22.Prosjekt — Møtereferat

Opprett, distribuer og signer møtereferater. Krever Buildex plattform.

Møtetyper

Møtetypene kommer fra bedriftens møtemaler (Innstillinger → Prosjektstyring → Møtemaler), seedet fra Buildex' systemmaler: byggmøte, byggherremøte, OU-/UE-møte (per fag), avklaringsmøte (tilbud) og prosjekteringsmøte, i tillegg til kundemøter i kundeportalen. Hver type har egen struktur, prefiks og løpenummer (f.eks. BM-7), og styrer hvem som ser serien (åpen for byggherre, åpen for UE per fag).

Serier og oppfølging

• •Møter av samme type (og fag) samles i en serie. «Nytt {type}» på det nyeste møtet oppretter neste med saker og deltakere videreført («Videreførte fra forrige møte»)
• •Når neste møte opprettes, låses forrige referat permanent — det sikrer innsigelsesfristen etter NS
• •En møtesak kan merkes som skriftlig varsel (NS 8405/8406/8407/8417); varslene samles i en egen boks øverst
• •Fra en møtesak kan du opprette endring med «→ Endring» på saken; saken viser deretter «Ble endring E-…». Under Økonomi → Endringer gjør «Fra møtesak» det samme
• •Arkiver sak — en arkivert sak (eller oppfølging) føres ikke videre til neste møte. «Arkiverte (n)» i seksjonen viser arkiverte saker fra hele serien; «Reaktiver» tar saken opp igjen i dette møtet, og en arkivert oppfølging hentes tilbake med «Gjenopprett»
• •Neste møte — datoen settes når møtet opprettes eller i møtehodet. Den blir datoen for neste møte når du trykker «Nytt {type}» (ellers dagens dato), og den er innsigelsesfristen for referatet
• •Oppfølginger på en sak er merket med møtet de kom fra, slik at historikken kan følges gjennom serien

Referansepaneler

Seksjonene henter innhold direkte fra modulene: «Åpne HMS-avvik», «Åpne KS-avvik», «Risikovurdering», «Vernerunder», «HMS-dokumenter», «Kontrollplan», «Åpne endringsmeldinger», «Hent fremdriftsplan (PDF)», «Planer», «Tegninger», «Prosedyrer», «Sjekklister» og «Dokumenter». Sidepanelet lar deg «Legg til i referat», «Opprett nytt risikopunkt» og «Opprett nytt kontrollpunkt». Hvilke paneler en seksjon har, settes i møtemalen.

Sending og signering

• •Vis PDF og Send referat til deltakere — PDF-en sendes på e-post og arkiveres i prosjektmappa (byggherremøter i 03 Ekstern Byggherre)
• •Deltakerne bekrefter via lenken i e-posten; bekreftelsen logges per person
• •Statusmerket i møtehodet viser hvor referatet står: Utkast → Klar til sending (satt til «Ferdig») → Distribuert — innsigelsesfrist {dato} → Bindende. Innsigelsesfristen er neste møtedato, ellers sju dager etter utsending. «Send referat til deltakere» vises først når referatet er satt til Ferdig
• •Deltakere legges til fra prosjektet eller som «Ekstern deltaker» (navn, e-post og firma). Referatet sendes på e-post, så legg inn e-post for alle som skal ha det. Oppmøte krysses av per deltaker, og «N/M bekreftet» viser hvor mange som har bekreftet mottak
• •Krever møtetypen signering, vises panelet Signering: «Send enheten rundt — hver deltaker signerer referatet», med status per deltaker

Viktig forskjell

• •Møtereferat dokumenterer møter mellom entreprenør og UE/byggherre — ligger her
• •Protokoll er signerte dokumenter mellom entreprenør og sluttkunde — ligger under Kunder

Tips

• •Aksjonspunkter er en del av møtestrukturen og følger serien, ikke oppgavelista
• •Møter opprettes og redigeres av hovedbedriften og av byggherre som er hevet til prosjektnivå, på nivå 1–3. Underentreprenører og vanlig byggherre leser referatene i seriene som er åpne for dem
• •Kontraktsgjennomgang etter et akseptert UE-tilbud opprettes som et vanlig møte koblet til forespørselen