Beslutningsplan — slik holder du prosjekteringen foran produksjonen

De fleste forsinkelser i prosjektering handler ikke om at noen tok en gal beslutning, men om at ingen tok den i tide. Beslutningsplanen i Buildex gir hver avklaring en frist som regnes bakover fra aktiviteten den blokkerer — og viser den som hindring på ukeplanen når den sprekker.

En fremdriftsplan sier når arbeidet skal skje. Den sier sjelden når beslutningen som må til for at arbeidet kan skje, må være tatt. Det er der beslutningsplanen kommer inn.

Problemet med «vi tar det på neste møte»

Et typisk forløp: valg av fasadekledning utsettes to ganger fordi byggherren vil se et prøvefelt. Når valget er tatt, viser det seg at leverandøren har tolv ukers leveringstid, og at bestillingen skulle vært ute for fem uker siden. Ingen tok en gal beslutning — men fristen var aldri satt, så ingen så at den løp ut.

For å unngå det må tre ting henge sammen:

•Når må arbeidet starte? Det står i fremdriftsplanen.
•Hvor lang tid tar beslutningen å behandle? Den som skal bestemme trenger tid, og noen må lage grunnlaget.
•Når må grunnlaget derfor være klart? Det er fristen som faktisk betyr noe — og den regnes bakover.

Frister som regner seg selv

I beslutningsplanen får hver beslutning en frist, og den kan settes på to måter:

•Fast dato, når den er avtalt.
•Relativ frist — «seks uker før oppstart på bæresystem». Flyttes aktiviteten i fremdriftsplanen, flytter fristen seg med. Milepæler kan også brukes som holdepunkt.

I tillegg legger du inn behandlingstid: hvor lenge beslutningen tar å behandle etter at grunnlaget foreligger. Da regner Buildex ut grunnlagsfristen — datoen den som skal levere underlaget faktisk må forholde seg til. Det er den datoen folk trenger, og den som sjelden står noe sted.

Hver part gjør sin del

•Byggherren registrerer selv om beslutningen er tatt, avvist eller utsatt. Det er byggherrens beslutning, og da er det byggherrens registrering.
•Underentreprenøren flytter grunnlagsstatus — om underlaget er levert.
•Prosjektledelsen ser helheten, med nøkkeltall, filter og sortering på det som haster mest.

Hver beslutning har egne faner for detaljer, kommentarer, vedlegg og historikk, og planen kan tas ut som PDF eller Excel.

Koblet til resten av prosjektet

Beslutningsplanen er ikke en øy:

•Møtet. «Åpne beslutninger» kan trekkes inn som egen seksjon i møtereferatet, og en møtesak kan bli en beslutning.
•Fremdriftsplanen. Beslutningen vises som egen markør i Gantt, og som hindring på de ukeplan-aktivitetene den blokkerer.
•Endringer. Får beslutningen økonomiske følger, opprettes en endring direkte fra den.
•Varsler. Fem varseltyper følger fristene, så den som skal levere underlaget får beskjed før fristen, ikke etter.

Hvor den ligger

Planene i Buildex er gruppert i tre: Fremdrift (Gantt, takt, lappeplan, ukeplan), Logistikk (leveranseplan) og Prosjektering (beslutningsplan). Beslutningsplanen er en del av full Buildex-lisens.

Les også om ressursplanlegging koblet til fremdriftsplanen og om byggedagbok og hindringslogg, som dokumenterer følgene når en avklaring først har sprukket.

Vil du se beslutningsplanen på et prosjekt som ligner ditt? Ta kontakt for en uforpliktende demo.

Ofte stilte spørsmål

Hva er en beslutningsplan?

En oversikt over avklaringene som må være på plass før arbeidet kan starte — materialvalg, løsninger, godkjenninger — med frist, ansvarlig og status for hver. I Buildex kan fristen være fast eller relativ til en aktivitet i fremdriftsplanen.

Hva er forskjellen på frist og grunnlagsfrist?

Fristen er når beslutningen må være tatt. Grunnlagsfristen er når underlaget må være klart, og regnes ut fra fristen minus behandlingstiden. Det er grunnlagsfristen den som skal levere underlaget må forholde seg til.

Hva skjer når en beslutning blir forsinket?

Den vises som hindring på ukeplan-aktivitetene den blokkerer, og som markør i Gantt. Varsler går ut før fristen løper ut, og får beslutningen økonomiske følger, kan en endring opprettes direkte fra den.

Kan byggherren registrere beslutninger selv?

Ja. Byggherren registrerer selv om beslutningen er tatt, avvist eller utsatt, og underentreprenøren flytter status på grunnlaget. Prosjektledelsen ser helheten med nøkkeltall og filter.