17.UE-tilbud — tilbudsforespørsel til underentreprenører

Økonomi → UE-tilbud (beta) lar dere be flere firma om pris per fag, uten at tilbyderne trenger bruker i Buildex. Fanen ved siden av, «Kundetilbud», er tilbudene dere sender UT til kunden; denne er prisene som kommer INN.

Slik går det til

1. Ny forespørsel. Velg fag og NS 3453-konto (kontoen bestemmer hvor prisen lander i økonomien), tittel, frist (settes til kl. 23.59), «Arbeidet utføres fra/til», melding til tilbyderne og om det skal purres automatisk (1, 2, 3, 5 eller 7 dager før frist — standard 3). Kryss av «La tilbyderne stille spørsmål» hvis dere vil ha spørsmål og svar. Fristen er myk: tilbud som kommer etterpå tas imot og merkes «levert etter frist»
2. Legg til firma. Lista «Firma dere kjenner» viser UE-er dere bruker og firma dere har spurt før, med historikk («6 forespørsler: 4 tilbud, 2 valgt, 1 avstod, 1 uten svar»). Nye firma slås opp i Brønnøysundregistrene på organisasjonsnummer — navnet hentes derfra. Er firmaet konkurs eller under avvikling, vises et merke; «ikke sjekket» betyr at registeret ikke svarte. Legg inn én eller flere kontaktpersoner per firma. Ingen e-post sendes før du trykker «Be om tilbud»
3. Be om tilbud. Hver kontaktperson får sin egen lenke på e-post (gyldig i 180 dager). «Send lenke på nytt» gir en ny lenke — den gamle slutter å virke
4. Underveis ser dere per firma: Ikke sendt / Sendt / Åpnet / Kommer med tilbud / Tilbud mottatt / Avstår, og når kontakten sist var inne. «Åpnet» settes først når mottakeren gjør noe på siden, ikke ved sidelast. «Send påminnelse» purrer manuelt; den automatiske purringen går kl. 08 til dem som ikke har svart, én gang per kontakt. En tilbyder kan be om at en kollega får egen lenke: forespørselen vises øverst med «Godkjenn» eller «Avvis», og merkes «annet e-postdomene» hvis adressen ikke hører til firmaet
5. Tilbudsunderlaget ligger i mappa «02 Ekstern UE/00 Tilbudsunderlag». Tilbyderne ser alltid siste versjon, med merkelapper for hva som er nytt, oppdatert, fjernet eller flyttet siden sist. «Varsle om endringer» sender én samlet e-post med fil-lista — det skjer aldri automatisk
6. Sammenlign. Fanen «Sammenligning» viser prisene side om side: mot budsjettet for faget (koblet, anslått eller ikke koblet), mot laveste pris, periode og leveringstidspunkt, alle forbehold i sin helhet, og hvem som ikke leverte — delt i «Avstod», «Lovet, men leverte ikke» og «Aldri svart». «Last ned som PDF» lager sammenligningen; den arkiveres bevisst ikke i prosjektmappene, siden arket har konkurrentenes priser side om side
7. Aksepter. «Aksepter tilbud» velger vinneren og stenger lenkene til de andre med én gang. Tre brytere styrer hvem som får e-post: «Vinneren» (AV som standard — mange forhandler eller signerer først), «Leverte, men ikke valgt» (på) og «Avstod eller svarte ikke» (på). «Svarte ikke» skilles fra «ikke valgt» i historikken

Spørsmål fra tilbyderne

Med spørsmål slått på ser dere hvem som spurte. Dere skriver om spørsmålet («Slik publiseres spørsmålet»), svarer, og velger «Lagre uten å publisere», «Publiser til alle» eller «Avvis». Alle får samme svar — en presisering gitt til ett firma er et fortrinn. Ingen e-post går ut før dere trykker «Varsle om nye svar». Hver tilbyder kan ha 5 åpne spørsmål og 25 totalt.

