12.Prosjekt — Endringer (NS 8405 / 8406 / 8407 og NS 8415 / 8416 / 8417)

Endringsmodulen ligger under Økonomi → Endringer og brukes både mot byggherre (NS 8405, 8406, 8407) og mot underentreprenør (NS 8415, 8416, 8417). Standarden hentes fra faktureringsplanen eller prosjektets kontraktstype (NS 8405 hvis ingenting er satt). Mot en underentreprenør brukes den aktive UE-kontrakten, ellers den tilsvarende UE-standarden (8405 → 8415, 8406 → 8416, 8407 → 8417). Standarden følger med så lenge endringen er et utkast, og låses når den sendes. Den styrer varslingsfrister, endringsgrense og hjemlene i PDF-en.

Fire endringstyper

1. Endringsordre — byggherrens (eller deres) pålegg om endring
2. Endringsanmodning — forespørsel om endring før den er avgjort
3. Irregulær endring — arbeid pålagt uten formell ordre; varsles etter standarden
4. Varsel om endring — nøytralt varsel om at et forhold er oppdaget

Hver endring har retning (innkommende / utgående / intern) og motpart (byggherre / underentreprenør / intern).

Statusflyt

Utkast → Sendt → Under behandling → Godkjent / Delvis godkjent / Avvist / Revisjon forespurt / Omtvistet / Frafalt → Lukket. Godkjenningsmodalen har variantene «Godkjenn endring», «Aksepter endring» og «Forlik».

Funksjoner

• •Detaljmodal med fanene Detaljer, Poster, Dokumenter, Diskusjon, Aktivitet og Revisjoner
• •Kostnadsposter med NS 3453-konto, slik at godkjent endringskostnad fordeles riktig i prosjektøkonomien. Beløp vises eks. mva, mva for seg og inkl. mva
• •Frister: varslingsfrist «uten ugrunnet opphold» regnes i arbeidsdager fra oppdagelsesdatoen; motpartens svarfrist følges opp. Fristvarsler sendes automatisk
• •Endringsgrense — samlet endringsomfang overvåkes mot kontraktssummen (15 % / 20 % etter standard)
• •Innstillinger for endringer (tannhjulet, nivå 1–2): varslingsfrist i arbeidsdager, standard svarfrist, hvor mange dager en UE-endring kan ligge uvidereført før dere varsles, hvor stor andel av omtvistede krav som tas med i prognosen (0 % som standard, etter NRS 2), egen endringsgrense (tom = standardens 15 / 20 %) og om UE kan opprette endringer
• •Opprett fra: avvik («Opprett endringsordre» i avviket — bildene følger med), oppgave (dokumentene følger med), møtesak («Fra møtesak»), hindring i byggedagboka og utstyrsbooking (utstyrskostnaden fylles ut). Fra 3D-modellen går veien via avvik: opprett avviket på elementet, og så «Opprett endringsordre» i avviket
• •Videreføring UE → byggherre — «Videreført til byggherre…» i en innkommende UE-endring lager en ny utgående byggherre-endring som utkast (back-to-back): postene kopieres, og du kan legge på påslag før du sender. Loggen viser koblingen
• •Diskusjonstråd med @omtale og vedlegg
• •PDF genereres ved sending; signert PDF arkiveres i prosjektmappen
• •Autolagring med statusmerke; nettleseren varsler hvis du navigerer bort før lagringen er fullført

Hvem ser hva

• •UE ser kun endringer der egen bedrift er motpart, og bare når brukeren er administrator i sin egen bedrift. UE-admin ser også «Min kontrakt» og kan opprette endringer hvis prosjektet har slått på det
• •Byggherren ser og vedtar sine egne endringer i Buildex
• •Hos hovedbedriften godkjenner og avviser prosjektledelsen (nivå 1–3). Motparten kan også svare selv i Buildex: byggherren på endringer dere har sendt, og UE-administrator på pålegg dere har sendt UE-en — UE kan bare akseptere fullt beløp, ellers «Bestrid…»

Tips

• •Preklusjonsfristen løper fra dere oppdaget forholdet, ikke fra dere leverer endringen. Feltet for oppdagelsesdato må stemme
• •Varsle heller for tidlig enn for sent — et nøytralt varsel koster ingenting, et prekludert krav er tapt
• •Registrer endringen både mot byggherren og mot underentreprenøren der begge deler gjelder, så beholder dere marginen synlig