Bytte til Buildex: fra beslutning til første sjekkliste på ett døgn

De fleste systemskifter i byggebransjen tar uker. Tiden går sjelden med til selve systemet, men til å vente: på oppstartsmøtet, på at leverandøren har satt opp malene, på opplæringsdagen, på at integrasjonen mot lønn er koblet. Imens fører folk timer og sjekklister i det gamle systemet, og overgangen blir en dato som stadig flyttes.

Buildex er bygget med en annen forutsetning: den som har bestemt seg for å bytte, skal kunne gjøre det selv, samme dag. Det meste dere trenger ligger der når dere logger inn første gang, integrasjonene kobles fra innstillingene, og egne maler hentes inn fra dokumentene dere allerede har.

Det som er klart ved første innlogging

• •Sjekklistemaler for sjekkliste, vernerunde, SJA og fuktlogg, kopiert inn fra Buildex' standardbibliotek. De kan brukes som de er eller justeres i malbyggeren.
• •Kontrollplan- og risikomaler, og standardtekst for HMS-plan, beredskapsplan, varselplan og internkontroll.
• •PSI-mal på fem språk, med QR-plakat per prosjekt for innsjekk uten app.
• •Lønnsarter for ordinær tid, overtid, helligdag og fravær, og en standard turnus (mandag–fredag, 7,5 timer). En ansatt kan føre timer før dere har satt opp egen turnus.
• •Fag, titler, faser i ledelsessystemet og en standard kalkylemal.

Alt dette er bedriftens eget fra første dag, og kan endres uten å spørre oss.

Dag 0: bestill og inviter

1. Bestill på buildex.no/opprett-konto. Bedriften slås opp i Brønnøysundregistrene, og prisen vises før dere sender. Brukerne opprettes normalt innen få timer, senest innen én arbeidsdag.

2. Koble økonomisystemet, hvis dere har et. Bruker dere Tripletex eller et annet økonomisystem Buildex er integrert med, hentes ansatte og prosjekter inn derfra (se under). Da ligger de ansatte klare når dere inviterer.

3. Inviter brukerne.

4. Opprett første prosjekt. Er Tripletex koblet, velger dere prosjektet fra lista over Tripletex-prosjekter og oppretter det i Buildex med navn, prosjektnummer og prosjektleder forhåndsutfylt — underprosjektene følger med. Legg til de som skal jobbe på prosjektet. Underentreprenører legges til med søk i Brønnøysundregistrene, og bruker Buildex gratis.

Dag 1: første sjekkliste og første time

• •Sjekkliste: åpne prosjektet i mobilappen (App Store og Google Play, søk «Buildex»), velg en mal og fyll ut. Utfylling i felt fungerer uten dekning, og sendes når nettet er tilbake.
• •Timer: den ansatte åpner timeuka i appen eller på web. Med standard turnus er uka forhåndsutfylt; den ansatte bekrefter eller justerer og sender inn. Leder godkjenner på web. Les mer om timeregistrering fra turnus til lønn.
• •Innsjekk: skriv ut QR-plakaten for prosjektet og heng den på brakka. Arbeidere — også fra underentreprenører uten Buildex-bruker — skanner, taster HMS-kortnummeret og signerer PSI.

Er bestillingen sendt en vanlig arbeidsdag, kan første sjekkliste og første timeføring altså være gjort samme dag eller neste.

Ta med egne maler: AI-import fra PDF

Mange har bygget opp egne sjekklister, kontrollplaner og prosedyrer gjennom år, ofte som Word-dokumenter eller PDF-er i en mappe. Under Innstillinger → Import → Importer dokumenter laster dere opp PDF-ene, og Buildex leser dem om til ferdige maler:

Ingenting lagres før dere har sett på det. Hvert dokument vises som et utkast med hvor sikker AI-en er og hvorfor, og kan åpnes i malbyggeren og rettes før dere trykker «Importer alle». Importerte maler kommer i tillegg til standardmalene og erstatter ingenting.

