1.Velkommen og kom i gang

Buildex er et komplett prosjektstyringssystem for norsk bygg og anlegg — fra kalkyle og tilbud via planlegging, HMS og byggeplass til fakturering, overlevering og FDV. Buildex er norskeid og driftes på egne servere i et ISO 27001-sertifisert datasenter (ServeTheWorld, Oslo). Alle data, også filer, tegninger og bilder, lagres i Norge under norsk jurisdiksjon.

Hva Buildex dekker

• •Kalkulasjon, kundetilbud, endringer etter NS 8405 / 8406 / 8407 og NS 8415 / 8416 / 8417, faktureringsplan, fakturering, prosjektøkonomi og interim
• •Tilbudsforespørsel til underentreprenører (UE-tilbud) med sammenligning og aksept rett inn i økonomien
• •Planlegging: fremdriftsplan (Gantt), taktplan, lappeplan, ukeplan og leveranseplan med ressursplanlegging
• •Oppgaver, møtereferat, dokumentsenter med redigering av Office-filer i nettleseren, tegningsregister med 2D-måling, 3D/BIM (IFC) og kart
• •HMS og kvalitet: RUH, observasjoner, avvik, risikovurdering, SJA, kontrollplan, sjekklister, fuktlogg, HMS-dokumenter, prosedyrer, påsekontroll og systematisk ferdigstillelse
• •Byggeplass: HMS-tavle, PSI, innsjekk og mannskapsliste med HMSREG, stoffkartotek, eksponeringsregister, utstyr, byggedagbok, fotoalbum og riggplan
• •Kundeportal for boligkjøpere med tilvalgsbutikk, reklamasjoner, protokoller og FDV
• •Verktøy- og maskinregister (Lager)
• •Timeregistrering med turnus, godkjenning og lønn til Tripletex, bemanning og intranett
• •Ledelsessystem etter SAK10 og rapporter
• •Innsikt på tvers av prosjekter, regnskapsintegrasjon og Outlook-tillegg
• •Mobilapp for byggeplassen — registrering i felt fungerer uten dekning

Lisenser

Buildex finnes som Buildex plattform (full lisens, alle moduler) og Buildex Byggeplass i tre nivåer: Lite (HMS/KS-kjernen og PSI Lite), Standard (pluss tegningsregister og dokumentsenter) og Max (pluss full PSI, HMS-tavle, innsjekk og mannskapsliste med HMSREG, stoffkartotek, eksponeringsregister, påsekontroll, samordningsplan og byggedagbok). Kapitlene under sier fra når en funksjon krever plattform eller et bestemt Byggeplass-nivå. Plattform finnes også som fast pris per prosjekt: full funksjonalitet, men bedriften kan eie ett prosjekt (interne timeføringsprosjekter teller ikke). Når prosjektet er opprettet, står «Fast pris-lisens: ett prosjekt er inkludert» der «Nytt prosjekt» ellers vises. Lisenstypen endres av Buildex. Underentreprenører bruker Buildex gratis.

Første gangs oppsett — sjekkliste for admin

Ta stegene i rekkefølge, og sett gjerne av en dag før det første prosjektet. Maler kopieres inn når prosjektet opprettes. Endrer dere en mal senere, må hvert pågående prosjekt hente den inn på nytt (kapittel 59). Alternativet er en runde per prosjekt hver gang noe endres.

Steg 1 — Bedrift og profil

1. Logg inn på buildex.no med invitasjons-lenken du fikk på e-post
2. Gå til Innstillinger → Min profil → Oppdater profil og fyll inn navn, telefon og stilling
3. Gå til Innstillinger → Bedrift → Bedrifter, trykk «Rediger» på bedriften og kontroller bedriftsnavn, org.nummer, telefon og kontaktperson
4. Last opp logo under Innstillinger → Bedrift → Logo — den brukes på tilbud, rapporter, protokoller, riggplaner, planeksport og HMS-tavlemateriell
5. Anbefalt: Aktiver tofaktor under Innstillinger → Min profil → Sikkerhet

