66.Vanlige spørsmål

Kan jeg endre prosjektnavn etter opprettelse? Nei. Prosjektnavnet er knyttet til mappestrukturen i dokumentsenteret. Prosjektnummeret kan endres av administrator — mappene omdøpes automatisk.

Hva skjer hvis jeg sletter et prosjekt? Prosjekter slettes ikke — de arkiveres. Dataene bevares i 5 år og mer etter norske krav.

Kan UE se 01 Intern-mappen? Nei. UE ser kun 02 Ekstern UE, og bare de underentreprenørmappene og filene som er delt.

En UE-ansatt ser ikke prosjektet. Hvorfor? Tilgang er per person. Å knytte UE-bedriften til prosjektet gir bare kontaktpersonen og bedriftens administratorer tilgang. Legg personen til under Byggeplass → Underentreprenører → Ansatte.

Får UE se hva vi tjener på prosjektet? Nei. UE-admin ser bare endringsmeldinger og kontrakt der egen bedrift er motpart. Kalkyle, faktureringsplan, prosjektøkonomi, interim og UE-tilbud er utilgjengelige.

Hva er forskjellen mellom protokoll og møtereferat? Møtereferat dokumenterer møter mellom entreprenør og UE/byggherre og ligger under Møtereferat. Protokoll er signerte dokumenter mellom entreprenør og sluttkunde og ligger under Kunder → Protokoller.

Jeg endret en mal. Slår det gjennom på pågående prosjekter? Ikke av seg selv. Kontrollplan og risikovurdering hentes fra bedriftsbiblioteket på plass uten at arbeidet går tapt. HMS-dokumentene overskrives helt, med sikkerhetskopi under Versjoner. PSI, sjekklister og møtemaler importeres på nytt som ny kopi. Se kapittel 59.

Hvorfor stemmer ikke budsjettet med kalkylen? Budsjettet er kalkylens selvkost, ikke salgsprisen. Påslag og dekningsbidrag ligger på inntektssiden. Sjekk også om godkjente endringer er kommet inn i budsjettet.

Hvorfor havnet kostnader i «ikke plassert»? Regnskapskontoen mangler kobling til en NS 3453-konto i Innstillinger → Økonomi → Kontohåndtering. Legg inn koblingen, så fordeles kostnaden ved neste synk.

En godkjent endring vises ikke i faktureringsplanen. Hvorfor? Endringsserien speiler bare endringer der byggherren er motpart. Er motparten en underentreprenør, hører endringen hjemme på kostnadssiden.

Hvorfor viser prosjektet to fullføringsgrader? De måler ulike ting, produksjon og kostnadsforbruk, og forskjellen mellom dem er det viktigste signalet. Se kapittel 15.

Kan jeg endre en låst interimperiode? Ikke uten å låse den opp. Administrator og prosjektleder (nivå 1–2) kan låse opp en periode hvis grunnlaget må rettes. Er regnskapet for perioden avsluttet, rett heller i neste periode.

Hvorfor får jeg ikke NOBB-priser? Priskoblingen krever NOBB Total-abonnement. Uten det virker produktdataene, men ikke prisene.

Hva skjer hvis prognosen blir negativ? Prosjektøkonomien viser «Tapsvarsel», og interim beregner tapsavsetning: hele det forventede tapet kostnadsføres straks, uansett avregningsmetode.

Overføres timene til lønn? Godkjente timer sendes til Tripletex Lønn med lønnsart og sats fra Tripletex, i nattjobben eller med «Synk timer nå». PowerOffice Go og Visma Net er i beta. Det finnes ingen generell fileksport til andre lønnssystemer.

Regner Buildex ut overtid automatisk? Timer over turnusens måltimer foreslås som overtidstillegg på egen lønnsart. Hvilken sats (50 eller 100 %) og hvilke tillegg som gjelder, velges av den som fører.

Må arbeiderne ha app eller bruker for å sjekke inn? Nei. QR-plakaten åpner en nettside der arbeideren taster HMS-kortnummeret; telefonen husker det. Ansatte med appen sjekker inn der, også uten dekning.

Hva om noen glemmer å sjekke ut? Åpne innsjekk lukkes automatisk kl. 19 norsk tid, med tidsstempel på den dagen personen sjekket inn.

Kan appen minne meg på å sjekke inn når jeg kommer på plassen? Ja. Slå på «Varsel når jeg kommer til byggeplassen» under Profil → Innsjekk-alternativer i appen. Du får et spørsmål, aldri en automatisk innsjekk, og posisjonen blir på telefonen. Prosjektet må ha adresse eller innsjekkområde (Byggeplass → Innsjekk og PSI).

