65.Tilganger, titler og roller
Sist oppdatert
Tilgangene i Buildex har to lag:
- •Bedriftstilganger — hva du kan gjøre i bedriften (innstillinger, brukere, lønn, økonomi, lager, maler osv.) — kommer fra tittelen din i bedriften
- •Prosjekttilgang — hvilke prosjekter du ser, og hva du kan gjøre i dem — kommer fra medlemskapet og rollen din på hvert prosjekt
Underentreprenører og byggherrer har en egen modell (nivå 5 og 6, se under).
Bedriftstilganger kommer fra tittelen
- •Hver ansatt har én tittel i bedriften, og tittelen bestemmer tilgangene. Prosjektleder, Daglig leder, Fagarbeider og Kontorsjef er eksempler
- •Tittelen settes av noen med tilgangen Personal/HR, under Personal → Brukere eller Personal → Titler. Du kan ikke endre din egen tittel, og profilsiden viser den skrivebeskyttet
- •Ingen tittel = ingen tilganger. Personen har da ingen tilganger på bedriftsnivå og ser bare prosjektene vedkommende er invitert til
- •Endringer gjelder med en gang for alle som har tittelen — også midt i en økt
- •Mangler du en tilgang, er menypunktet nedtonet med teksten «Du har ikke tilgang til denne funksjonen med dine nåværende rettigheter. Kontakt administrator hvis du trenger tilgang.» Funksjoner som ikke er med i lisensen, vises ikke i det hele tatt
Tilgangene
| Tilgang | Hva den åpner |
|---|---|
| Super admin | Full tilgang til alt i bedriften og alle prosjekter. Bedriften må alltid ha minst én |
| Bedrift | Bedriftsinfo, logo, mappestruktur, dokumentsenter, fag, avdelinger, tilgangsnivåer og dashboard-standard |
| Personal/HR | Brukere, titler, invitasjoner, kompetanse, onboarding, personalhåndbok, eksponeringsregister og lønnsoppsett — inkludert Kostsatser, der timelønn og fastlønn står |
| Prosjektdata og maler | Maler, sjekklister, ledelsessystem, stoffkartotek, tilvalg og andre prosjektdata |
| Økonomi | Kalkulasjon, kontohåndtering og UE-tilbud |
| Integrasjoner | Tripletex, PowerOffice, Visma, HMSREG, API-nøkler og aktivitetslogg |
| Lager | Utstyrsregister, bookinger, arbeidsordrer og lagerinnstillinger |
| Bemanning | Redigere ressursplanen, godkjenne fravær og godkjenne timer på alle prosjekter. Alle kan se planen |
| Kundeansvarlig | Kundesaker på tvers av alle bedriftens prosjekter — bare kundemodulen, ikke resten av prosjektet |
| Intranett | Administrere intranettet: kanaler, kunngjøringer, årshjul, rapporter og personalhåndbok |
| Innsikt | Innsikt på tvers av alle bedriftens prosjekter: HMS/KS-tall, bilder, prosjektstatus og eksport. Økonomikolonnene krever i tillegg Økonomi |
| Sykefravær | Egenmeldinger, sykefravær og sykt barn-dager for alle ansatte (helseopplysninger), og bedriftens grenser |
| Opprette prosjekt | Opprette nye prosjekter |
| Inviteres til nye prosjekter | Personen er forhåndsvalgt for invitasjon når et nytt prosjekt opprettes |
Lønn og helseopplysninger er skilt fra resten. Timelønn og fastlønn ser bare de med Personal/HR (og super admin). Sykefravær ser bare de med Sykefravær (og super admin). Prosjektøkonomien viser timer og ferdig utregnet selvkost per føring, aldri timelønn eller fastlønn.
Super admin
- •Super admin har full tilgang: alle innstillinger, alle prosjekter, lønn, sykefravær og personalopplysninger, og kan endre tilgangene til alle i bedriften
- •Gis på to måter: direkte på personen (avkrysningen «Super admin» i brukerens detaljvindu, som bare super admin ser), eller via en tittel som har tilgangen Super admin
- •Bare super admin kan endre tilgangene på en tittel, gi eller ta super admin, og slette eller deaktivere en annen super admin. En med Personal/HR kan altså ikke gi seg selv mer tilgang
- •Bedriften må alltid ha minst én super admin. Buildex nekter å fjerne den siste
- •Invitasjoner gir aldri super admin. En tittel som gir super admin, må settes av en super admin etter at invitasjonen er akseptert
Titler-siden
Innstillinger → Personal → Titler (krever Personal/HR) viser bedriftens titler og hvor mange som har hver av dem. - Klikk på en tittel for å se tilgangene (avkrysninger per tilgang) og hvem som har tittelen. Herfra kan du bytte tittel på en person eller fjerne den, uten å gå inn på hver bruker. Bare super admin kan endre avkrysningene; andre ser dem nedtonet - «Ingen tittel» står øverst og er rødmerket når noen mangler tittel: «Disse har ingen tilganger på bedriftsnivå og ser bare prosjekter de er invitert til.» Gi tittel rett fra lista - Legg til tittel lager en egen tittel. Den starter uten tilganger — en super admin setter dem - Skjul fra nedtrekkslister tar en tittel ut av valgene uten å slette den. «Skjul skjulte» skjuler dem på siden - Standardtitlene (Daglig leder, Avdelingsleder, Driftsleder, Prosjektsjef, Prosjektleder, Anleggsleder, HMS-leder, KS-ansvarlig, Økonomiansvarlig, Kontorsjef, HR-ansvarlig, Lagerarbeider, Bas, Fagarbeider, Lærling m.fl.) har forslag til tilganger, etter prinsippet minst mulig tilgang. Daglig leder er super admin; fagarbeidere og lærlinger har ingen bedriftstilganger. Se hva hver tittel gir på Titler-siden, og juster etter behov