Steg 2 — Brukere og tilgangsnivåer

1. Innstillinger → Personal → Brukere → Inviter medlem
2. Fyll inn navn, e-post, telefon og stillingstittel. Kryss av for «Admin-tilgang» bare for dem som skal administrere bedriften, og velg hvilke prosjekter personen skal legges til i. Tilgangsnivået på et prosjekt følger rollen personen får der (se kapittel 65)
3. Brukeren får invitasjons-e-post — lenken er gyldig i 14 dager. Er den utløpt, står personen som «Utløpt – send på nytt» i brukerlista, og du sender en ny invitasjon derfra
4. Sett avdelinger og stillingstitler under Innstillinger → Bedrift → Avdelinger og Personal → Titler hvis dere er mer enn en håndfull ansatte

Steg 3 — Bedrifts-maler (gjør én gang)

Bedriftens maler kopieres til nye prosjekter ved opprettelse. Sett dem opp før første prosjekt:

• •Innstillinger → HMS / KS → HMS-maler — HMS-plan, internkontroll, lovkrav, beredskapsplan, varselplan og plan for samordning. «Sett inn standardmal» henter den rike standardteksten inn på nytt
• •Innstillinger → HMS / KS → Sjekklister, Kontrollplan og Risikovurdering — bedriftens biblioteker; prosjektene henter fra dem
• •Innstillinger → HMS / KS → PSI-maler — standardmalen finnes på norsk, engelsk, polsk, litauisk og rumensk
• •Innstillinger → Prosjektstyring → Oppgaveregler og Møtemaler
• •Innstillinger → Kundeportal → Protokoll-maler — 16 mastermaler (fire protokolltyper × fire familier)
• •Innstillinger → Import → Importer dokumenter — dra inn PDF-ene fra systemet dere forlater (HMS-dokumenter, prosedyrer, personalhåndbok)

Steg 4 — Biblioteker og ledelsessystem

• •Innstillinger → Bedrift → Fagliste — 11 standardfag er aktive. Legg til bedriftsspesifikke (f.eks. «Stillas», «Solenergi»)
• •Innstillinger → Prosjektstyring → Lag-maler — mal-lag som importeres til prosjekter (f.eks. «Betonglag standard»)
• •Innstillinger → Stoffkartotek — bedriftens sentrale kjemikalieliste
• •Innstillinger → Ledelsessystem → Faser og rutiner — bedriftens styringssystem etter SAK10 (kapittel 51)

Steg 5 — Økonomi og integrasjoner (kan vente)

• •Innstillinger → Økonomi → Kontohåndtering — koble regnskapskontoene til NS 3453 / NS 3451 før første synk fra regnskapet
• •Innstillinger → Økonomi → Kalkulasjon — prisbase og kalkylemaler
• •Innstillinger → Personal → Timeregistrering — turnus, lønnsarter, kostsatser og lønnsperiode
• •Innstillinger → Integrasjoner — Tripletex, HMSREG, Outlook (kapittel 60–62)

Steg 6 — Ditt første prosjekt

1. Klikk Nytt prosjekt øverst i prosjektlista (Prosjekter)
2. Fyll inn prosjektnavn og prosjektnummer, og velg prosjektleder og HMS-leder (påkrevd) — anleggsleder, kvalitetsleder, tilbudsleder og prosjektsjef kan også settes her. Opprettingen kan ta 1–2 minutter mens mappene settes opp
3. Fyll ut adresse, byggherre, kontraktstype, kontraktssum, datoer og resten under Prosjekt → Innstillinger → Generelt, og legg til egne ansatte under Byggeplass → Egne ansatte
4. Legg til underentreprenører og byggherre under Byggeplass i prosjektet (søk i Brønnøysundregistrene)
5. Kontroller at standardseksjonene kom med fra malene

Ved opprettelse opprettes mappestrukturen i dokumentsenteret, HMS-dokumentene kopieres fra malene, plan for samordning publiseres på HMS-tavla, og sjekklistemaler gjøres tilgjengelige etter bedriftens oppsett.

💡 Tips: Prosjektnavnet kan ikke endres etter opprettelse — det er knyttet til mappestrukturen i dokumentsenteret. Prosjektnummeret kan endres av administrator; mappene omdøpes da automatisk.

💡 Tips: Bli enige om navnestandarden for prosjekter før det første prosjektet, ikke etter det tiende. Gå gjennom det første prosjektet med kritisk blikk før dere oppretter nummer to. Det er da dere ser hva malene mangler, og det er billigere å rette én gang enn tjue.