Fakturering i entreprise — avdrag, regningsarbeid, innestående og sluttoppstilling

Mange entreprenører taper penger i faktureringen uten å merke det: regningsarbeid som aldri kom med, innestående som ble trukket feil, eller en endring som ble fakturert to ganger og måtte krediteres. Denne guiden går gjennom delene i et fakturagrunnlag i entreprise, og hvordan Buildex setter dem sammen.

Faktureringsplan og fakturagrunnlag

Det er nyttig å skille to ting:

• •Faktureringsplanen er rammen for hele kontrakten: hvilken standard som gjelder, mva, innestående, og om avdragene følger fremdriften eller en avtalt betalingsplan.
• •Fakturagrunnlaget er den konkrete faktureringen for en periode — med linjer, vedlegg og dokumentasjon.

Planen sier hva du skal fakturere over tid. Grunnlaget er det du faktisk sender.

Delene i et fakturagrunnlag

Avdrag

Kontraktsarbeidet faktureres som avdrag — enten etter plan (fremdrift eller avtalt betalingsplan) eller etter mengde, der kontraktsposter fra kalkylen og målebrev gir mengdene, og mengde utover kontrakten blir en egen tilleggslinje.

Følger avdragene en avtalt betalingsplan, varsler Buildex når planen avviker mer enn 10 % fra det som faktisk er opptjent.

Regningsarbeid

Arbeid på regning faktureres etter medgått tid og materiell: timer, maskintimer og leverandørfakturaer, med avtalte påslag. Satser kan settes som standard, per fag, per person eller per maskin, og overtid beregnes med egen sats.

Ukesoppgaven er avgjørende for regningsarbeid. Etter NS 8405 og NS 8407 skal oppgaver over regningsarbeid sendes byggherren løpende, og byggherren har en kort frist til å kontrollere dem. Svarer ikke byggherren, kan oppgaven legges til grunn. I Buildex settes ukesoppgaven sammen av godkjente timer, maskiner og materialer; byggherren godkjenner eller gjør innsigelse direkte, og når kontrollfristen på 14 dager er ute, markeres oppgaven som lagt til grunn.

Endringer

Vedtatte endringer leses direkte fra endringsmodulen — bare det vedtatte beløpet, ikke det som fortsatt er omtvistet. Se endringer og varsling etter NS.

Indeks

Prisregulering etter NS 3405 føres som egen linje med regulert beløp per periode.

Innestående

Innestående er sikkerheten byggherren holder tilbake av kontraktsarbeidet. Reglene er forskjellige i standardene:

Innestående trekkes bare på kontraktsarbeid — ikke på regningsarbeid, endringer og indeks. Buildex trekker riktig sats per avdrag og stopper når taket er nådd, og sats og tak kan justeres når kontrakten sier noe annet. Frigjøring av innestående og sluttoppgjør føres som egne linjer.

Aldri to ganger

Det verste i fakturering er å fakturere det samme to ganger — eller glemme noe. Buildex hindrer begge deler:

• •Hver kilde kan bare faktureres én gang. En time, en leverandørfaktura eller en endring som allerede ligger i et grunnlag, avvises med beskjed om hvilket grunnlag den står i.
• •Beløpene kontrolleres på serveren mot kildene, så et grunnlag ikke kan manipuleres i nettleseren.
• •Statusløp — utkast, låst, fakturert, betalt, omtvistet eller kreditert, med løpenummer (FG-001, FG-002 …).
• •Låsing arkiverer grunnlaget som PDF i prosjektets dokumentsenter.
• •Kreditering krever omfang og årsak, og frigjør kildene slik at de kan faktureres riktig på nytt.

Byggherren i samme løp

• •Grunnlaget sendes på e-post til byggherren, med PDF.
• •Byggherren attesterer eller gjør innsigelse i Buildex, og ser bare sine egne fakturagrunnlag — aldri din kalkyle eller margin.
• •Ukesoppgaver for regningsarbeid besvares av byggherren direkte.

Til regnskapet

Et låst fakturagrunnlag kan sendes til Tripletex som ordre med PDF-vedlegg. Fakturaen sendes deretter fra Tripletex, slik at regnskapet forblir stedet der fakturaer utstedes. Se regnskapsintegrasjon for byggefirma.

Sluttoppstillingen

Når kontrakten er ferdig, skal alt gjøres opp. Sluttoppstillingen i Buildex samler det som kreves etter NS 8405 og NS 8407:

• •Fakturert og betalt.
• •Fakturert, men ikke betalt.
• •Omtvistet — med en oversikt over omtvistede krav og en påminnelse om at krav som ikke tas med i sluttoppstillingen, kan gå tapt.
• •Ikke fakturert — innestående, gjenstående arbeid, vedtatte endringer og indeks.

Sjekkliste for fakturering i entreprise

1. Send ukesoppgaver for regningsarbeid hver uke — de er grunnlaget hvis timene bestrides.
2. Hold regningsarbeid, endringer og kontraktsarbeid adskilt — de har ulike regler for innestående.
3. Fakturer bare vedtatte endringer, og følg opp det omtvistede for seg.
4. Kontroller innestående mot kontrakten, ikke bare standarden.
5. Ta med alle krav i sluttoppstillingen.

Tilgang og forutsetninger

Fakturering er en del av økonomimodulen i full Buildex-lisens, og er forbeholdt hovedbedriftens ledelse. Les hele kjeden fra tilbud til løpende avregning i prosjektøkonomi i bygg.

Vil du se faktureringen på et prosjekt som ligner ditt? Ta kontakt for en uforpliktende demo.