Regnskapsintegrasjon for byggefirma — slik kobler du Buildex mot Tripletex

Dobbeltregistrering av ansatte, prosjekter og kostnader er sløsing. Tripletex-integrasjonen i Buildex settes opp av bedriften selv: den henter ansatte, lønnsarter, prosjekter og påløpte kostnader med bilag automatisk, skriver godkjente timer tilbake til lønn og kan sende fakturagrunnlag som ordre. PowerOffice Go og Visma er tilgjengelig i beta for timer til lønn.

De fleste byggefirmaer har allerede et regnskapssystem. Spørsmålet er ikke om prosjektverktøyet skal erstatte det, men om de to snakker sammen — eller om noen sitter og taster de samme ansatte, prosjektene og kostnadene inn to steder. Denne guiden forklarer hva en god regnskapsintegrasjon bør gjøre, og hvordan Buildex kobler seg mot Tripletex i dag.

Hvorfor integrasjon mot regnskap betyr noe

Uten integrasjon oppstår de klassiske problemene:

•Dobbeltregistrering — ansatte, prosjektnummer og leverandørfakturaer føres både i regnskapet og i prosjektverktøyet.
•Avvik mellom systemene — når et prosjektnummer endres ett sted, men ikke det andre, stemmer ikke rapportene lenger.
•Forsinket kostnadsbilde — prosjektlederen ser ikke påløpte kostnader før regnskapsføreren har oppdatert et regneark.

En god integrasjon fjerner dobbeltarbeidet og gir prosjektøkonomien et ferskt kostnadsbilde rett fra regnskapet.

Hva du bør se etter i en integrasjon

•Hvilken vei går dataene? Leser verktøyet fra regnskapet, skriver det tilbake, eller begge deler? Det avgjør hva som er «master» for hvert datafelt.
•Hva synkroniseres? Ansatte, prosjekter, kostnader, timer, lønnsarter — jo mer, jo mindre dobbeltarbeid.
•Hvordan lagres nøklene? API-tilgang til regnskapet er sensitivt. Token skal krypteres og aldri eksponeres i nettleseren.
•Kan du teste trygt? Et sandbox-miljø lar deg verifisere oppsettet uten å røre produksjonsdata.
•Er det sporbarhet? En synk-logg skal vise hva som ble hentet, når, og om noe feilet.

Tripletex-integrasjonen i Buildex

Tripletex-koblingen er ferdig, og bedriften setter den opp selv. Buildex leser masterdata fra Tripletex, slik at regnskapet forblir fasit for det som hører hjemme der — og skriver godkjente timer tilbake for lønn og fakturering. Dette synkroniseres:

•Ansatte — navn, kontaktinfo, ansattnummer, avdeling og ansettelsesdatoer. Av personvernhensyn hentes aldri gateadresse, kun postnummer og poststed.
•Lønnsarter — Tripletex' lønnsartkatalog, klar til å kobles mot timeregistreringen.
•Prosjekter og underprosjekter — hovedprosjekter kobles, og underprosjekter importeres for bruk i timeregistrering og økonomi.
•Påløpte kostnader — bokførte posteringer per regnskapskonto hentes inn og havner rett i prosjektøkonomien, med fakturanummer, forfallsdato, betalt-status og bilag som kan åpnes direkte i Buildex. Leverandører kobles til underentreprenørene på organisasjonsnummer. Synken er idempotent: korrigerte fakturaer og kreditnotaer speiles ved neste kjøring.

Timeføring skrives tilbake til Tripletex. Godkjente timer overføres med riktig lønnsart og prosjekt, klare for lønnskjøring og fakturering. Overføringen kan styres (av, test eller på), hver kjøring logges, og lønnsstatus vises i godkjenningsbildet. Dermed fører de ansatte timene ett sted — i Buildex — og regnskapet får dem automatisk, uten manuell etterregistrering.

Fakturering til Tripletex. Fakturagrunnlaget fra prosjektøkonomien — avdrag, regningsarbeid og endringer — kan sendes til Tripletex som ordre, klar til fakturering.

Sikkerhet i integrasjonen

•Kryptert token. Tripletex-tokenet ditt lagres AES-256-kryptert og brukes kun på server-siden — det eksponeres aldri i nettleseren.
•Sandbox og produksjon. Du velger miljø ved oppsett og kan teste mot Tripletex' sandkasse før du kobler på ekte data.
•Full synk-logg. Hver kjøring logges med hva som ble lest, tidspunkt og resultat, slik at du har sporbarhet.

Slik kobler du til

Oppsettet gjøres av bedriftsadministrator under Innstillinger → Integrasjoner:

•Lim inn Tripletex-tokenet og velg miljø (sandkasse eller produksjon).
•Kjør «Test tilkobling» for å bekrefte at nøkkelen fungerer.
•Koble til, og synkroniser ansatte, prosjekter og kostnader.

PowerOffice Go og Visma

Regnskaps-Norge er mer enn Tripletex, og planen er å møte kundene der de er:

•PowerOffice Go — tilgjengelig i beta: godkjente timer overføres til lønn.
•Visma.net — tilgjengelig i beta: godkjente timer overføres til lønn.

Kostnadssynk og fakturering er foreløpig bare tilgjengelig mot Tripletex.

Bruker dere et annet regnskapssystem? Si ifra — arkitekturen er bygget for å ta imot flere koblinger.

Sammen med resten av plattformen

Integrasjonen gir mest verdi fordi den fôrer resten av Buildex: ansatte fra Tripletex kan planlegges i ressursplanlegging og timeregistrering (se også regnskapsintegrasjon som modul), og påløpte kostnader lander rett i prosjektøkonomien. At alt driftes på norsk infrastruktur under norsk jurisdiksjon er en del av hvordan Buildex er bygget.

Vil du se Tripletex-koblingen i praksis? Ta kontakt for en gjennomgang mot ditt eget oppsett.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke regnskapssystemer kan Buildex integreres med?

Tripletex-integrasjonen er ferdig og settes opp av bedriften selv, med kostnader, bilag, timer til lønn og fakturagrunnlag som ordre. PowerOffice Go og Visma er tilgjengelig i beta for overføring av timer til lønn. Bruker du et annet system, ta kontakt.

Hva synkroniseres mellom Buildex og Tripletex?

Buildex henter ansatte, lønnsarter, prosjekter og underprosjekter samt påløpte kostnader fra Tripletex, og skriver godkjente timer tilbake med riktig lønnsart og prosjekt for lønn og fakturering.

Er det trygt å koble regnskapssystemet til Buildex?

Ja. Tripletex-tokenet lagres AES-256-kryptert og brukes kun på server-siden, aldri i nettleseren. Du kan teste mot Tripletex' sandkasse før du kobler på ekte data, og hver synk logges med full sporbarhet.

Må ansatte føre timer to steder når regnskapet er koblet på?

Nei. De ansatte fører timene ett sted — i Buildex — og godkjente timer overføres automatisk til Tripletex, klare for lønnskjøring og fakturering, uten manuell etterregistrering.