTP og forsikring
5. Hovedentreprenøren gjennomgår og godkjenner, eller registrerer avvik. Du får e-post når det er gjort

Frister og påminnelser

Du får e-postpåminnelse tre dager før frist, én dag før og på fristdagen. Leverer du ikke, eskaleres saken hos hovedentreprenøren.

⚠️ Personopplysninger: Dokumentasjonen inneholder lønnsopplysninger og er strengt tilgangsstyrt. Kun de hos hovedentreprenøren som har rolle i påsekontrollen ser den, og all tilgang logges. Legg aldri denne typen dokumenter i det vanlige dokumentsenteret.

17. PSI — personlig sikkerhetsinstruks

Møter du på en byggeplass for første gang, må du signere PSI. Det dokumenterer at du har fått og lest sikkerhetsinformasjonen for akkurat denne byggeplassen.

Er du ikke innlogget

1. Finn QR-plakaten «INNSJEKK» ved inngangen, på HMS-tavla eller anleggskontoret
2. Skann med mobilkameraet. Siden åpnes i nettleseren
3. Velg spor: «Jeg har HMS-kort», «Har bestilt HMS-kort» (nyansatt som venter på kort) eller «Besøkende»
4. Velg språk om du vil: norsk, engelsk, polsk, litauisk eller rumensk
5. Les sikkerhetsinformasjonen, og åpne og bekreft dokumentene som er merket som påkrevd
6. Fyll inn navn, e-post, HMS-kortnummer og bedriftens organisasjonsnummer (9 siffer — bedriftsnavnet hentes automatisk)
7. Signer med fingeren

Er du innlogget i appen

Åpne PSI fra bunnmenyen. Skjemaet er forhåndsutfylt med navn og e-post fra profilen din; e-posten er låst for å unngå skrivefeil som ødelegger koblingen mot innsjekk. HMS-kortnummeret er forhåndsutfylt, men kan redigeres.

⚠️ PSI gir ikke systemtilgang. Signering registrerer deg på mannskapslista og gjør at du kan sjekke inn. Prosjektledelsen får beskjed om at du har signert uten tilgang, og inviterer deg hvis du skal ha en bruker. Se kapittel 1.

Låser hovedentreprenøren en ny versjon av PSI-en, må du signere på nytt. Mannskapslista viser hvilken versjon du signerte.

18. Innsjekk på byggeplassen

Mange byggeplasser krever at du sjekker deg inn ved arbeidsdagens start og ut ved slutt. Mannskapslista er hovedentreprenørens elektroniske oversiktsliste etter byggherreforskriften § 15, og den de viser Arbeidstilsynet.

Slik sjekker du inn

• •QR-plakaten — skann med telefonens kamera. Første gang taster du HMS-kortnummeret ditt; telefonen husker det i 180 dager, så neste skanning går rett til innsjekk («Jeg er allerede registrert»). Du trenger verken app eller bruker
• •Tre spor: har du HMS-kort, taster du nummeret. Venter du på kort, velger du «Har bestilt HMS-kort» — du merkes i lista uten at det er et avvik. Besøkende (byggherre, arkitekt, tilsyn) registrerer seg som besøkende
• •Delt telefon? Trykk «Ikke deg? Bytt HMS-kort» før du sjekker inn, så ikke kollegaens kort brukes
• •I appen — velg prosjektet og trykk «Sjekk inn». Fungerer uten dekning og sendes når nettet er tilbake
• •På web — Innstillinger → Min profil → «Sjekk inn på prosjekt». Der ser du også hvor du står innsjekket nå, og kan sjekke ut

Utsjekk

Sjekk ut når du går. Glemmer du det, lukkes innsjekket automatisk kl. 19, med tidsstempel på den dagen du sjekket inn.

Påminnelse

Glemmer du å sjekke inn, kan du slå på en daglig push-påminnelse kl. 07 på hverdager under Innstillinger i appen. Den sendes bare hvis du ikke allerede er innsjekket.