Dokumentkrav

Under Innstillinger → UE-tilbud → Dokumentkrav setter dere opp hva dere krever: dokumenter med maksalder (f.eks. skatteattest 6 måneder, forsikringsbevis 12 måneder) og erklæringer som krysses av (HMS-egenerklæring, lønns- og arbeidsvilkår). Påkrevde erklæringer må bekreftes før tilbudet kan leveres; manglende dokumenter blokkerer ikke, men vises som «Dokumentasjon 2 av 3» på tilbudet. Kravene fryses på hver forespørsel når den sendes, så en endring i oppsettet rører aldri en konkurranse som pågår.

Koble til kalkylen

«Koble til kalkylen» velger postene forespørselen dekker. Da måles tilbudene mot det dere faktisk har budsjettert, ikke magefølelsen. Uten kobling anslås budsjettet fra UE/kjøp-linjene på samme NS-konto, merket «ANSLÅTT».

Så snart et firma har levert, dukker prisen opp på den koblede posten i Kalkulasjon — dere trenger ikke akseptere noe først. Det første tilbudet legges inn automatisk når forespørselen dekker nøyaktig én kalkylepost og kalkylen ikke er låst som budsjett eller vunnet; kommer nummer to, byttes det ikke: en pris dere har valgt skal ikke endre seg fordi et firma svarte. Klikk merket på posten for å se alle tilbudene, hva de er mot deres eget anslag og om noen har sendt revisjon, og velg «Bruk denne» eller «Bruk mitt eget anslag». Tilbudssummen blir selvkost for posten, og påslaget legges på som ellers. Firmanavnet blir aldri med i tilbudet til byggherren.

Angre og avbryte

• •«Angre aksept» (nivå 1–2) virker så lenge kontrakten er et utkast uten firma koblet til og vinneren ikke er invitert inn. Da åpnes konkurransen igjen med samme lenker
• •«Avbryt» stenger forespørselen og sender beskjed til de inviterte (kan slås av). E-poster som alt er sendt, kan ingen kalle tilbake

Etter at dere har akseptert

Panelet «Videre i prosjektøkonomien» viser hvor dere er: 1. Kontrakten ligger som utkast i Forpliktelser. Den teller 0 i «forpliktet» før noen har bestemt at den er det 2. «Inviter som UE» tar vinneren inn på prosjektet: firmaet opprettes eller gjenbrukes, kontaktpersonen får invitasjon, bedriften får sin private mappe, og samordningsskjemaet oppdateres. Kontaktpersonen fra tilbudet er fylt ut, men kan byttes — ofte er det anleggslederen deres, ikke kalkulatøren, som skal inn. Kontaktpersonen blir ansatt i sin egen bedrift, ikke administrator — med mindre bedriften er helt ny og ikke har noen administrator fra før 3. «Legg inn milepæler» legger «Oppstart {fag}» og «Ferdig {fag}» inn i fremdriftsplanen (skjer også automatisk ved invitasjon). De havner sist i planen; flytt dem dit de hører hjemme. Sletter dere dem, kommer de ikke tilbake 4. «Aktiver kontrakten». Først da teller summen i forpliktet, og først da ser underentreprenøren kontrakten sin i Buildex

Det aksepterte tilbudet med vedlegg kopieres automatisk til «01 Intern/03 UE leverandører/{fag}/01 Kontrakt/Akseptert tilbud – {firma}». Kontraktsgjennomgang opprettes som et vanlig møte koblet til forespørselen; referatet havner både i tilbudsmappa og i kontraktsmappa.

Leverandørhistorikk og e-postmaler

Innstillinger → UE-tilbud → Leverandørhistorikk: per firma — spurt, levert, vunnet, avstod, svarte ikke, snittavvik mot budsjett, levert etter frist, kontrahert og sist. E-postmaler: åtte maler (invitasjon, oppdatering, endret, spørsmål og svar, purring, vunnet, ikke valgt, avsluttet) med flettefelt; avsender er «{bedrift} via Buildex» med svar-til til den som sendte.

Tips

• •Fristvarsler til prosjektledelsen: når et fag starter innen 10 arbeidsdager og UE-en mangler kontrakt eller påseplikt-dokumentasjon, sendes et mykt varsel — ingen sperre
• •Tilbudsfiler kontrolleres på filtype (PDF, Office, ZIP, PNG, JPEG, DWG, DXF), maks 100 MB per fil og 20 filer per levering