Fravær, ferie og lønnsslipper rett i timeregistreringen

Timeregistreringen i Buildex har fått tre ting som før levde i e-post, papirskjema og telefoner til lønnsansvarlig: sykefravær, ferie og lønnsslipper. Alle tre er på plass i samme bilde som timene, på web og i mobilappen.

Sykefravær der timene føres

Egenmelding, sykemelding og sykt barn registreres som en del av uka, ikke som et skjema ved siden av:

• •Bedriftens egne kvoter. Dere setter hvor mange egenmeldingsdager og -tilfeller som gjelder, og hvor mange dager med sykt barn hver ansatt har. Er kvoten brukt opp, stopper registreringen der — den ansatte får beskjed om hvorfor, i stedet for å sende inn noe som blir avvist senere.
• •Forlengelse i stedet for ny registrering. Er man fortsatt borte dagen etter — eller etter helgen — foreslår Buildex å forlenge det eksisterende fraværet. Det er det som gjør at kvoten telles riktig, og at et sammenhengende fravær ser sammenhengende ut i ettertid.
• •Uka kan ikke sendes med hull. Mangler det timer på en arbeidsdag, og dagen verken er ført, godkjent fravær eller helligdag, sier innsendingen fra hvilke dager det gjelder.
• •Egen oversikt for HR. Den som har tilgangen Personal/HR ser fraværet samlet under Innstillinger → Personal.

Sykefraværsdata slettes automatisk etter 24 måneder, og varselet som sendes sier bare at kvoten nærmer seg — aldri noe om helsen til den ansatte.

Ferie søkes fra mobilen

Ferie og fri søkes der den ansatte allerede er, og mot en saldo som faktisk stemmer:

• •Saldoen regnes i arbeidsdager etter turnus. En som går 4-3 har ikke samme antall arbeidsdager i en ferieuke som en som går 5-2, og saldoen tar hensyn til det.
• •Ferieloven er bygget inn. Kvotene følger §§ 5 til 7, med de ekstra dagene fra året man fyller 60, og med overført og forskuddsferie.
• •Leder får varsel når en søknad kommer inn, og den ansatte får varsel når den er avgjort.
• •Overlapp stoppes. To søknader kan ikke dekke samme dag.

Lønnsslippen i lomma

Bruker bedriften Tripletex, åpner den ansatte sine egne lønnsslipper som PDF under «Lønn» i timeregistreringen — i appen og på web. Bedriften slår funksjonen på under Innstillinger → Integrasjoner.

To ting er verdt å si høyt: hver visning logges, og ingen kan åpne en annens lønnsslipp. Oppslaget er bundet til den innloggede, ikke til en id som kan byttes ut i adressefeltet.

Og timene går dit de skal

I samme runde har veien fra godkjent time til lønn blitt tryggere:

• •Bedriften velger spor. Timene kan gå til Tripletex' egen timeføring — der de havner i timelisten og i «Timer til fakturering» — eller til Lønn. Lønnssporet samler nå én lønnsutbetaling per lønnsperiode i stedet for ett bilag per time.
• •Fastlønn får ikke timene utbetalt oppå fastlønna. Er avlønningstypen i Tripletex månedslønn, settes satsen til null.
• •En godkjent dag kan sendes tilbake for retting, og en time som allerede er overført sendes aldri på nytt før den gamle lønnslinja faktisk er slettet.
• •Fravær følger med til Tripletex, PowerOffice og Visma.

Hva som kreves

Sykefravær, ferie og lønnsslipper er en del av full Buildex-lisens. Sykefravær krever i tillegg tilgangen Sykefravær, ferie krever Bemanning, og lønnsslipper forutsetter at bedriften bruker Tripletex. Les mer om hele kjeden i timeregistrering for bygg og regnskapsintegrasjon.

Vil du se det på et prosjekt som ligner ditt? Ta kontakt for en uforpliktende demo.