21.Tilbudsforespørsel — når dere blir bedt om pris

Hovedentreprenører som bruker Buildex kan sende dere en tilbudsforespørsel per fag. Dere trenger ingen bruker: hver kontaktperson får sin egen lenke på e-post, og lenken er legitimasjonen. Den er gyldig i 180 dager. Hver e-post fra hovedentreprenøren om forespørselen — påminnelse, endret underlag, nye svar på spørsmål — har en ny lenke, og den forrige slutter å virke. Bruk alltid lenken i den nyeste e-posten.

E-postene kommer fra «{hovedentreprenør} via Buildex», og svarer dere på e-posten, går svaret til den som sendte forespørselen.

Det dere ser

• •Overskriften «Tilbudsforespørsel {fag}», avsenderbedrift, prosjekt, frist, perioden arbeidet skal utføres i, og meldingen fra hovedentreprenøren
• •Tilbudsunderlag — fillista slik den er nå, med «Last ned alt» (ZIP) og nedlasting per fil. Endres underlaget, ser dere «Nytt siden du var her sist» med merkelappene Ny, Oppdatert, Fjernet eller Flyttet. Hovedentreprenøren kan i tillegg sende en e-post om hva som er endret
• •Dokumentasjon — kravene hovedentreprenøren stiller: erklæringer som krysses av (f.eks. HMS-egenerklæring, lønns- og arbeidsvilkår) og dokumenter som lastes opp, eventuelt med maksalder (f.eks. skatteattest ikke eldre enn 6 måneder)

Svar om dere kommer med tilbud

«Skal dere gi tilbud?» — trykk «Vi kommer med tilbud» eller «Vi leverer ikke tilbud». Hovedentreprenøren ser svaret med én gang. Har dere ikke svart, kommer det én automatisk påminnelse på e-post kl. 08, som standard tre dager før fristen. Har dere svart — ja eller nei — kommer det ingen.

Still spørsmål

Har hovedentreprenøren åpnet for spørsmål, ligger panelet «Spørsmål og svar» på siden. Svaret publiseres til alle tilbyderne i omskrevet form — ingen ser hvem som spurte, og alle får samme svar. Dere får e-post når nye svar er publisert. Hvert firma kan ha fem ubesvarte spørsmål om gangen og 25 totalt.

Lever tilbudet

Under «Last opp tilbud» fyller dere inn pris eks. mva, hvor lenge tilbudet er gyldig, når dere kan utføre fra og til, forbehold i fritekst, kommentar og filer (PDF, Office, ZIP, PNG/JPEG, DWG/DXF — maks 100 MB per fil, 20 filer og 500 MB per levering; dokumentasjonsfilene teller med). Dokumentasjonen fylles ut i samme skjema. Påkrevde erklæringer må bekreftes før dere kan levere; dokumenter med maksalder får et «Datert»-felt. Mangler et dokument, kan dere likevel levere, men hovedentreprenøren ser hva som mangler. Trykk «Lever tilbud». Leverer dere etter fristen, tas tilbudet imot, men merkes som levert etter frist.

Har dere alt levert og vil endre noe, bruker dere «Send revidert tilbud» — den nye leveringen blir versjon 2, og forrige beholdes.

Gi en kollega tilgang

Under «Tilgang hos {firma}» ser dere hvem i bedriften som har lenke. Skriv navn og e-post på en kollega og trykk «Be om tilgang». Hovedentreprenøren godkjenner, og kollegaen får sin egen lenke på e-post. Før det er godkjent, har kollegaen ingen tilgang.

Når forespørselen er avgjort

Blir tilbudet deres valgt, står det «Tilbudet deres ble valgt», lenken lever 30 dager til, og hovedentreprenøren tar kontakt — mange forhandler eller signerer før dere får formell beskjed, så e-post om at dere er valgt sendes ikke alltid. Velger de en annen, stenges lenken med én gang, og siden sier «Lenken virker ikke». Dere får normalt en e-post om at dere ikke ble valgt.

Invitasjonen til Buildex er et eget steg hovedentreprenøren tar. Kontaktpersonen blir vanlig ansatt i bedriften, ikke admin, med mindre bedriften ikke har noen admin fra før — og «Min kontrakt» ser bare admin (kapittel 7). Det aksepterte tilbudet arkiveres i hovedentreprenørens kontraktsmappe.

💡 Ingen andre tilbydere ser prisen eller navnet deres, og firmanavnet deres blir aldri med i hovedentreprenørens tilbud til byggherren. Sammenligningen er intern hos hovedentreprenøren. Merk at hovedentreprenøren kan bruke prisen deres i sin egen kalkyle så snart dere har levert — det betyr ikke at dere er valgt.