HMSREG

Har byggherren krav om HMSREG, er prosjektet koblet dit, og inn- og utpasseringene dine overføres automatisk fra Buildex. Du slipper å registrere deg to steder. Registreringer uten HMS-kortnummer overføres ikke, siden HMSREG krever kort.

💡 Du må ha signert PSI på prosjektet før du kan sjekke inn. HMS-kortnummeret tastes — kortet leses ikke maskinelt.

19. Stoffkartotek — finn sikkerhetsdatablad raskt

Stoffkartoteket er tilgjengelig via QR-kode uten innlogging, og fra bunnmenyen i appen. Det inneholder alle kjemikalier som brukes på prosjektet: - Sikkerhetsdatablad (SDS) for hvert produkt - GHS-klassifisering med piktogrammer: helsefare, miljøfare og fysisk fare - Risikovurdering og tiltak: verneutstyr, ventilasjon, opplæring

20. Timeregistrering

Hovedentreprenøren kan slå på timeføring for din bedrift på et prosjekt («Kan føre timer på prosjektet»). Er det gjort, og du er lagt til på prosjektet, fører du timer i mobilappen under Timer.

Ukesmatrisen

Du ser en uke om gangen, med prosjektene dine som rader og dagene som kolonner. Turnusen din vises med måltimer, slik at du ser om du ligger over eller under. - Trykk «+ Prosjekt» for å legge til et prosjekt i matrisen - Trykk en dag for å føre: timer, eventuelt overtid, tillegg, maskiner og kjøring - Fører du flere timer enn måltimene for dagen, foreslår appen å dele i ordinær tid og overtidstillegg. Du velger selv lønnsart

Forslag fra planen

Er du bundet til en aktivitet i fremdriftsplanen, foreslår appen timer automatisk. Forslag må bekreftes før de teller.

Innsending og godkjenning

Send inn uka når den er ferdig. Timene går til godkjenning hos hovedentreprenøren — ikke hos din egen bedrift. Avviste timer kommer tilbake med kommentar i push-varselet; rett og send inn igjen. Du kan føre for i dag og bakover, ikke fram i tid, og lønnsperioden låses noen dager etter periodeslutt.

Fører du for flere bedrifter

Jobber du for flere hovedentreprenører som har slått på timeføring, velger du bedrift øverst. Timene sendes til den bedriftens godkjenning.

⚠️ Timeføring i Buildex erstatter ikke ditt eget lønnssystem med mindre dere har avtalt det. Sjekk med hovedentreprenøren hva timene brukes til på deres prosjekt.

21. Tilbudsforespørsel — når dere blir bedt om pris

Hovedentreprenører som bruker Buildex kan sende dere en tilbudsforespørsel per fag. Dere trenger ingen bruker: hver kontaktperson får sin egen lenke på e-post, og lenken er legitimasjonen. Den er gyldig i 180 dager; sendes forespørselen på nytt, får dere en ny lenke, og den gamle slutter å virke.

Det dere ser

• •Overskriften «Tilbudsforespørsel {fag}», avsenderbedrift, prosjekt, frist, perioden arbeidet skal utføres i, og meldingen fra hovedentreprenøren
• •Tilbudsunderlag — fillista slik den er nå, med «Last ned alt» (ZIP) og nedlasting per fil. Endres underlaget, ser dere «Nytt siden du var her sist» med merkelappene Ny, Oppdatert, Fjernet eller Flyttet. Hovedentreprenøren kan i tillegg sende en e-post om hva som er endret
• •Dokumentasjon — kravene hovedentreprenøren stiller: erklæringer som krysses av (f.eks. HMS-egenerklæring, lønns- og arbeidsvilkår) og dokumenter som lastes opp, eventuelt med maksalder (f.eks. skatteattest ikke eldre enn 6 måneder). Påkrevde erklæringer må bekreftes før dere kan levere

Svar om dere kommer med tilbud

«Skal dere gi tilbud?» — trykk «Vi kommer med tilbud» eller «Vi leverer ikke tilbud». Hovedentreprenøren ser svaret med én gang, og dere slipper purringer. Purring går automatisk til dem som ikke har svart, noen dager før fristen.

