15.Prosjektøkonomi og forpliktelser

Økonomi → Prosjektøkonomi er den operative kostnadsstyringen. Den svarer på hvor prosjektet ender, ikke bare hvor det har vært.

Tabellen per NS 3453-konto

- Budsjett: kalkyle og endringer - Kostnader: forpliktet, gjenstående forpliktelse, prognose - Løpende: påløpt, gjenstående - Status: avvik, forbruk i prosent - Timer: budsjettert, brukt, prosent Radene kan åpnes ned til NS 3451-bygningsdel, kalkylepost og enkeltbilag (leverandørfaktura, timer per person).

Slik regnes kolonnene: - Budsjett = kalkylens selvkost pluss kostnaden i godkjente endringer, per NS-kode - Forpliktet = alt som er kontrahert: UE-kontrakter, godkjente UE-endringer og manuelle poster - Prognose = forventet sluttkostnad. Standard er det høyeste av budsjett, påløpt og forpliktet, så prognosen kan aldri ligge under det som er brukt eller kontrahert. Den kan overstyres - Gjenstående = prognose minus påløpt - Avvik = prognose minus budsjett - Forbruk % = påløpt delt på prognose - Gjenstående forpliktelse = forpliktet minus påløpt

KPI-kort

Kontraktssum, endringer, kostnader (leverandørfaktura / timer / totalt), akkumulert opptjent, fakturert, prognose sluttinntekt / sluttkostnad / sluttresultat, resultatdrift mot budsjett, produksjon mot forbruk (fullføringsgrad kan overstyres), forpliktet, gjenstående forpliktelse og timer. Styrer prosjektet mot negativt resultat, vises «Tapsvarsel». - «Planen foreslår X %» under produksjonstallet viser fullføringsgraden fremdriftsplanen tilsier. Forslaget skriver ingenting — du bekrefter tallet selv, og både forslaget og valget ditt logges - Prognose hevet teller postene der prognosen er løftet over budsjettet fordi påløpt eller forpliktet allerede er høyere - Timer: ligger brukte timer mer enn 10 prosentpoeng foran produksjonen, blir kortet rødt med varsel om at timebudsjettet ikke holder i dette tempoet

Påløpt — hvor tallene kommer fra

• •Regnskapet: «Synk kostnader fra økonomisystemet» (Tripletex) henter påløpte kostnader per konto; nattjobben gjør det samme. Kostnadene fordeles til NS-postene via kontohåndteringen
• •Timer: godkjente timer ganger intern kostsats lander som påløpt lønn per konto der regnskapet ennå ikke har bokført
• •Leverandørfakturaer («Se alle fakturaer»): filtrer på leverandør, UE og beløp, åpne bilaget som PDF, eksporter lista som PDF
• •Timer («Se alle timer»): flat timeliste med selvkost, filtre på person og status (alle / godkjente / kladd), eksport som PDF
• •«Vis alle timer» i verktøylinja velger hvilke timer som teller i påløpt: kladd, godkjente og/eller regnskap
• •Drill per konto: påløpt deles i tre kilder: leverandørfaktura (videre per leverandør og enkeltfaktura), timer (per person med timer og avledet beløp) og annet. Er kontoen bokført i regnskapet, er regnskapet fasit. Timer ganger sats viser da hvor timene gikk, og differansen mot det bokførte vises som egen linje, «Sosiale kostnader/avsetninger»

Forpliktelser

Panelet «Forpliktelser» (beta) holder UE-kontrakter, innkjøp og annet: - Statuser: Utkast → Aktiv → Avsluttet. Et utkast teller 0 i «forpliktet» — bare aktive kontrakter forplikter - Linjer fordeles per NS 3453-konto; kolonner for motpart, type, standard (NS 8415/8416/8417/annet), kontraktsum, godkjente endringer, forpliktet, påløpt, gjenstående og endringsprosent mot grensen - Aksepterte UE-tilbud lander her som utkast (kapittel 17). Underentreprenøren ser kontrakten sin først når prosjektleder aktiverer den

Tips

• •De to fullføringsgradene er sidens viktigste tall: er 70 % av budsjettet brukt mens 40 % av arbeidet er utført, er prosjektet i trøbbel nå — ikke ved sluttoppgjøret
• •Det motsatte forholdet er også informasjon: da er kalkylen for romslig, eller kostnadene er ikke bokført ennå. Kostnadsbasert forbruk alene lyver systematisk, fordi tidlige faser sjelden forbruker proporsjonalt. Derfor står de to tallene side om side
• •Fullføringsgraden går videre til avdragsfaktura, innestående og interim — derfor er det prosjektlederen som bekrefter forslaget fra planen
• •Timer ganger sats er en fordelingsnøkkel, ikke fasit. Regnskapet er fasit
• •Kostnader i «ikke plassert» betyr at regnskapskontoen mangler kobling i Innstillinger → Kontohåndtering