Noen praktiske ting å vite:

• •Bare PDF, maks 20 MB per fil. Lagre Word-dokumenter som PDF først.
• •Skannede dokumenter gir svakere resultat enn PDF-er laget fra Word. Regn med noe etterarbeid uansett.
• •Personalhåndboken leses uten AI, på vår egen server — den kan være på flere hundre sider.
• •De andre dokumentene leses av en AI-modell. Hvilke leverandører som behandler innholdet, står på buildex.no/personvern.

Fremdriftsplanen dere har som PDF kan også leses inn: åpne prosjektet, gå til Planer → Ny fremdriftsplan → Importer PDF. AI-en lager et utkast med aktiviteter og avhengigheter, som dere går gjennom og justerer i Gantt. Les mer om fremdriftsplan, taktplan og lappeplan.

Prosjektene i økonomisystemet hentes inn

Bruker dere Tripletex, kobler dere den selv under Innstillinger → Integrasjoner med nøkkelen fra Tripletex. Samme natt hentes ansatte, lønnsarter og prosjekter inn. Hvert Tripletex-prosjekt kan deretter kobles til et eksisterende Buildex-prosjekt eller opprettes som nytt med ett klikk, med navn, prosjektnummer og prosjektleder forhåndsutfylt og underprosjektene med. Påløpte kostnader hentes helt fra prosjektets start, så prosjektøkonomien viser riktige tall fra første dag — også på prosjekter som har pågått lenge. Godkjente timer kan sendes tilbake til Tripletex Lønn.

Integrasjonene mot PowerOffice Go og Visma Net / Business NXT er bygget på samme kjerne. Bruker dere en av dem, si fra når dere bestiller, så kobler vi den opp sammen med dere. Les mer i Regnskapsintegrasjon for bygg.

Resten kobler dere selv

• •HMSREG: legg inn HMSREG-nummeret dere får fra byggherren, og velg prosjektet. Deretter sendes inn- og utpasseringene automatisk. Dere trenger ingen egen avtale med HMSREG.
• •Outlook-tillegget: last ned og installer selv, eller via Microsoft 365-administrasjonen. E-post og vedlegg arkiveres da rett i prosjektmappa.
• •Utstyr fra SmartDok: eksporter maskin- og verktøylisten til Excel og importer den under Lager. Kolonnene kobles automatisk, og opptil 2 000 enheter kan tas inn på én gang.
• •Priser: grossistens prisfil (Excel eller CSV) og NOBB-priser hentes inn i kalkylen.
• •Tegninger: last opp mange om gangen i tegningsregisteret, også DWG, DXF og IFC.

Det som ikke flyttes — og hvordan dere tar med resten

Vær klar over dette før dere bestemmer dere: historikken fra det gamle systemet blir ikke med automatisk. Avvik, RUH, utfylte sjekklister og timer importeres ikke, og det finnes ingen ferdig import fra SmartDok, Dalux eller EG HoltePortalen utover utstyrslisten.

Det de fleste gjør, og det vi anbefaler:

1. Fullfør pågående prosjekter i det gamle systemet, og start nye prosjekter i Buildex. Da er det aldri to systemer på samme prosjekt. Økonomien på de pågående prosjektene har dere uansett i Buildex via Tripletex.

2. Ta ut et arkiv — avvik, sjekklister og timelister som PDF eller Excel — fra det gamle systemet før abonnementet sies opp, og legg det i bedriftens dokumentsenter. Da har dere dokumentasjonen, uten å betale for et system dere ikke bruker.

3. Ta malene med via AI-importen, så første prosjekt i Buildex ser kjent ut for folk.

Vil dere flytte prosjektdokumentene fra det gamle systemet, har Buildex et API for opplasting til dokumentsenteret. Vi kan bistå med å sette opp en automatisert flytting — for eksempel en MCP-server som henter filene fra det gamle systemet og legger dem i riktig mappe i Buildex — i stedet for at noen laster ned og opp fil for fil.

Trenger dere hjelp likevel?

Buildex er laget for at dere skal klare dette selv, men dere står ikke alene. Brukerveiledningene ligger på nett og i hjelpen inne i appen, hjelp med oppsett og import er inkludert i prisen hvis dere vil ha det, og en demo på 20–30 minutter over Teams kan bookes på buildex.no/kontakt. Sammenligner dere fortsatt systemer, se Buildex vs SmartDok, Buildex vs Dalux og Buildex vs EG HoltePortalen.