Still spørsmål

Har hovedentreprenøren åpnet for spørsmål, ligger panelet «Still et spørsmål» på siden. Svaret publiseres til alle tilbyderne i omskrevet form — ingen ser hvem som spurte, og alle får samme svar. Dere får e-post når nye svar er publisert. Hver tilbyder kan ha fem åpne spørsmål.

Lever tilbudet

Under «Last opp tilbud» fyller dere inn pris eks. mva, hvor lenge tilbudet er gyldig, når dere kan utføre fra og til, forbehold i fritekst, kommentar og filer (PDF, Office, ZIP, bilder, DWG/DXF — maks 100 MB per fil og 20 filer). Trykk «Lever tilbud». Leverer dere etter fristen, tas tilbudet imot, men merkes som levert etter frist.

Har dere alt levert og vil endre noe, bruker dere «Send revidert tilbud» — den nye leveringen blir versjon 2, og forrige beholdes.

Gi en kollega tilgang

Under «Tilgang hos {firma}» ser dere hvem i bedriften som har lenke. Skriv navn og e-post på en kollega og trykk «Be om tilgang». Hovedentreprenøren godkjenner, og kollegaen får sin egen lenke på e-post. Før det er godkjent, har kollegaen ingen tilgang.

Når forespørselen er avgjort

Blir tilbudet deres valgt, står det «Tilbudet deres ble valgt», lenken lever 30 dager til, og hovedentreprenøren tar kontakt — mange forhandler eller signerer før dere får formell beskjed. Velger de en annen, mister lenken tilgangen og siden viser «Forespørselen er avsluttet». Blir dere valgt og invitert som underentreprenør, får kontaktpersonen en vanlig invitasjon til Buildex (kapittel 1).

💡 Ingen andre tilbydere ser prisen eller navnet deres. Sammenligningen er intern hos hovedentreprenøren.

22. For UE-admin: ansatte, prosjekttilgang, sub-UE og timer

Denne delen gjelder deg som er UE-admin. Er du UE-ansatt, har du ikke knappene som beskrives her.

Ansatte i egen bedrift

Gå til Innstillinger → Bedrift → Ansatte. 1. Klikk «Inviter ansatt», fyll inn navn og e-post, velg om personen skal være admin, og send. Lenken er gyldig i 24 timer; utløpt lenke løses med «Glemt passord?» eller ved å sende invitasjonen på nytt 2. Klikk en ansatt for å sette admin-status. Ha gjerne minst to admin-er 3. Sletteknappen på hver rad sletter selve kontoen, ikke bare tilgangen til ett prosjekt. Kun du kan slette dine ansatte — hovedentreprenøren kan bare fjerne dem fra sitt prosjekt. Du kan ikke slette din egen konto

Har samme person kommet inn to ganger (skrivefeil i e-post), fjern den feilaktige raden.

Prosjekttilgang: hvem kommer med hvor

Når hovedentreprenøren knytter bedriften din til et prosjekt, legges kontaktpersonen og alle admin-er til automatisk. Øvrige ansatte må hovedentreprenøren velge inn. Trenger en av dine ansatte tilgang, be prosjektlederen legge personen til — du kan ikke gjøre det selv. Fjernes en ansatt fra prosjektet, består kontoen og bedriftstilknytningen.

Egne underentreprenører (sub-UE)

Gå til Innstillinger → Bedrift → Underentreprenører. 1. Velg prosjektet 2. Søk opp bedriften i Brønnøysundregistrene på organisasjonsnummer eller navn 3. Velg fag 4. Legg inn kontaktperson med e-post. Kontaktpersonen får invitasjon og kan invitere sine egne ansatte

Sub-UE-en vises i hovedentreprenørens UE-liste som «UE av {din bedrift}», får tilgang på samme vilkår som deg, og tas med i samordningsskjemaet på HMS-tavla. Kjeden stopper der: en sub-UE kan ikke invitere videre.

