Timeregistrering i bygg og anlegg: turnus, overtid, godkjenning og lønn — slik henger det sammen

De fleste systemer for timeregistrering er bygd for lønn: timene føres, godkjennes og sendes til lønnssystemet, og der stopper det. I bygg og anlegg er det for lite. Timene er den største kostnaden i prosjektet, de bør stemme med planen som ble lagt, og de bør kunne faktureres når arbeidet er regningsarbeid. Timeregistreringen i Buildex er derfor bygd som ett ledd i en kjede — fra turnus og bemanning, via føring og godkjenning, til lønn, prosjektøkonomi og faktura.

Turnusen er utgangspunktet

Alt starter med turnusen. Bedriften definerer sine — 5-2, 4-3, 2-1, 3-1, 4-2, skift, deltid eller en egen rotasjon med ankerdato — og knytter hver ansatt til én. Turnusen bestemmer måltimene per dag, og dermed:

• •forslaget den ansatte får i ukesmatrisen, slik at en vanlig uke er to klikk
• •kapasiteten i bemanningsmatrisen, så planlagt innsats kan sammenlignes med faktisk
• •grensen for overtid: det som føres over dagens mål, foreslås som overtidstillegg

Er den ansatte satt på aktiviteter i fremdriftsplanen, foreslås også riktig prosjekt.

Føring i felt

Den ansatte fører timer i en ukesmatrise — prosjekt for prosjekt, dag for dag — i mobilappen eller på web. Føring uten dekning lagres på telefonen og sendes når nettet er tilbake. Maskintimer føres på utstyr fra maskinregisteret, og kjøregodtgjørelse beregnes fra kjøreruten. Buildex har ingen stemplingsklokke: modellen er start- og sluttid per dag, ikke inn- og utstempling, fordi det er slik norsk bygg faktisk fører timer.

Godkjenning i ett eller to nivåer

Når uka sendes inn, godkjenner leder på web — hele uka, dagen eller per prosjekt. Bedrifter som vil ha to ledd, slår på tonivås godkjenning: bas eller anleggsleder godkjenner først (nivå 1), prosjektleder eller lønn deretter (nivå 2). Avviste timer går tilbake til den ansatte med kommentar. Hver godkjenning og avvisning logges med hvem og når.

Godkjenningen skjer på web, ikke i appen. Det er bevisst: den som godkjenner, bør se hele uka for hele laget, og det er en skjerm bygd for det.

Overtid og tillegg: tilleggsmodellen

Norske lønnssystemer — Tripletex, PowerOffice Go, Visma — regner overtid som et tillegg: grunntimer betales for alle timene, og overtidstillegget legges oppå for de timene som er overtid. Buildex foreslår splitten på samme måte: 9,5 timer på en dag med 7,5 i mål blir 9,5 ordinære timer pluss 2 timer overtidstillegg på egen lønnsart — ikke 7,5 pluss 2, som ville dobbelttelt grunnlønnen.

Hvilken sats som gjelder — 50 eller 100 prosent, matpenger, smusstillegg, høydetillegg — velger den som fører, fra bedriftens lønnsarter. Buildex regner ikke ut dette automatisk fra klokkeslett og tariff. Det finnes systemer som forsøker, men reglene varierer med tariffavtale, lokal avtale og hva som faktisk ble avtalt den dagen, og et forslag som er feil i ti prosent av tilfellene er verre enn et valg som tar tre sekunder.

Periodelås og etterregistrering

Etter lønnskjøring låses perioden. Ingen kan endre godkjente timer i en låst periode, med ett unntak: bedriftsadministrator kan låse opp for en bestemt ansatt i et begrenset antall timer, for eksempel for å rette en glemt dag. Opplåsingen og endringen logges. Bakdatering utover bedriftens grense krever den samme opplåsingen.

Til lønn: Tripletex i drift, PowerOffice og Visma i beta

Godkjente timer sendes til Tripletex Lønn som lønnstransaksjoner. Lønnsartene i Buildex kobles én-til-én mot Tripletex, og satsen hentes fra den ansattes timelønn i Tripletex — Buildex lagrer aldri en sats, så ingenting glir mellom systemene. Overtid sendes som tillegg med faktoren fra lønnsarten. Feiler en overføring på en måte der utfallet er usikkert (nettverksbrudd midt i sendingen), stopper den og merkes for manuell kontroll i stedet for å risikere dobbeltføring.

PowerOffice Go og Visma Net / Business NXT kjører på samme kjerne og er i beta. Det finnes ingen generell fileksport til andre lønnssystemer — overføringen går via API. Les mer i Regnskapsintegrasjon for bygg.

Og videre: prosjektøkonomi og faktura

Samme timer vises i prosjektøkonomien som påløpt lønnskostnad per NS 3453-konto, mot budsjettet fra kalkylen. Er arbeidet regningsarbeid, kan timene tas inn i ukesoppgaven etter NS 8405 31.4 og videre til fakturagrunnlag. Det er poenget med å ha timene i samme system som økonomien: ingen eksport, ingen omregning, ingen uke som ble fakturert to ganger.

Sjekkliste når dere velger timesystem

• •Støtter det turnusene dere faktisk har — også rotasjoner som 2-1 og 4-2?
• •Kan den ansatte føre uten dekning?
• •Kan dere godkjenne i to nivåer, og ser den som godkjenner hele laget?
• •Sendes timene til lønn med satsen fra lønnssystemet, eller må dere vedlikeholde satser to steder?
• •Lander timene i prosjektøkonomien uten eksport?
• •Låses perioden etter lønnskjøring, og logges opplåsing?

Timeregistrering er en del av Buildex plattform, uten brukerlisenser og med underentreprenører gratis. Se modulsiden for timeregistrering for hva som er inkludert.