Prosjekttilgang: medlemskap og rolle
- •Du ser prosjektene du er medlem av (invitert til). Super admin ser alle prosjekter
- •Unntak: timer kan føres på alle bedriftens prosjekter av alle ansatte. Bemanning godkjenner timer på alle prosjekter, Kundeansvarlig ser kundemodulen på alle prosjekter, og Innsikt viser tall på tvers av prosjekter — uten at prosjektet ellers åpnes
- •Nivået på et prosjekt regnes ut fra rollen du har der. Samme person kan være prosjektleder på ett prosjekt og fagarbeider på et annet:
| Nivå | Navn | Tilgang |
|---|---|---|
| 1 | Super admin | Full tilgang i alle prosjekter |
| 2 | Prosjektleder | Prosjektleder og prosjektsjef på prosjektet. Alt nivå 3 kan, og i tillegg intern statusrapport (UE-kostnad og margin), sletting av endringer, redigering av riggplan og det som administrerer prosjektet (medlemmer, møteserier, sletting av tegninger og FDV, godkjenning av sjekklister) |
| 3 | Teamleder | Anleggsleder, HMS-leder, KS-leder, tilbudsleder og tilvalgsansvarlig på prosjektet. Oppretter og lukker avvik, redigerer kalkyle og UE-tilbud, ser prosjektøkonomi |
| 4 | Fagarbeider | RUH, observasjoner, sjekklister, vernerunder, SJA, fuktlogg, timer. Ikke frittstående avvik (heller ikke produksjonsavvik), kontrollplan eller risiko |
| 5 | Underentreprenør | Per person per prosjekt: egne oppgaver, planer (lesing), 02 Ekstern UE, tegninger, HMS-registrering, timer der bedriften kan føre. UE-admin ser i tillegg egne endringer og kontrakt |
| 6 | Byggherre | Rolleskjermet: 03 Ekstern Byggherre, oversikt, planer, tegninger, FDV, åpne møtereferater, egne endringer, fakturagrunnlag, delte dagbokinnlegg |
Under Innstillinger → Bedrift → Tilgangsnivåer (krever Bedrift) velger dere hvilket nivå hver rollegruppe (prosjektleder-, teamleder-, fagarbeider- og underentreprenørgruppen) skal ha, og siden viser en tabell over hva hvert nivå kan gjøre. Under Egne roller på samme side lager dere bedriftens egne prosjektroller (f.eks. «Bas» eller «Stikningsansvarlig») med nivå K2, K3 eller K4. De kan velges på alle bedriftens prosjekter. Byggherrenivået er fast. Rolle og lisens er uavhengige: en funksjon vises når både nivået og lisensen tillater det.
Underentreprenører
UE-bedrifter bruker ikke titler. De har UE-admin og UE-ansatt: UE-admin administrerer egne ansatte og ser bedriftens egne endringer og kontrakt; tilgangen på prosjektene er nivå 5, per person per prosjekt.
Spesielle roller
- •Hevet byggherre — byggherrerepresentant som er hevet til nivå 2 eller 3 på ett prosjekt. Personen jobber som en intern prosjektleder der (alle prosjektfanene unntatt Kunder, også møtereferat), men ser ikke hovedbedriftens interne flater som ledelsessystemet
- •Plattform-admin — Buildex-ansatte med systemadministrasjon på tvers av bedrifter
Hva UE og byggherre IKKE ser
- •Kalkulasjon, kundetilbud, prosjektøkonomi, forpliktelser, interim og UE-tilbud
- •Kontrollplan, risikovurdering, påsekontroll (annet enn egne leveranser), prosedyrer, HMS-dokumenter, ferdigstillelse og aktivitetslogg
- •Stoffkartoteket i HMS, og Byggeplass-fanene Innsjekk og PSI, Mannskap, Utstyr og administrasjon av egne ansatte, UE og byggherre (UE ser HMS-tavla, monteringsanvisningene og fotoalbum; byggherre ser HMS-tavla og delte dagbokinnlegg)
- •Kunder, prosjektinnstillinger, Lager, Bemanning, Innsikt, Oppgavekalender og Kundesaker
Tips
- •Så få super admin som mulig — gjerne to, så én kan hoppe inn når den andre er borte. En super admin ser alt, også lønn og sykefravær, og kan endre alles tilganger
- •Gi Personal/HR bare til dem som skal se lønn og håndtere personal. Trenger noen bare å legge inn brukere, er det likevel Personal/HR — vurder hvem som skal ha det
- •Sjekk «Ingen tittel» på Titler-siden etter at nye er invitert. Uten tittel har de ingen tilganger
- •Egne titler starter uten tilganger. Be en super admin sette dem før tittelen tas i bruk
- •Prosjektledere trenger ikke bedriftstilganger for å lede prosjektene sine — rollen på prosjektet gir det de trenger der
Trenger dere opplæring?
Veiledningen dekker det meste skriftlig, men vi tilbyr gratis demo og innføring for nye bedrifter — 20–30 minutter over Teams eller Meet. Skriv til kontakt@buildex.no eller bruk kontaktskjemaet.
Andre veiledninger: Kom i gang som underentreprenør. Se også modulene i Buildex.