Timeføring for bedriften

Hovedentreprenøren slår på «Kan føre timer på prosjektet» per bedrift per prosjekt. Da kan alle dine ansatte som er lagt til på prosjektet føre timer der. Timene lagres hos hovedentreprenøren og godkjennes av dem — ikke av deg. Hovedentreprenøren kan legge inn turnus for dine ansatte i sin sammenheng, slik at måltimer og overtidssplitt stemmer, og kan føre kompetansebevis på dem. UE-admin har ingen egen godkjenningsflate i Buildex.

Endringsmeldinger og kontrakt

Se kapittel 7. Aksepterte tilbud fra en tilbudsforespørsel blir en kontrakt hos hovedentreprenøren; du ser den under «Min kontrakt» når prosjektleder har aktivert den.

23. Hurtigreferanse

24. Trenger du hjelp?

• •E-post: support@buildex.no
• •Telefon: finn nummer på buildex.no/kontakt
• •Hjelp i appen: klikk «Hjelp» nederst i venstre meny — oversikt over alle funksjoner, gruppert per område

Gjelder det tilgang, oppgaver eller innhold på prosjektet, er det raskeste å ta det med prosjektlederen hos hovedentreprenøren. Gjelder det ansatte i din egen bedrift, er det din UE-admin.

25. Vanlige spørsmål

Jeg signerte PSI, men fikk ingen invitasjon. Hvorfor? PSI gir ikke systemtilgang. Den registrerer deg på mannskapslista og lar deg sjekke inn. Prosjektledelsen får beskjed og legger deg til hvis du skal ha bruker — be prosjektlederen om det.

En kollega ser et prosjekt jeg ikke ser. Hvorfor? Tilgang gis per person per prosjekt. Kollegaen er lagt til der og du er ikke. Be prosjektlederen legge deg til.

Hvorfor ser jeg ikke Økonomi? Endringsmeldinger og kontrakt er kun synlige for UE-admin. Din egen UE-admin kan gi deg admin-status om det er riktig.

Hvorfor ser jeg ikke alle dokumenter? Som UE har du tilgang til mappen «02 Ekstern UE». «01 Intern» er kun for hovedentreprenøren, og «03 Ekstern Byggherre» er for byggherren.

Hvorfor kan jeg ikke opprette HMS-avvik? HMS- og KS-avvik forvaltes av hovedentreprenøren. Du oppretter RUH, observasjoner og produksjonsavvik — HMS-lederen eskalerer ved behov.

Kan jeg bruke Buildex uten dekning? Registrering i felt fungerer uten dekning: RUH, observasjoner, bilder, innsjekk, sjekklistepunkter og timer lagres på telefonen og sendes når nettet er tilbake. Tegninger må lastes ned mens du har nett. Innlogging, nye vernerunder og 3D-modellen krever nett.

Hvordan ser jeg tegninger på iPad? Åpne nettleseren på iPaden og logg inn på buildex.no, eller bruk Buildex-appen fra App Store.

Jeg byttet bedrift — hva nå? Be den nye bedriftens UE-admin, eller hovedentreprenøren, invitere deg på nytt. Den gamle kontoen hører til den gamle bedriften.

Hvor lenge er invitasjonen min gyldig? Lenken for passordoppsett er gyldig i 24 timer. Er den utløpt, bruk «Glemt passord?» på innloggingssiden.

Må jeg ha app for å sjekke inn? Nei. Skann QR-plakaten med telefonens kamera og tast HMS-kortnummeret; telefonen husker det til neste gang.

Hva om jeg glemmer å sjekke ut? Innsjekket lukkes automatisk kl. 19, med tidsstempel på den dagen du sjekket inn.

Kan jeg laste opp tegninger? Bare hvis hovedentreprenøren har gitt bedriften din tilgangen «Kan legge til og redigere tegninger» på prosjektet.

Hvem godkjenner timene mine? Hovedentreprenøren, på web. Din egen UE-admin har ingen godkjenningsflate i Buildex.

Hvor lagres dataene mine? I Norge, på Buildex' egne servere hos ServeTheWorld i Oslo — norskeid og ISO 27001-sertifisert datasenter.

*Buildex — prosjektstyring for norsk bygg og anlegg. Norskeid, driftet i et ISO 27001-sertifisert datasenter (ServeTheWorld, Oslo), og dataene lagres i Norge.*