Jeg kommer ikke inn — det står «For mange feilede innlogginger». Kontoen sperres i 15 minutter etter fem feil passord. Vent, eller bruk «Glemt passord?» på innloggingssiden.

Jeg signerte PSI, men fikk ingen invitasjon. Hvorfor? PSI gir ikke systemtilgang. Signering registrerer personen på mannskapslista og gjør at vedkommende kan sjekke inn. Tilgang til Buildex gis av prosjektledelsen eller UE-ens egen administrator.

Hvorfor havnet et kvalitetsfunn i vernerundeserien? Sjekklista bruker vernerunde-trafikklys i stedet for KS-trafikklys. Bytt elementtype i malen.

Kan jeg redigere en RUH i etterkant? Nei. RUH og observasjoner er skrivebeskyttet etter innsending og kan bare arkiveres. En RUH som er arkivert ved en feil, kan prosjektledelsen (nivå 1–3) gjenåpne med en begrunnelse. En RUH som er gjort om til avvik, følges opp i avviket.

Kan underentreprenører opprette avvik? De kan registrere RUH og observasjoner, og svare på avvik som er tildelt dem. Frittstående HMS-, KS- og produksjonsavvik registreres av prosjektledelsen. Unntaket er avvik fra en sjekkliste eller vernerunde: den som går runden, oppretter VRP- eller KS-avviket fra punktet.

Hvorfor opprettes ikke SJA automatisk? Dere oppretter SJA når arbeidet krever det, ikke når et tall passerer en grense. Ett risikopunkt kan ha flere SJA-er, hver koblet til sin aktivitet. Se kapittel 27.

Hvordan dokumenterer jeg at folk har lest sikkerhetsinformasjonen? Fest dokumentene fra HMS-tavla som påkrevde på PSI-en. De må åpnes og bekreftes før signering, og bekreftelsen med versjon skrives inn i PSI-PDF-en. Se kapittel 35.

Hvorfor ser jeg ikke alle fanene på prosjektet? Fanene styres av rollen din på prosjektet og av bedriftens lisens. Er du i tvil, kontakt bedriftens administrator.

Hvor mange administratorer bør vi ha? Minst to, sjelden flere enn fire. Én er en risiko ved sykdom, ferie og oppsigelse. Mange gjør det uklart hvem som eier oppsettet.

Hvordan endrer jeg bedriftens fagliste? Innstillinger → Bedrift → Fagliste. Du kan skjule standardfag og legge til egne. Endringer påvirker kun nye nedtrekkslister.

Kan jeg integrere Buildex med andre systemer? Tripletex (i drift), PowerOffice Go og Visma Net (beta), HMSREG, Outlook-tillegget og Boligmappa-eksport er innebygd. Design-partnere kan bruke API-et med egne nøkler. For annet, kontakt support@buildex.no.

Kan flere brukere redigere samme oppgave samtidig? Ja, men siste lagring vinner. Office-filer i dokumentsenteret redigeres derimot i samme økt i sanntid.

Hva skjer hvis jeg arkiverer en UE-bedrift? Eksisterende oppgaver og dokumentasjon bevares. UE-medlemmer mister tilgangen til prosjektet.

Hvordan får jeg tilgang til Lager-modulen? Lager krever Buildex plattform og rolle admin eller lageransvarlig. Kontakt din administrator.

Hvor lagres dataene mine? På Buildex' egne servere hos ServeTheWorld i Oslo — et norskeid, ISO 27001-sertifisert datasenter. Ingen data forlater Norge; det gjelder også filer, tegninger og bilder. Sikkerhetskopi tas hver time til egen backupserver i Oslo, med daglig kryptert kopi av hele maskinen og ukentlig frakoblet kopi.

Kan vi eksportere dataene våre? Ja. Rapporter og lister eksporteres som PDF, CSV og Excel fra modulene, filer lastes ned som ZIP fra dokumentsenteret, og eksponeringsregisteret eksporteres som PDF/CSV. Trenger dere et fullstendig uttrekk, ta kontakt.

Hvordan oppdaterer jeg ved nye Buildex-versjoner? Webversjonen oppdateres automatisk ved neste sidelasting. Mobilappen oppdateres via App Store / Google Play. Nye funksjoner annonseres i nyhetsfeeden øverst på dashboardet og på buildex.no/nyheter.