Kontrollplan i byggeprosjekter — egenkontroll, uavhengig kontroll og SAK10 i praksis

Byggesaksforskriften (SAK10) krever at foretak med ansvarsrett kontrollerer sitt eget arbeid, og for tiltak i tiltaksklasse 2 og 3 kommer uavhengig kontroll på viktige områder i tillegg. Kravene er velkjente. Problemet er gjennomføringen: kontrollplanen blir et dokument som lages ved oppstart og fylles ut i en hast før ferdigattest. Denne guiden viser hvordan kontrollplanen i stedet kan følge arbeidet.

Hva kontrollplanen skal gjøre

En kontrollplan skal sikre at riktig kontroll skjer til riktig tid — før arbeidet lukkes inne, mens det pågår, eller når det er ferdig — og at det finnes dokumentasjon på at den er gjort. Den bygger på tre ting:

• •Egenkontroll — foretaket kontrollerer sitt eget arbeid, etter egne rutiner.
• •Uavhengig kontroll — i tiltaksklasse 2 og 3 skal bestemte områder kontrolleres av et foretak som ikke har utført arbeidet (SAK10 kapittel 14).
• •Et styringssystem som beskriver rutinene — og som kan dokumentere at de faktisk følges.

Kontrollpunktene: hva, når og hvem

I Buildex er hvert kontrollpunkt en egen sak med det som trengs for å gjennomføre og dokumentere kontrollen:

• •Kontrolltype — visuell kontroll, måling, prøve, gjennomgang eller beregning.
• •Fase — før start, underveis eller etter ferdigstillelse.
• •Omfang — 100 %, stikkprøve eller engangskontroll.
• •Krav og referanse — hva som skal kontrolleres, og mot hvilket krav.
• •Ansvarlig person — den som skal utføre kontrollen.
• •Resultat — visuell kontroll, eller en sjekkliste fra bedriftens maler med signeringsflyt.
• •Kobling til avvik når kontrollen avdekker noe.

Uavhengig kontroll

Punkter som krever uavhengig kontroll i tiltaksklasse 2 eller 3 merkes med tiltaksklasse, ansvarlig kontrollforetak og status — ikke påkrevd, venter, bestilt, pågår, godkjent eller avvist — med kontrolldokumentet lagret på punktet. Du ser til enhver tid hvilke uavhengige kontroller som gjenstår.

Fra bedriftens bibliotek

Kontrollplanen bygges fra bedriftens egne maler, slik at alle prosjekter starter fra samme grunnlag. Oppdateres malen, kan prosjektene synkroniseres — punkter der prosjektet allerede har gjort arbeid, blir stående. En versjon kan låses, og det tas automatisk et øyeblikksbilde når malen byttes.

Kontrollplanen som følger fremdriften

Her skiller en levende kontrollplan seg fra et dokument. I full Buildex-plattform kobles kontrollpunktene til aktivitetene i fremdriftsplanen:

• •Kontrollpunktene vises i Gantt-diagrammet som egne markører på aktivitetene — også på tvers av flere fremdriftsplaner.
• •Automatisk utløsning. Et valgt antall dager før aktiviteten avsluttes (standard to), utløses punktet: sjekklisten opprettes, og den ansvarlige får push-varsel.
• •Ukentlig påminnelse hver mandag om utløste punkter som ikke er fullført.
• •Egenkontroll eies av den som utfører den — en visuell kontroll kan bare hakes av av den som er satt som ansvarlig.
• •Kontrollpunktene følger med i møtene — åpne punkter kan hentes inn i møtereferatet med ett klikk. Se møtereferat-artikkelen.

Flyttes aktiviteten i fremdriftsplanen, flytter kontrollen seg med. Du trenger ikke huske — systemet sier fra.

Risikovurderingen hører sammen med kontrollplanen

Kontrollplanen svarer på *hva* som skal kontrolleres. Risikovurderingen svarer på *hvor det kan gå galt*. I Buildex lever de side om side:

• •Tre risikotyper i samme vurdering — HMS, kvalitet og fremdrift.
• •5 × 5-matrise for sannsynlighet og konsekvens, med restrisiko etter tiltak.
• •Kategorier som bedriften kan tilpasse, med egne kategorier i tillegg til standardkategoriene.
• •SJA rett fra risikopunktet, og byggemøtet flagger behov for SJA når restrisikoen er høy.
• •Kobling til fremdriftsplanen, slik at risikoen vises på aktivitetene den gjelder.

Ledelsessystemet: rutinene som ligger bak

SAK10 krever at foretaket har rutiner for kontroll. I Buildex beskrives de i et ledelsessystem bygget etter SAK10-funksjonene — søknad, prosjektering, utførelse og kontroll — med fasematrise, prosessområder, rutiner og prosedyrer.

Det viktige er koblingen: rutinene kobles til sjekklister og kontrollpunkter på prosjektene, og status avledes fra det som faktisk er gjort. En signert sjekkliste eller et godkjent kontrollpunkt teller som gjennomført. Ved en revisjon viser du ikke bare at rutinen finnes, men at den er fulgt. En låst versjon av systemet kan brukes som dokumentasjon.

Ærlig og viktig: standardrutinene er et utgangspunkt. De må tilpasses bedriftens egen virksomhet — det er et krav, ikke en anbefaling.

Dokumentasjonen

• •PDF av kontrollplanen med status og uavhengig kontroll, som kan lagres direkte i prosjektets dokumentsenter.
• •Signerte sjekklister som dokumentasjon på hver kontroll.
• •Innsikt på tvers av prosjekter — status for kontrollplan og risiko samlet for ledelsen.

Tilgang og forutsetninger

Kontrollplan og risikovurdering er med i alle nivåer av Buildex Byggeplass, fra Lite til 245 kr i måneden. Koblingen til fremdriftsplanen — med markører i Gantt, automatisk utløsning og påminnelser — krever full Buildex-plattform, der fremdriftsplanen inngår. Det gjør også ledelsessystemet og innsiktsdashbordet.

Prosjektleder og teamleder redigerer kontrollplanen. Underentreprenører og byggherre har ikke tilgang til den.

Vil du se hvordan kontrollplanen følger fremdriften på et prosjekt som ligner ditt? Ta kontakt for en uforpliktende demo. Les også guiden til HMS/KS-systemer.